Leçon 3 : Création des spécifications d'un état financier

Saisissez un commentaire expliquant l'objectif du rapport.

1. Dans la feuille de calcul Excel que vous avez utilisée pour les deux leçons précédentes, cliquez sur Fichier > Nouveau > Nouveau classeur.
2. Sélectionnez la cellule A1.
3. Tapez ..Il s'agit d'un état financier succinct, puis appuyez sur Retour.

   Remarque : Les informations précédées de deux points dans la colonne A sont traitées comme un commentaire et n'apparaissent pas dans les états financiers.

La plupart des rapports financiers contiennent le même type d'informations dans chaque ligne du rapport. Pour faciliter la configuration des états dans Générateur d'états financiers, vous pouvez définir une spécification de ligne par défaut qui sera utilisée tout au long du rapport. La spécification de ligne par défaut reste en vigueur jusqu'à ce que vous définissiez une autre spécification de ligne par défaut.

Dans cet exercice, vous allez créer une spécification de ligne par défaut qui produira un rapport de deux colonnes : une contenant des descriptions de compte, l'autre contenant le solde courant du compte.

1. Sous l'onglet Formules, dans le groupe Audit de formules, cliquez sur le bouton Afficher les formules.

   Au lieu de calculer les valeurs, le tableur affiche désormais les formules que vous saisissez.

   Conseil : Pour basculer entre l'affichage des formules et des valeurs calculées, appuyez sur Ctrl+` (la touche accent grave, située à gauche de la touche du numéro 1 dans le coin supérieur gauche du clavier).

2. Dans la cellule A2, tapez \\.

   Deux barres obliques inverses indiquent que la ligne de la feuille de calcul contient des fonctions de colonne par défaut à utiliser dans les lignes suivantes.

3. Dans la cellule D2, tapez D, puis appuyez sur Retour.

   D indique à Générateur d'états financiers d'imprimer les détails de chaque compte sur une ligne distincte de la feuille de calcul.

4. Sélectionnez la cellule E2.
5. Dans l'onglet Compléments du ruban Excel, cliquez sur la flèche située à côté du champ RF, puis cliquez sur Coller RF.
6. Dans l'écran Fonction Coller RF, sélectionnez la description du compte.
   1. Dans la liste Fonctions, sélectionnez FRACCT.
   2. Dans la liste Champ, sélectionnez ACCTDESC(Description).
   3. Cliquez sur Coller, puis sur Fermer.

   La cellule E2 affiche la formule suivante :

   =FRACCT("ACCTDESC")

   Remarque : Cette formule ne fait référence à aucun numéro de compte spécifique. Générateur d'états financiers ajoutera des références de compte lorsqu'il utilisera cette spécification par défaut pour afficher le rapport.

7. Sélectionnez la cellule F2.
8. Dans l'onglet Compléments du ruban Excel, cliquez sur la flèche située à côté du champ RF, puis cliquez sur Coller RF.
9. Dans l'écran Fonction Coller RF, sélectionnez le solde de la période en cours.
   1. Dans la liste Fonctions, sélectionnez FRAMT.
   2. Dans la liste Champ, sélectionnez BALP(Solde de pér. courante).
   3. Cliquez sur Coller, puis sur Fermer.

   La cellule F2 affiche la formule suivante :

   =FRAMT("BALP")

Vous venez de créer la ligne de spécification par défaut. Montrez-moi.

Pour créer des en-têtes de colonne (ou n'importe quel texte que vous voulez dans le rapport final), il suffit de laisser en blanc la cellule A de la ligne contenant les en-têtes. Cette ligne s'affichera "telle quelle" sur le rapport.

1. Dans la cellule E3, tapez Description du compte.
2. Dans la cellule F3, tapez Solde.
3. Sélectionnez les cellules E3 et F3.
4. Dans le ruban Excel, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police, cliquez sur le bouton Souligner.
5. Cliquez sur l'en-tête de la colonne F pour sélectionner la colonne.
6. Dans l'onglet Accueil du ruban Excel, formatez les cellules sélectionnées.
   1. Dans le groupe Alignement, cliquez sur le bouton Souligner.
   2. Dans le groupe Nombre, sur la liste Catégorie, sélectionnez Comptabilité.

   Remarque : Si vous affichez des formules, le contenu des cellules sélectionnées n'est pas aligné à droite. Vous pouvez appuyer sur Ctrl+` pour passer de l'affichage des formules à l'affichage des valeurs calculées (lesquelles sont alignées à droite)

Maintenant votre spécification de rapport comprend des formules de ligne par défaut et des en-têtes de colonne. Montrez-moi.

