Écran Factures récurrentes de CF

Cliquez sur ce bouton si vous voulez créer une facture manuelle pour une facture récurrente.

Exemple : Vous devrez peut-être créer une facture manuellement si vous supprimez accidentellement une facture d’un lot de factures récurrentes ou si vous devez créer une facture supplémentaire pour une autre raison.

Cliquez sur ce bouton pour créer un nouvel enregistrement de facture récurrente.

Tapez le montant total à ventiler dans les détails créés par la série de ventilation.

Ce total ne doit pas correspondre absolument au montant intégral que vous devez ventiler. Par exemple, après avoir créé des détails de ventilation pour une série de ventilation, vous devrez peut-être ajouter des lignes de ventilation aux comptes de Grand livre qui ne sont pas inclus dans la série de ventilation.

Si vous utilisez une série de ventilation, saisissez ou acceptez un code de série de ventilation.

Si vous n’utilisez pas de série de ventilation, laissez ce champ vide et entrez ou choisissez les codes de ventilation ou les numéros de compte du GL dans la liste de ventilation.

Ce champ s'affiche seulement si le fournisseur est assujetti au rapport 1099 (pour un fournisseur américain) ou au rapport SDPC (pour un fournisseur canadien).

Saisissez le montant du document qui est assujetti au rapport 1099 ou SDPC.

Ce champ s'affiche seulement si le fournisseur est assujetti au rapport 1099 (pour un fournisseur américain) ou au rapport SDPC (pour un fournisseur canadien). Les formules 1099 sont utilisées aux États-Unis et les rapports SDPC au Canada.

Choisissez le code 1099/SDPC correspondant au type d'achat ou de paiement que vous effectuez.

Les codes 1099 correspondent aux cases numérotées sur le formulaire 1099.

Pour les fournisseurs canadiens, choisissez le code 3, Autres produits.

Le compte défini dans l’enregistrement du fournisseur s’affiche comme implicite dans ce champ.

Vous pouvez changer le groupe de comptes pour un enregistrement de facture récurrente particulier. Si vous utilisez la comptabilité multidevise, le nouveau groupe de comptes doit toutefois utiliser la même devise que celle du groupe de comptes du fournisseur.

Ce champ affiche la devise du fournisseur lorsque vous entrez le numéro de fournisseur dans un système multidevise.

Si la facture récurrente utilise le type d’expiration Montant maximum, le programme affiche la somme des montants totaux facturés non reportés et reportés à partir de l’onglet Statistiques.

Si la facture récurrente utilise le type d’expiration Nombre de factures, le programme affiche la somme du nombre de factures non reportées et reportées à partir de l’onglet Statistiques.

S’affiche avec les renseignements de document dans la Liste des lots de factures et dans le Journal de report de factures.

Précisez si vous souhaitez limiter les factures au-delà d’une date spécifique, un montant maximum ou un nombre de factures spécifié. En fonction de votre choix pour le type d’expiration, vous entrez des informations supplémentaires sur la facture récurrente, comme suit :

• Si vous sélectionnez Date spécifique, vous entrez également une date d’expiration pour la facture récurrente dans le champ Date spécifique. Le module Comptes fournisseurs ne crée pas de factures pour le paiement après sa date d’expiration. Le programme vous avertit lorsqu’il crée la facture finale avant l’expiration du paiement périodique, afin que vous puissiez mettre à jour l’enregistrement de la facture récurrente, si nécessaire.
• Si vous sélectionnez Montant maximum, vous devez également préciser le montant maximum pour la facture récurrente dans le champ Montant maximum total facture. Lorsque vous avez facturé le montant maximum, le module Comptes fournisseurs ne crée pas de factures supplémentaires pour le paiement.
• Si vous sélectionnez Nombre de factures, précisez le nombre de factures à traiter pour la facture récurrente dans le champ Nombre maximum de factures. Lorsque le nombre de factures précisé a été créé, Comptes fournisseurs ne créent pas de factures supplémentaires.
• Si vous sélectionnez Pas d’expiration, Comptes fournisseurs créent des factures indéfiniment pour la facture récurrente.

Vous sélectionnez cette option si vous voulez empêcher ce paiement d’être utilisé, mais que vous ne souhaitez pas le supprimer.

Si vous choisissez l’état Inactif, le module Comptes fournisseurs affiche la date du système de ce jour-là pour que plus tard vous puissiez savoir quand l’enregistrement a été rendu inactif.

Vous pouvez réactiver la facture récurrente en tout temps.

Ce champ affiche la dernière date à laquelle une facture a été générée pour la facture récurrente. Vous ne pouvez pas modifier la date.

Ce champ affiche la dernière date à laquelle une modification a été générée pour la facture récurrente.

