Configurer des écritures récurrentes
Vous utilisez l'écran Écritures récurrentes de GL pour configurer des écritures de journal pour des transactions qui se répètent de manière périodique.
La configuration d'une écriture récurrente est similaire à l'enregistrement d'une écriture de journal, sauf que l'écran Écritures récurrentes de GL contient des champs supplémentaires qui permettent d'identifier et de planifier la transaction récurrente.
Pour configurer des écritures récurrentes :
- Ouvrez Grand livre > Configuration de GL > Écritures récurrentes.
- Dans le champ Code écritures récurrentes, saisissez un code unique qui représente le type d'écriture que vous créez. Votre code peut contenir jusqu'à 16 caractères.
Exemple : Vous créez une écriture récurrente pour un amortissement semestriel. Votre code pourrait être AMORT.
- Saisissez les informations d'en-tête à utiliser pour les écritures récurrentes de la manière suivante :
- Dans le champ Description-Saisie, saisissez une description du code d'un maximum de 60 caractères. Les descriptions aident à identifier chaque code.
- Dans le champ Code planification, annexez une planification de traitement pour votre écriture récurrente.
Cliquez sur le dépisteur, puis sélectionnez une planification dans la liste, ou cliquez sur le bouton Zoom du champ Code planification et créez ensuite une planification pour cette écriture récurrente.
- Dans le champ Date de début, saisissez la date à laquelle l'écriture récurrente débute pour cette transaction. Grand livre vérifie la date de début pour déterminer si l'écriture périodique doit être incluse dans un lot.
- Dans le champ Type expiration, sélectionnez Aucune date d'expiration si vous n'avez aucune date butoir à l'esprit pour l'écriture récurrente. Dans le cas contraire, sélectionnez Date spécifique, puis saisissez une date d'expiration.
- Pour rendre cette écriture temporairement inactive, sélectionnez l'option Inactif.
Vous pouvez activer l'écriture récurrente plus tard. Lorsque vous modifiez l'état, la date de début est automatiquement mise à jour à la date de la session en cours, mais vous pouvez changer la date.
- Saisissez une description de l'écriture (par exemple, "Frais de service mensuels").
- Dans le champ Code source, saisissez ou sélectionnez le code source à utiliser avec les écritures récurrentes lors de leur création (par exemple, GL-JE).
- Si vous devez extourner la transaction dans l'exercice suivant (comme pour certains types de cumuls), sélectionnez À extourner.
- Sélectionnez Normal ou Rapide comme mode de saisie. (Si vous saisissez des détails similaires, le mode de saisie rapide vous évite de retaper certaines informations. Le programme copie la référence et la description de la première ligne de détail aux lignes successives.)
- Si vous avez un livre auxiliaire multidevise, sélectionnez le type de taux de change à utiliser pour les écritures récurrentes dans la liste Taux de change. Suite...
- Saisissez les détails de transaction dans la table ou cliquez sur le bouton Détail, puis saisissez les détails dans le nouvel écran Écriture récurrente qui s'affiche.
La colonne Champs opt. (ou la case à cocher dans l'écran de détail distinct) indique si les champs optionnels de transaction sont définis pour le compte utilisé dans un détail d'écriture récurrente. Si des champs optionnels sont utilisés, vous pouvez consulter ou modifier les champs optionnels de l'écriture dans l'écran Champs optionnels d'écritures récurrentes.
- Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé d'ajouter des écritures récurrentes.