À propos de l'utilisation de Comptes fournisseurs avec Grand livre de Sage 300 Online
Imprimer le rapport Transactions du GL
Champs et contrôles
Onglet Intégration
Consolider lots du GL
Utilisez cette option à l'onglet Intégration de l'écran Intégration du GL pour spécifier si vous devez combiner les détails de transaction du même compte de grand livre en détail individuel ou envoyer chaque détail de transaction de Comptes fournisseurs vers Grand livre.
Prenez note que si vous consolidez des transactions, vous ne pourrez pas effectuer un zoom avant dans ces transactions dans Grand livre.
Vous pouvez choisir :
- Ne pas consolider. Tous les détails reportés dans Comptes fournisseurs seront inclus dans le lot de transactions de Grand livre. Vous pourrez toujours faire un zoom avant dans les transactions à partir de Grand livre.
- Consolider par séquence de report, compte et période. Tous les détails ayant la même séquence de report, le même numéro de compte et la même période comptable sont combinés en un détail. Vous serez incapable d'effectuer un zoom avant dans les transactions à partir de Grand livre.
- Consolider par séquence de report, compte, période et source Tous les détails ayant la même séquence de report, numéro de compte, période comptable et code source sont combinés en un détail. Vous serez incapable d'effectuer un zoom avant dans les transactions à partir de Grand livre.
Créer transactions de GL en
Cette option s'applique seulement si vous utilisez Grand livre de Sage 300 avec Comptes fournisseurs.
Vous pouvez créer des transactions en :
- Ajoutant à un lot existant. Choisissez cette option si vous désirez ajouter de nouvelles transactions de grand livre aux lots actuels.
- Créant un nouveau lot. Choisissez cette option si vous désirez créer un nouveau lot de grand livre chaque fois que vous créez des transactions de grand livre.
- Créant et reportant un nouveau lot. Choisissez cette option si vous désirez créer et reporter automatiquement un nouveau lot de grand livre lorsque vous créez des transactions de grand livre.
Remarque : Si vous essayez de reporter un lot de GL dans une période qui est verrouillée pour Grand livre, les transactions sont placées dans un lot d’erreurs. Pour cette raison, habituez-vous à créer et reporter des lots de Grand livre pour les transactions en suspens de Comptes fournisseurs avant de verrouiller une période pour Grand livre.
Comptes fournisseurs crée automatiquement des lots de grand livre distincts pour différents types de transactions que vous pouvez reporter (factures, paiements, ajustements)
Si vous n'utilisez pas Grand livre de Sage 300, toutes les transactions de grand livre sont ajoutées au même lot de grand livre, peu importe le type de transaction et le choix de cette option. Le programme vous demande si vous voulez ajouter les transactions au lot existant ou remplacer le lot. Choisissez toujours l’ajout à un lot existant.
Créer des transactions GL (Pendant le report/Sur demande en utilisant l'écran Créer un lot GL)
Utilisez cette option pour préciser le moment de créer des transactions de grand livre.
Vous pouvez créer des transactions pour le grand livre lorsque vous reportez des lots de Comptes fournisseurs ou lorsque vous créez un lot de transactions de grand livre en utilisant l'écran Créer un lot GL.
Vous pouvez modifier votre choix en tout temps. Si vous avez utilisé l'écran Créer un lot GL pour produire les transactions, assurez-vous d'imprimer une copie du dernier rapport Transactions GL avant de changer l'option, puis créez des transactions en retard.
Si vous utilisez l'option Créer le lot pendant le report dans Comptes fournisseurs, vous ne pouvez pas imprimer le rapport Transactions GL.
Codes sources GL
Utilisez les champs Type source dans cette section pour définir le code source pour chaque type de transaction de Comptes fournisseurs, si vous préférez ne pas utiliser les codes sources par défaut.