Comptes fournisseurs met à jour ce champ lorsque vous générez une facture en utilisant l’écran Créer un lot de factures récurrentes. Vous ne pouvez pas modifier la date.

Remarque : Le programme utilise la date de dernière création pour déterminer quand la prochaine facture doit être générée.

Vous pouvez saisir un numéro de bordereau de vente ou d'autres renseignements dans ce champ ou le laisser vide.

Conseil : Vous pouvez répertorier les documents par numéro de commande dans le Dépisteur et pour leur imputer un paiement et vous pouvez utiliser le numéro comme référence ou description dans les lots de transaction de GL.

Vous pouvez taper le numéro de bon de commande de votre entreprise, le cas échéant, utiliser le champ à d’autres fins ou le laisser vide.

Conseil : Vous pouvez répertorier les documents par numéro de bon de commande lorsque vous imputez des paiements, et vous pouvez utiliser le numéro comme référence ou description dans les lots de transaction du GL.

Spécifiez le code pour le type de taux que vous souhaitez utiliser lors de la conversion des montants non fonctionnels à la devise fonctionnelle. Exemples de types de taux : “ cours journalier au comptant ”, “ taux contractuel ” et “ taux moyen ”.

Vous devez spécifiez un type de taux valide, tel que défini dans l'écran Types de taux de change de CF.

Entrez la date à laquelle la facture récurrente entre en vigueur.

Le module Comptes fournisseurs crée des factures seulement si la date d’exécution tombe entre les dates de début et d’expiration précisées pour la facture récurrente.

Le code de modalités est utilisé pour calculer la date d’échéance, la période de remise et le montant de remise pour le document.

Les champs optionnels de facture qui sont configurés pour l’insertion automatique s’affichent par défaut à l’onglet Champs optionnels, ainsi que leurs descriptions.

Vous pouvez ajouter d'autres champs optionnels, à condition qu'ils soient définis pour les factures dans l'écran Champs optionnels de CF. Lorsque vous sélectionnez un code de champ optionnel, le programme affiche la description à partir de l'enregistrement de configuration du champ optionnel.

Vous pouvez supprimer les champs optionnels affichés par défaut. Toutefois, si un champ optionnel est requis ne le supprimez pas. Vous ne pouvez pas ajouter la transaction avant de saisir une valeur pour le champ optionnel.

Les valeurs par défaut s'affichent de la manière suivante pour les champs de facture optionnels :

• Si vous assignez les mêmes champs optionnels aux enregistrements des fournisseurs et d'adresses de paiement que ceux définis pour les factures, les valeurs de champs optionnels d'adresse de paiement s'affichent à l'onglet Champs optionnels.
• Si les enregistrements d'adresses de paiement et de fournisseurs utilisent des champs optionnels différents, les valeurs de champs optionnels de l'enregistrement du fournisseur sont attribuées par défaut à la facture.
• Si un champ optionnel est défini pour les factures, mais qu'il n'est assigné ni au fournisseur ni à l'adresse de paiement, le programme affiche la valeur du champ optionnel définie dans l'enregistrement Champ optionnel.

La description de la valeur s'affiche automatiquement dans le champ Description valeur. Vous ne pouvez pas la modifier.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes. Vous ne pouvez pas le changer.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes. Vous ne pouvez pas le changer.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes. Vous ne pouvez pas le changer.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes. Vous ne pouvez pas le changer.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes.

Si la facture récurrente utilise le Nombre de factures en tant que type d’expiration, le programme utilise ce champ, avec le champ Nombre de factures [Non reporté], pour déterminer si la limite a été atteinte.

Important! Nous vous recommandons de ne pas modifier la saisie de ce champ. La modification de ce champ n’affecte pas le total du cumul annuel.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes.

Si la facture récurrente utilise le Montant maximum en tant que type d’expiration, le programme utilise ce champ, avec le champ Total facturé [Non reporté], pour déterminer si la limite a été atteinte.

Important! Nous vous recommandons de ne pas modifier la saisie de ce champ. L’édition du champ n’affecte pas le montant du cumul annuel.

Le module Comptes fournisseurs met à jour ce champ lorsque vous générez ou reportez une facture comme récurrente, en fournissant une jauge du nombre de documents ouverts générés pour le code de la facture récurrente. Lorsque vous reportez la facture, le montant est transféré au champ Nombre de factures [Reporté].

Si la facture récurrente utilise le Nombre de factures en tant que type d’expiration, le programme utilise ce champ, avec le champ Nombre de factures [Non reporté], pour déterminer si la limite a été atteinte.

Important! Nous vous recommandons de ne pas modifier la saisie de ce champ.

