Vous utilisez l'écran Réceptions de GS pour enregistrer la réception d'articles aux stocks, le retour d'articles aux fournisseurs et les ajustements.
- Déterminez les numéros de réception à utiliser pour les nouvelles réceptions ou laissez le programme attribuer automatiquement des numéros.
- Déterminez si vous voulez reporter chaque nouvelle réception au moment de la saisie ou bien les sauvegarder et les reporter ultérieurement dans un lot en utilisant l'écran Report des transactions de GS.
- Pour les retours ou les ajustements, déterminez les numéros des réceptions associées pour lesquelles vous voulez entrer des retours et des ajustements.
Remarque : Vous ne pouvez reporter des retours que pour des réceptions non conclues. Si la réception indique Conclue ou si celle-ci n'est plus disponible, vous devez utiliser l'écran Ajustements de GS pour ajuster le niveau ou le coût des stocks.
Pour entrer une nouvelle réception d'article dans Gestion des stocks :
-
Gestion des stocks > Transactions de GS > Réceptions.
- Cliquer sur le bouton Créer nouveau pour commencer une nouvelle écriture.
- Le programme affiche automatiquement "*** NOUVEAU ***" dans le champ Numéro réception. Pour assigner un numéro de réception spécifique, tapez le numéro dans le champ Numéro réception. Autrement, le programme assigne automatiquement un numéro de réception lorsque vous enregistrez et reportez la transaction (en utilisant la numérotation définie à l'onglet Documents de l'écran Options de GS).
- Dans la partie supérieure de l'écran, tapez les informations de la réception dans sa totalité :
- Saisissez une description et une référence de la réception. (Facultatif)
- Spécifiez la date de la réception et la date du report, qui permet de déterminer l'exercice et la période.
- Spécifiez le numéro du fournisseur qui fournit les articles.
- Le cas échéant, saisissez un numéro de bon de commande.
- Le cas échéant, entrez le montant de tout coût additionnel.
- Si vous voulez imprimer des étiquettes pour les articles reçus, sélectionnez l'option Étiquettes requises.
- Si vous voulez entrer des données de champs optionnels qui s'appliquent à la réception dans sa totalité, cliquez sur
et sélectionnez Ajouter/Modifier pour ouvrir l'écran Champs optionnels.
- Dans la table, entrez les détails de chaque article reçu, en utilisant une ligne distincte pour chaque article :
- Cliquez sur Ajouter ligne.
- Dans la colonne Numéro article, spécifiez le numéro de l'article. Vous pouvez aussi taper un numéro d'article du fabricant, si celui-ci a déjà été associé à un article en stock (dans l'écran Articles du fabricant de GS).
- Spécifiez numéro de l'emplacement dans la colonne Emplacement.
- Dans la colonne Quantité reçue, entrez la quantité que vous avez reçue de cet article.
Si l'article est en série ou lot, vous devez alors assigner des numéros de série/lot.
- Au besoin, entrez une nouvelle UdeM dans la colonne Unité de mesure.
- Au besoin, entrez un nouveau coût unitaire dans la colonne Coût unitaire.
- Au besoin, entrez un nouveau coût total dans la colonne Coût total.
- Au besoin, changez le nombre d’étiquettes à imprimer dans la colonne Étiquettes.
- Au besoin, entrez des commentaires à propos de l'article dans la colonne Commentaires. (Facultatif)
- Utilisez la colonne Champs optionnels pour ouvrir l'écran Champs optionnels si vous avez besoin d'ajouter des données de champs optionnels supplémentaires qui s'appliquent à la réception.
- Répétez ces étapes pour chaque article additionnel que vous avez reçu.
- Lorsque vous avez terminé de saisir les articles reçus, vous pouvez soit :
- Cliquer sur Enregistrer pour enregistrer la réception afin de pouvoir la modifier et la reporter plus tard.
Cliquer sur Reporter pour reporter la réception immédiatement. Après l'avoir reporté, vous ne pouvez plus saisir de retour ou d'ajustement pour la réception.
Important! Lorsque vous cliquez sur Reporter, si l'option Invite à supprimer pendant le report est sélectionnée (à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS), le programme vous demande si vous voulez supprimer la transaction. Cliquez sur Non, sauf si votre entreprise supprime systématiquement les transactions reportées. Si vous supprimez la transaction reportée, vous ne pourrez pas faire de zoom avant vers les détails de la transaction dans le Grand livre.
Le programme affiche le numéro de la réception qui a été enregistrée ou reportée.
- Si vous avez sauvegardé les transactions au lieu de les reporter immédiatement :
- Imprimez les listes de transactions correspondant à toutes les transactions que vous avez saisies.
- Comparez les listes aux documents originaux et modifiez les transactions pour lesquelles des corrections sont nécessaires.
- Utilisez l'écran Report des transactions de GS pour reporter des transactions, mettre à jour les quantités de stocks et actualiser les coûts (en fonction de l'option d'évaluation des coûts).
- Exécutez la clôture journalière pour mettre à jour les données d'audit, les coûts (en fonction de l'option d'évaluation des coûts) et les statistiques d'articles de Gestion des stocks.
- Imprimez le journal de report des transactions reportées et conservez-le dans le cadre de votre piste d'audit.