Le code source est une combinaison du code du livre auxiliaire source (AP, que vous ne pouvez pas modifier) et du code du type source, que vous pouvez spécifier pour tous les types de transactions que vous pouvez traiter dans Comptes fournisseurs
Les codes sources sont utilisés pour identifier les transactions dans Grand livre.
Remarque : Le code source par défaut pour les paiements est le même que pour les extournes de paiement.
Transactions GL créées jusqu'au
Cette case liste le numéro de séquence de report de chaque type de lot de transactions pour lequel des transactions de grand livre ont été créées.
Si les transactions de grand livre sont à jour, les numéros de séquence de report de cette case sont identiques à ceux indiqués pour chaque type de lot à l'écran Créer lot du GL de CF.
Conseil : Si vous créez des lots pour Grand livre à l'aide de l'écran Créer lot de GL, vous pouvez utiliser ces renseignements afin de déterminer si vous avez créé toutes les transactions impayées de grand livre.
Onglet Transactions
Commentaire détail GL
Ce champ affiche les renseignements du commentaire pour chaque type de transaction de détail et apparaîtra avec les écritures non consolidées dans le rapport Transactions de GL et dans le lot de grand livre.
Pour inclure d’autres renseignements dans le commentaire pour un type de transaction sélectionné, cliquez sur l'icône Modifier 
et saisissez les renseignements dans l’écran Détail intégration GL qui s’affiche.
Description détail GL
Ce champ qui affiche l'information pour chaque type de transaction de détail apparaîtra avec les écritures non consolidées dans la colonne Description du rapport Transactions de GL et dans le champ Description dans le lot de grand livre.
Remarque : Si vous consolidez les écritures pendant le report, la description est « CONSOL » pour toutes les transactions dans Grand livre.
Pour modifier les informations d'un type de transaction sélectionné, cliquez sur l'icône Modifier et saisissez les renseignements dans l’écran Détail intégration GL qui s’affiche.
Référence détail GL
Ce champ affiche l'information pour chaque type de transaction et apparaîtra avec les écritures non consolidées dans la colonne Référence du rapport Transactions de GL et dans le champ Référence dans le lot de grand livre.
Prenez note que si vous consolidez des écritures pendant le report, la référence est en blanc pour toutes les transactions dans Grand livre.
Pour modifier les informations d'un type de transaction sélectionné, cliquez sur l'icône Modifier et saisissez les renseignements dans l’écran Détail intégration GL qui s’affiche.
Description saisie GL
Ce champ affiche, pour chaque type de transaction de saisie, les renseignements qui seront affichés comme description de saisie sur le rapport Transactions du GL et dans le lot du grand livre.
Pour modifier les informations d'un type de transaction sélectionné, cliquez sur l'icône Modifier et saisissez les renseignements dans l’écran Détail intégration GL qui s’affiche.
Type de transaction
Cette colonne affiche les types de transactions pour lesquels vous pouvez assigner l'information aux transactions de GL.
Pour modifier les informations d'un type de transaction sélectionné, cliquez sur l'icône Modifier et saisissez les renseignements dans l’écran Détail intégration GL qui s’affiche.
Aperçu
Utilisez l’écran Intégration GL de CF pour réaliser les opérations suivantes :
- Déterminer la façon dont Comptes fournisseurs crée et utilise les données des transactions reportées pour le Grand livre.
- Définir les codes sources utilisés pour identifier les différents types de transactions Comptes fournisseurs créées pour Grand livre.
- Consulter le dernier numéro de séquence de report pour chaque type de lot reporté dans Grand Livre.
- Déterminer les données à inclure dans les champs Description saisie GL, Référence détail de GL, Description détail de GL et Commentaire détail GL dans les transactions du grand livre.
Comptes fournisseurs de Sage 300 crée des transactions du grand livre à partir de tous les lots que vous reportez. Chaque transaction du grand livre comporte tous les renseignements requis pour mettre à jour les données de comptes fournisseurs dans votre grand livre avec précision.
