Lorsque vous reportez des lots de factures, Comptes fournisseurs crée des transactions pour les comptes de stocks et de charges auxquels les factures sont ventilées et il crée des transactions de soldes pour les comptes de contrôle de CF du Grand Livre.
Si vous souhaitez automatiquement créer des lots de transactions du Grand Livre chaque fois que vous reportez des transactions des Comptes fournisseurs, sélectionnez l’option Créer des transactions du GL pendant le report (sur l’écran Options de CF).
Pour créer des lots du Grand Livre uniquement lorsque vous le souhaitez, sélectionnez l’écran Créer des transactions du GL sur demande à l’aide de la création de lots du GL.
Remarque : Si vous utilisez l’écran Créer des lots du GL, vous devez créer les transactions avant d’utiliser l’écran Fin d’exercice afin de procéder au traitement de fin d’exercice.
Le rapport Transactions du GL et le sommaire à la fin de chaque journal de report de Comptes fournisseurs répertorient les comptes du grand livre auxquels les transactions de comptes fournisseurs seront débitées et créditées lors du report du lot d’écritures du grand livre dans Grand livre.
Sur l’écran Options de CF, vous choisissez le type de référence et la description qui accompagne chaque transaction du Grand Livre
Remarque : Vous devez imprimer le rapport Transactions du GL avant d’effacer le journal de report (à l’aide de l’écran Effacer l’historique de CF), puisque cette option supprime les données du rapport de transactions du GL.
Comptes fournisseurs utilise les comptes du grand livre suivants : Contrôle CF, remises sur achat, paiements anticipés et les comptes que vous assignez aux codes de ventilation ou aux saisies avec les transactions.
Si vous utilisez la comptabilité multidevise, Comptes fournisseurs utilisera également les comptes de gain et de perte de change réalisés et non réalisés du Grand livre.
Si vous n’utilisez pas Grand livre de Sage 300—ou si votre système Grand livre de Sage 300 se trouve à un autre endroit—Comptes fournisseurs annexe ses transactions du grand livre dans un fichier appelé APGLTRAN.CSV. Celui-ci peut être importé par un site Grand livre de Sage 300 distant ou transféré à un autre grand livre de votre choix. Le fichier est sauvegardé en format CSV (comma separated values) et est créé dans le même répertoire que celui de la base de données de votre entreprise.
Remarque : Toutes les transactions du grand livre sont placées dans le même fichier CSV et chaque fois que le module Comptes fournisseurs crée des transactions, il les ajoute au fichier CSV.
Si vous utilisez un système comptable multidevise, utilisez l’écran Créer lot du GL pour créer des lots du grand livre contenant les transactions de réévaluation que vous avez créées dans l’écran Réévaluation.
Les transactions de réévaluation recalculent tous les documents de Comptes fournisseurs multidevises en attente aux nouveaux taux. Comme les transactions de réévaluation correspondent à des montants non réalisés, elles sont reportées dans le système de Grand livre comme transactions extournées, ce qui signifie que Grand livre reporte simultanément des transactions extournées à la première journée de la période comptable suivante.
Remarque : Les transactions de réévaluation créées par le module de Comptes fournisseurs sont définies comme étant des transactions à contre-passer automatiquement. Si elles étaient reportées dans Grand livre de Sage 300, elles seraient contre-passées au début de la période fiscale suivante.
Si vous les reportez à un autre Grand livre, vous devez aussi contre-passer ces transactions dans la période fiscale suivante.