Écran Opération bancaire (OFX)
Champs et contrôles
Boutons
Opération bancaire
Cliquez sur ce bouton pour saisir une transaction bancaire que vous n'avez pas encore traitée dans Sage 300. Pour en savoir plus, consultez Écran Opération bancaire.
Compenser
Cliquez sur ce bouton pour compenser manuellement des transactions.
Par exemple, vous cliqueriez sur Compenser pour compenser une transaction qui n'est pas appariée parce que la banque a utilisé un taux de change différent de celui que vous avez utilisé pour convertir la transaction à partir d'une devise de transaction.
Rapprocher
Cliquez sur ce bouton pour apparier automatiquement des transactions de Sage 300 aux transactions du relevé listées sur la grille.
Le programme rapproche seulement les transactions du relevé qui sont compensées par la banque à la date d'arrêt du rapprochement ou à une date antérieure.
Actualiser
Cliquez sur ce bouton afin de supprimer de la table des détails les transactions du relevé bancaire qui indique une valeur Oui dans le champ Compensé.
Sauvegarder
Cliquez sur ce bouton pour sauvegarder le rapprochement des transactions OFX dont l'état Compensé est sur Oui. Lorsque vous cliquez sur Sauvegarder :
- Le programme ajoute des transactions définies comme opérations bancaires aux Services Bancaires.
- Dans l'écran Rapprocher des relevés OFX, l’état de rapprochement passe à Compensé.
Remarque : Vous devez désigner des opérations bancaires (en cliquant sur le bouton Opération bancaire après avoir mis l'article en surbrillance) avant de cliquer sur le bouton Sauvegarder, car, le bouton Opération bancaire n'est plus disponible après avoir cliqué sur Sauvegarder.
Effacer automatiquement les transactions rapprochées
Lorsque vous sélectionnez cette option et ensuite cliquez sur Rapprocher, les transactions appariées automatiquement sont immédiatement compensées à partir de la grille; seules demeurent les transactions qui doivent être rapprochées manuellement.
Cette option vous permet de gagner du temps si vous avez plusieurs transactions à rapprocher. Toutefois, si plusieurs transactions utilisent un même montant, il est préférable de ne pas sélectionner cette option pour vous assurer de bien compenser la saisie voulue.
Code banque
Sélectionnez le code de la banque pour laquelle vous avez téléchargé des relevés. Le programme affiche le code de banque par défaut indiqué dans l'écran Options de banque.
La description du code de banque spécifié est affichée en dessous dans le champ Description code de banque.
Apparier les dépôts par
Vous pouvez spécifier si vous voulez rapprocher les montants des encaissements individuels dont se composent des dépôts ou si vous voulez rapprocher les totaux des dépôts. La méthode que vous sélectionnez s'applique à tous les dépôts du rapprochement en cours.
Sélectionnez la méthode qui est compatible avec la présentation des dépôts sur votre relevé bancaire.
- Transaction. Rapprochez chaque montant d'encaissement ou chaque montant lié à l'encaissement.
Si votre relevé bancaire n'inclut pas de détails d'encaissements particuliers, ne sélectionnez pas Transaction car la fonction Rapprocher relevés OFX ne pourra pas apparier automatiquement les montants d'encaissement aux montants figurant dans le relevé bancaire.
Remarque : Si vous appariez des dépôts par transaction et que le programme apparie au moins un détail d'un dépôt, l'état du dépôt passe à Rapprocher par détail du dépôt. Cela concerne uniquement les dépôts qui contiennent plusieurs encaissements (tels que ceux qui sont saisis dans Comptes clients).
- Bordereau de dépôt. Rapprochez un montant pour chaque bordereau de dépôt.
Bien que le rapprochement par montant de dépôt soit plus rapide, si une erreur de frappe ou tout autre problème se produit et entraîne un écart entre le montant de dépôt de la banque et celui que vous avez enregistré dans Sage 300, vous devrez rapprocher manuellement chaque montant d'encaissement.
Remarque :Selon si vous appariez par bordereau de dépôt ou par transaction, les commentaires compris dans le fichier OFX sont traités différemment :
- Lorsque vous appariez par bordereau de dépôt, si le fichier OFX comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, aussi bien pour le dépôt que pour tous les encaissements compris dans le dépôt.
- Lorsque vous appariez par transaction, si le fichier OFX comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, uniquement pour les encaissements correspondants.
Date arrêt du rapprochement
Les transactions importées doivent être compensées par la banque avant la date d'arrêt afin d'être inclus dans un rapprochement.
Vous pouvez seulement rapprocher des transactions reportées dans Sage 300 à la date d'arrêt du rapprochement ou plus tôt, y compris les transactions en circulation reportées à des périodes précédentes.
Lorsque vous sortez du champ Date d'arrêt rapprochement, les renseignements affichés sont actualisés pour inclure les transactions traitées jusqu'à la date d'arrêt spécifiée, inclusivement, pour l'exercice et la période spécifiés.
Date du rapprochement
La date du rapprochement détermine l'exercice et la période auxquels une transaction est reportée.
