Ajouter un compte parent

Les comptes parents vous permettent de consolider ou de "cumuler" les soldes et les quantités (le cas échéant) des comptes pour obtenir un solde sommaire. Vous pouvez les utiliser à des fins de classification, de budgétisation et de production de rapports.

Vous devez tenir compte des points suivants lorsque vous créez des groupes de comptes parents :

  • Lorsque vous créez des groupes de comptes parents, assurez-vous de ne pas produire des montants en double dans les rapports.
  • Un compte parent ne peut pas être membre de son propre compte. En d'autres mots, si vous créez un groupe parent, vous ne pouvez pas ajouter le compte principal comme membre du même groupe.
  • Lorsque vous interdisez le report dans un compte parent, vous pouvez toujours faire le report dans ce compte dans d'autres grands livres auxiliaires (Comptes clients, Comptes fournisseurs, etc.) mais pas dans Grand livre.
  • Un compte peut être un membre faisant partie d'un groupe parent et plus.
  • Les utilisateurs ayant des droits d'accès à un compte parent pourront automatiquement accéder aux comptes associés d'un groupe parent.
  • Les nouveaux comptes ne sont pas ajoutés automatiquement aux groupes parents.

Pour sélectionner les comptes membres d'un compte parent :

  1. Ouvrir Grand livre > Comptes de GL > Comptes.
  2. Utilisez le dépisteur du champ Compte pour sélectionner le compte que vous désignez comme compte parent.
  3. Allez à l'onglet Détail, puis cochez l'option Parent.
  4. Dans l'onglet Parent qui s'affiche, ajoutez les comptes associés selon l'une des façons suivantes :
    • Pour ajouter des comptes associés individuels, cliquez dans la première ligne en blanc dans la table, puis utilisez le dépisteur dans la colonne Compte pour sélectionner successivement chaque compte.

    • Pour sélectionner une plage de comptes membres, cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom du champ Sélectionner des comptes membres pour le compte parent, et ensuite utilisez l'écran Sélecteur de compte GL pour ajouter des comptes membres. Suite...

      À l'écran Sélecteur de compte GL :

      1. Sélectionnez les plages de numéros de compte, segments de compte ou groupes de comptes qui sont membres de ce compte parent.
      2. Sélectionnez les types de comptes à inclure dans le compte parent. Les comptes qui ne correspondent pas au type sélectionné sera exclu du compte parent, même s'ils entrent dans la plage spécifiée de numéros de compte ou de groupes de comptes.

        Exemple : Si l'option Compte de résultats n'est pas sélectionnée, alors même si la plage de numéros de compte inclut des comptes d'états des résultats, ces comptes ne seront pas copiés dans la table.

      3. Spécifiez les plages de segments comme critères de sélection supplémentaires (facultatif).
      4. Spécifiez les champs optionnels de compte comme critères de sélection supplémentaires (facultatif).
      5. Cliquez sur le bouton Aperçu pour vérifier votre sélection.

        Cliquez sur Fermer lorsqu'un message vous informe que le traitement est terminé.

        L'écran Sélecteur de compte GL liste les comptes dans les plages que vous avez spécifiées. Vous pouvez double-cliquer dans la colonne Ajouter pour passer à Non si vous décidez d'exclure certains de ces comptes.

        Remarque : Si le compte parent est en monnaie unique, seuls les comptes en monnaie unique sont inclus dans l'aperçu. Les comptes qui existent déjà dans la table Parent ne s'affichent pas à l'écran Aperçu. 

        Astuce : Pour visualiser un compte multidevise, surlignez le compte, puis cliquez sur le bouton Devise.

      6. Cliquez sur Copier à l'écran Aperçu-Sélecteur de compte G.L.

      7. Cliquez sur Fermer lorsqu'un message vous informe du nombre de comptes associés à celui de parent ont été créés.

        Lorsque vous retournez à l'onglet Parent de l'écran Comptes de GL, les nouveaux comptes membres apparaissent dans la table.

  5. Cliquez sur Sauvegarder.

    Les nouveaux comptes associés s'affichent maintenant dans l'arborescence, ainsi que dans la table à l'onglet Parent.

    Astuce : Pour masquer une arborescence, cliquez sur le bouton Masquer l'arbre. Pour la visualiser de nouveau, cliquez sur Afficher l'arbre.