Le module Comptes clients de Sage 300 envoie les totaux des lots de dépôt au module Services bancaires lorsque vous reportez les lots d’encaissement; le total pour un lot donné correspond au total sur votre bordereau de dépôt (nous vous recommandons de créer un lot distinct pour chaque bordereau de dépôt). Services bancaires assigne ensuite un numéro de bordereau de dépôt au total du lot. Lorsque la banque compense le dépôt, le même montant total s’affiche sur votre relevé bancaire, ce qui facilite le rapprochement.
Remarque : Comptes clients n’envoie pas de données sur les ajustements au module Services bancaires. Cela signifie que, si vous apportez des ajustements qui touchent le compte bancaire, vous devez faire un deuxième ajustement dans le module Services bancaires. Utilisez un compte d’attente pour éviter d’avoir une écriture en double dans le Grand livre, tel qu’il est décrit à la page Compenser une erreur de dépôt.
Si un chèque dans un lot de dépôt est retourné pour manque de fonds, le module Services bancaires peut immédiatement extourner la partie du lot de dépôt associée au chèque SP et renvoyer l’information associée au chèque SP au module Comptes clients. Le module Comptes clients utilise ensuite l’information pour extourner le chèque et rétablit les factures que le chèque devait régler. Le module Comptes fournisseurs conserve l’information en mémoire pendant 45 jours après le rapprochement de dépôts compensés par la banque, au cas où un chèque de client est retourné SP.
Si vous n’utilisez pas le module Comptes clients de Sage 300, vous pouvez importer des lots de dépôt à partir d’un autre programme de comptes clients.