Vous devez ajouter au moins un code de modalité avant d’entrer des transactions de Comptes fournisseurs.
Pour chaque code des modalités, vous pouvez :
Une série de modalités peut inclure simplement la date d’échéance, la date de remise et le taux, ou elle peut inclure les calendriers de paiements permettant les paiements échelonnés.
Lorsque vous saisissez des factures dans le cadre d’un calendrier de paiements échelonnés, le module Comptes fournisseurs calcule automatiquement le calendrier, mais vous pouvez modifier les montants et les dates d’échéance pour chaque facture dans le calendrier. Par exemple, vous pouvez indiquer que le premier paiement n’est dû qu’un an après la date de la facture.
Utilisez l’option de calendrier des paiements échelonnés pour définir le code de modalités qui permet les paiements échelonnés. Vous pouvez définir des périodes de paiements échelonnés de diverses longueurs et utiliser différentes méthodes pour calculer les dates d’échéance et les remises. Vous pouvez aussi définir autant de périodes de paiements échelonnés que souhaité pour un code de modalités.
Si vous payez les taxes sur un achat, vous pouvez préciser d’inclure la taxe dans le total du document que le module de Comptes fournisseurs utilise pour calculer les montants de remise.
Les dates d’échéance standard sont semblables à celles « du jour du mois dû », sauf qu’elles ne vous limitent pas à une seule date d’échéance. Par exemple, vous pouvez utiliser des dates d’échéance standard pour attribuer des factures au 15 ou au 30 de chaque mois.
Si votre fournisseur utilise des dates d’échéance standard, vous pouvez créer une table de code de modalités pour calculer une date d’échéance pour chacune des quatre plages de jours où les factures ont été émises.
Par exemple, votre table peut indiquer que les factures entrées entre le 1er et le 15 de chaque mois sont dues le 30 du mois et que les factures entrées entre le 15 et la fin du mois sont dues le 15 du mois suivant.
Vous définissez les dates d’échéance standard à l’aide d’une table qui vous permet de spécifier une date d’échéance pour chacune des quatre plages de jours où les factures ont été émises. Vous pouvez aussi préciser des dates d’échéance qui tombent un ou plusieurs mois plus tard .
Lorsque vous utilisez les tables de dates d’échéance, vous pouvez définir des périodes de remise de la même façon que vous le faites pour d’autres options de modalités ou vous pouvez entrer une table de périodes de remises standard.
Assignez un code de modalités à chaque enregistrement de fournisseur pour définir les modalités par défaut qui s’affichent lorsque vous entrez des transactions pour le fournisseur. Vous pouvez choisir des modalités différentes pour le fournisseur pendant que vous entrez la transaction sans pour autant changer les modalités standard attribuées à l’enregistrement du fournisseur.
Lorsque vous saisissez des transactions, vous entrez un code des modalités pour chaque facture et le module Comptes fournisseurs effectue automatiquement tous les calculs requis.
Vous pouvez modifier tous les renseignements d’un enregistrement de code des modalités, sauf le code des modalités.
Si vous indiquez qu’un code des modalités est inactif :
Les autres changements apportés aux codes de modalités n’ont aucune conséquence sur les documents existants non reportés qui utilisent les codes. Si vous voulez effectuer des modifications, par exemple définir de nouveaux pourcentages de remises sur des factures existantes non reportées, vous devez modifier les factures pour entrer les nouveaux renseignements du code de modalités.
Le fait d’effacer les modalités de paiement ne supprime pas les renseignements de votre livre auxiliaire (sauf la définition des modalités). Si vous effacez un code de modalités accidentellement, il suffit de l’ajouter de nouveau.
L’effacement d’un code de modalités après avoir ajouté une facture (mais avant de l’avoir reportée) n’a aucune conséquence sur le report. Vous devez cependant spécifier un code différent si vous modifiez la facture (car vous ne pouvez pas sauvegarder les changements apportés à la facture si le code de modalités est invalide).
Le module Comptes fournisseurs vous empêche d’effacer un code de modalités qui est attribué à un enregistrement de fournisseurs.