Comptes fournisseurs crée des lots de transactions de comptes fournisseurs dans Grand livre, où vous pourrez les modifier et les reporter. Il crée des lots de Grand livre distincts issus de lots de factures, de paiements et d’ajustements reportés
Si vous utilisez un autre système du grand livre ou si votre système Grand livre de Sage 300 se trouve à un autre endroit, Comptes fournisseurs créera des lots que vous pourrez importer dans une autre application, ou imprimer, puis saisir manuellement dans votre grand livre.
Modifier la configuration
Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres sur l’écran Intégration GL de CF.
Remarque : Les modifications que vous apporterez ne s’appliqueront qu’aux transactions du grand livre créées ultérieurement et n’affecteront pas les lots du grand livre existants.
Conseil : Si vous utilisez l’écran Créer lot de GL pour produire des lots du grand livre et souhaitez désormais les créer lors du report, nous vous recommandons de commencer par exécuter Créer lot de GL pour créer des transactions en suspens.
Onglet Intégration
Utilisez cet onglet pour réaliser les tâches suivantes :
- Préciser si vous ajoutez des transactions de grand livre au lot du GL chaque fois que vous reportez ou créez les transactions à une date ultérieure.
- Déterminer si vous ajoutez de nouvelles transactions au lot du GL actuel, ou créez un lot de GL distinct chaque fois que vous exécutez un report. Vous pouvez aussi reporter automatiquement de nouveaux lots.
Remarque : (Cette option s’applique uniquement si vous utilisez Grand livre de Sage 300 avec Comptes fournisseurs, au même emplacement.)
- Déterminer si vous voulez consolider le lot de GL lors du report ou si vous voulez toujours saisir tous les détails des transactions dans le lot.
- Définir les codes sources utilisés pour identifier les différents types de transactions Comptes fournisseurs créées pour Grand livre.
- Vérifier le numéro de séquence de report à attribuer aux factures, paiements ou ajustements, la prochaine fois que vous les reporterez
Avant de changer l’option Créer une transaction GL pour produire des transactions pendant le report (si l’option a été mise à Créer des transactions en utilisant l’écran Créer un lot du GL), imprimez la plus récente copie du rapport Transactions de GL, puis créez des transactions en retard.
Toutes les modifications apportées à vos sélections pour l’option Consolider les lots du GL ou les données à inclure dans les champs de description de la transaction, de référence du détail, de description du détail et de commentaire de détail pour les transactions du grand livre s’appliqueront uniquement aux transactions reportées après la modification et n’auront aucune incidence sur les transactions déjà incluses dans un lot du grand livre.
Onglet Transactions
Utilisez cet onglet pour déterminer les données à inclure dans les champs Description saisie GL, Référence détail de GL, Description détail de GL et Commentaire détail GL dans les transactions du grand livre.
Ces données s’afficheront également dans les journaux de report de Comptes fournisseurs et sur l’écran Écriture de journal du Grand livre, ainsi que dans les rapports.
Vous pouvez assigner une ou plusieurs informations (segments) à chaque champ, pourvu que la longueur des segments et des séparateurs ne dépasse pas 60 caractères. Les champs qui dépassent cette limite seront tronqués lors du report des transactions du grand livre.
Les segments que vous pouvez sélectionner varient selon le type de transaction auquel vous assignez les renseignements et selon si ces derniers sont destinés à l’en-tête ou aux détails de la transaction. Ainsi, les renseignements passés au Grand livre sont pertinents pour chaque type de transaction. Par exemple, vous pouvez assigner les informations de paiement des détails d'une facture à n'importe quel champs de Grand livre.
Lorsque vous créez des transactions du grand livre, si aucune donnée n’existe dans le champ de transaction source, le champ sera en blanc dans la transaction du grand livre. Par exemple, si vous avez assigné la description originale de la transaction au champ Description saisie GL, alors qu’il n’y a aucune description pour une saisie particulière, le champ sera en blanc dans la transaction du GL.