Le module Comptes fournisseurs met à jour ce champ lorsque vous générez ou reportez une facture comme récurrente, en fournissant une jauge du nombre de documents ouverts générés pour le code de la facture récurrente. Lorsque vous reportez la facture, le montant est transféré au champ Total facturé [Reporté].

Si la facture récurrente utilise le Montant maximum en tant que type d’expiration, le programme utilise ce champ, avec le champ Total facturé [Reporté], pour déterminer si la limite a été atteinte.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes. Vous ne pouvez pas le changer.

Le module Comptes fournisseurs efface ce champ lorsque vous effectuez le traitement de fin d'exercice.

Ce champ est mis à jour lorsque vous reportez une facture pour les factures récurrentes. Vous ne pouvez pas le changer.

Le module Comptes fournisseurs efface ce champ lorsque vous effectuez le traitement de fin d'exercice.

Spécifiez l’une des méthodes de saisie des montants des taxes suivantes pour la facture récurrente :

• Calculer. Le module Comptes fournisseurs calcule les montants des taxes à votre place.

  Si vous sélectionnez cette méthode de saisie de taxe :

  • Vous n’entrez pas les montants des taxes. Le module Comptes fournisseurs les calcule à votre place.
  • Utilisez la colonne Taxe incluse pour préciser si les taxes sont incluses ou exclues des montants de taxe.
  • Vérifiez les classes de taxe. Si elles sont inexactes, choisissez les classes appropriées.
• Saisir. Vous entrez manuellement tous les montants de taxes de la facture récurrente.

  Si vous sélectionnez Saisir comme méthode de saisie de taxe, entrez le montant total de chaque taxe pour la facture récurrente à l’onglet Taxes/Totaux, puis entrez le montant de taxe pour chaque détail dans l’écran Taxes du détail. (Sélectionnez un détail à l’onglet Détail, puis cliquez sur le bouton Taxe détail.)

  Remarque : Le total de la taxe saisi pour tous les détails d'une autorité fiscale doit être égal au montant total que vous entrez pour l'autorité à l'onglet Taxe/Totaux.

• Ventiler. Vous entrez manuellement le montant de la taxe total pour chaque autorité fiscale et le module Comptes fournisseurs ventile alors la taxe dans les détails.

  Si vous sélectionnez cette méthode de saisie de taxe, entrez le montant total de taxe pour la facture récurrente à l’onglet Taxe/Totaux.

Remarque : Si une taxe ne s'affiche pas à l'onglet Taxe/Totaux, vous avez sans doute sélectionné un groupe de taxes erroné pour le document.

Le groupe de taxe que vous spécifiez à l’onglet Taxe/Totaux de l’écran Factures récurrentes détermine les autorités fiscales qui s’affichent à l’onglet.

Les autorités fiscales sont des organismes fiscaux, comme les gouvernements fédéral, d’état, de comté, de pays, de province ou de municipalité, qui perçoivent des taxes dans les régions où votre entreprise achète des produits.

Si votre entreprise a un siège social et des agences, les taxes peuvent varier selon les régions.

Il s'agit du montant (avant taxes) utilisé comme base pour calculer la taxe pour chaque autorité fiscale.

Si vous sélectionnez Calculer, vous ne pouvez pas changer la base de taxation.

Si vous sélectionnez Saisir ou Ventiler comme méthode de saisie de taxe pour la base de taxation, vous pouvez entrer le montant sur lequel la taxe est basée pour le document.

Si vous sélectionnez Calculer comme méthode de saisie pour le montant de taxe et sélectionnez Ventiler ou Saisir pour la base de taxation, le module Comptes fournisseurs utilise la base de taxation que vous entrez pour calculer automatiquement les montants de taxe.

Entrez un groupe de taxes. Pour en savoir plus, consultez À propos des groupes de taxes.

Sélectionnez Oui si les taxes facturées par l’autorité fiscale sont comprises dans les prix du détail que vous entrez. Le paramètre par défaut est récupéré de l’enregistrement du fournisseur.

Vous pouvez remplacer ce paramètre pour les lignes de ventilation individuelles à l'écran Taxes du détail. (Sélectionnez le détail à l’onglet Détail, puis cliquez sur le bouton Taxe détail.)

La classe de taxe de chaque autorité fiscale indique généralement un état taxable ou non taxable pour votre entreprise ou les produits que vous achetez.

Les classes de taxe indiquent parfois le taux de taxe. Voici un ensemble typique de classes : 1 = taxable au taux 1; 2 = taxable au taux 2; et 3 = non taxable. La classe de taxe par défaut est récupérée de l’enregistrement du fournisseur.

Ce paramètre s'applique à toute la facture. Vous pouvez remplacer ce paramètre pour de simples lignes de ventilation à l'onglet Détail ou dans l'écran Détails de comptes/taxes.