Vous devez utiliser une date du rapprochement ultérieure à celle utilisée lors du dernier rapprochement du compte bancaire.
Exercice/Période
Ce champ n'est pas modifiable et il est déterminé par la date indiquée dans le champ Date report du rapprochement.
Table de détails
Date compensé par banque
Il s’agit de la date à laquelle la banque a compensé la transaction.
Compensé
Ce champ affiche Oui pour les transactions OFX qui correspondent à vos enregistrements ou affiche Non pour les transactions qui n'y correspondent pas. (Après avoir rapproché les transactions non appariées, ce champ passe de Non à Oui pour les transactions que vous avez manuellement appariées à vos enregistrements.)
Commentaire
Ce champ affiche le commentaire saisi à l'écran Opération bancaire.
Taux de change
Ce champ s’affiche pour les transactions multidevises et prend en compte le taux en vigueur à la banque le jour de la compensation du chèque. Ce champ ne s'affiche pas pour une banque ou une entreprise en devise unique.
Référence
Ce champ affiche des renseignements supplémentaires sur les transactions saisies dans le champ Référence de l'écran Opération bancaire.
Montant dev. transaction
Dans une transaction multidevise, ce champ affiche le montant de transaction original, dans la devise de la transaction originale. Ce montant différera du montant de transaction, du fait des écarts de change.
Devise transaction
Dans une transaction multidevise, ce champ affiche le code de devise du montant en devise de transaction.
Montant de transaction
Ce champ affiche le montant de la transaction qui a été compensé par la banque, dans la devise du relevé bancaire (celle-ci pourrait être différente de la devise de transaction).
Dev. de transaction
Ce champ affiche la devise fonctionnelle de la transaction pour une banque ou une entreprise multidevise.
Si la banque ou l'entreprise choisies sont en devise unique, le champ ne s'affiche pas.
N° transaction
Ce champ affiche le numéro associé à la transaction (par exemple, un numéro de dépôt ou un numéro de chèque).
Type de transaction
Ce champ affiche le type de transaction enregistré sur le relevé bancaire (c'est-à-dire, un retrait ou un dépôt).
Aperçu
Utilisez l'écran Rapprocher les relevés bancaires OFX pour :
- Apparier automatiquement les transactions d'un relevé OFX aux transactions dans Sage 300.
- Apparier les montants qui sont compatibles avec la présentation des dépôts sur votre relevé bancaire. Vous pouvez rapprocher les montants des encaissements individuels inclus sur un bordereau de dépôt ou vous pouvez rapprocher le dépôt intégral comme un forfait.
- Désigner des transactions comme opérations bancaires. Pour obtenir des directives, consultez Désigner une transaction OFX comme opération bancaire
- Annuler ou compenser des transactions non appariées. Pour en savoir plus, consultez À propos des transactions non appariées.
La sauvegarde du rapprochement OFX ajoute des opérations bancaires, des montants annulés et d'autres montants de rapprochement sur l'onglet Rapprochement de l'écran Rapprocher les relevés.
Rapprocher des montants par transaction ou par bordereau de dépôt
Vous pouvez spécifier si vous voulez rapprocher les montants des encaissements individuels dont se composent des dépôts ou si vous voulez rapprocher les totaux des dépôts. La méthode que vous sélectionnez s'applique à tous les dépôts du rapprochement en cours.
Sélectionnez la méthode qui est compatible avec la présentation des dépôts sur votre relevé bancaire.
- Transaction. Rapprochez chaque montant d'encaissement ou chaque montant lié à l'encaissement.
Si votre relevé bancaire n'inclut pas de détails d'encaissements particuliers, ne sélectionnez pas Transaction car la fonction Rapprocher relevés OFX ne pourra pas apparier automatiquement les montants d'encaissement aux montants figurant dans le relevé bancaire.
Remarque : Si vous appariez des dépôts par transaction et que le programme apparie au moins un détail d'un dépôt, l'état du dépôt passe à Rapprocher par détail du dépôt. Cela concerne uniquement les dépôts qui contiennent plusieurs encaissements (tels que ceux qui sont saisis dans Comptes clients).
- Bordereau de dépôt. Rapprochez un montant pour chaque bordereau de dépôt.
Bien que le rapprochement par montant de dépôt soit plus rapide, si une erreur de frappe ou tout autre problème se produit et entraîne un écart entre le montant de dépôt de la banque et celui que vous avez enregistré dans Sage 300, vous devrez rapprocher manuellement chaque montant d'encaissement.
Remarque :Selon si vous appariez par bordereau de dépôt ou par transaction, les commentaires compris dans le fichier OFX sont traités différemment :
- Lorsque vous appariez par bordereau de dépôt, si le fichier OFX comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, aussi bien pour le dépôt que pour tous les encaissements compris dans le dépôt.
- Lorsque vous appariez par transaction, si le fichier OFX comporte un commentaire, celui-ci est saisi dans le champ Description rapprochement et ce, uniquement pour les encaissements correspondants.