Dans cet exercice, vous ajouterez cinq lignes de référence pour afficher les informations suivantes dans le rapport :

• Comptes d'actifs à court terme
• Actif à court terme total
• Comptes de passif à court terme
• Passif à court terme total
• Actif et passif nets

Pour ajouter des lignes de référence :

1. Dans la cellule A5, tapez %%.

   %% est une référence de compte "générique" qui indique à Générateur d'états financiers de consulter tous les comptes.

2. Dans la cellule B5, tapez (ACCTGRPCOD=1).

   Cette expression restreint les comptes au groupe de comptes d'actif à court terme.

   Remarque : Le code de groupe de comptes d'actif à court terme est 1 dans les données fictives, mais celui-ci peut être différent pour votre entreprise.

3. Dans la cellule E5, tapez \.

   Une barre oblique inverse indique à Générateur d'états financiers qu'il faut utiliser la formule par défaut actuelle de cette colonne avec le numéro de compte spécifié dans la colonne A (selon les critères précisés dans la colonne B).

4. Dans la cellule F5, tapez \.

5. Dans la cellule E6, tapez Total de l'actif à court terme.
6. Dans la cellule F6, tapez =SOMME(F5).

   Cela indique à Générateur d'états financiers qu'il faut étendre la cellule F5 sur le rapport pour inclure autant de lignes qu'il existe des comptes de l'actif à court terme.

   Cette référence de cellule (F5) fera référence à toutes les lignes générées.

7. Dans la cellule A8, tapez %%.

8. Dans la cellule B8, tapez (ACCTGRPCOD=5).

   Cette expression restreint les comptes au groupe de comptes de passif à court terme.

   Remarque : Le code de groupe de comptes d'actif à court terme est 5 dans les données fictives, mais celui-ci peut être différent pour votre entreprise.

9. Dans les cellules E8 et F8, tapez \.
10. Dans la cellule E9, tapez Total du passif à court terme.

11. Dans la cellule F9, tapez =SOMME(F8).

12. Dans la cellule E11, tapez Actif moins passif.

13. Dans la cellule F11, tapez =F6-F9.

Maintenant votre spécification du rapport comprend cinq lignes de référence. Montrez-moi.

Générateur d'états financiers traite toutes les colonnes et les lignes d'une feuille de calcul dans une plage que vous spécifiez. Cette plage s'appelle la "plage Spec." Avant de pouvoir imprimer un état financier, vous devez définir la plage Spec du rapport.

Pour définir la plage Spec :

1. Sélectionnez les cellules allant de A1 à F12.

   Toute la section correspondant à la spécification que vous avez créée est sélectionnée.

2. À l'onglet Formules, dans le groupe Noms définis, sélectionnez Définir un nom.

   L'écran Nouveau nom s'affiche.

3. Dans le champ Nom, tapez Spec.

4. Cliquez sur OK.
5. Enregistrez le rapport.

Vous venez de créer une spécification de rapport simple et êtes prêt à générer le rapport.

Utilisez la commande Vue RF pour générer un état financier à partir de la spécification que vous avez créée.

Vous pouvez utiliser Vue RF pour générer deux types de rapports finaux : un avec des valeurs et un autre avec des formules.

• Valeurs. Si vous générez des valeurs, Générateur d'états financiers utilise les formules de la spécification pour extraire les données voulues de Grand livre et insère les données dans les cellules sur le rapport final.
• Formules. Si vous générez des formules (en sélectionnant la case à cocher Formules), Générateur d'états financiers crée toutes les lignes requises par le rapport, mais il place une formule dans la feuille de calcul pour chaque élément de données requis de Grand livre.

  Cela vous donne un rapport qui est relié de manière dynamique à votre grand livre. À tout moment, vous pouvez consulter les versions mises à jour d'un rapport contenant des formules et ce, simplement en recalculant la feuille de calcul.

Pour produire un état :

1. Dans l'onglet Compléments du ruban Excel, cliquez sur la flèche située à côté du champ RF, puis cliquez sur Vue RF.

   L'écran Éditeur d'états financiers de GL apparaît.

2. Cliquez sur OK pour accepter les options d'impression par défaut.

   Le rapport est généré et apparaît dans la feuille de calcul.

3. Pour afficher des valeurs au lieu de formules dans la feuille de calcul, sous l'onglet Formules, dans le groupe Audit de formules, cliquez sur le bouton Afficher les formules.
4. Pour prévisualiser le document, cliquez sur Fichier > Imprimer.
5. Enregistrez votre travail et fermez l'état.

Maintenant que vous avez produit un état financier simple, voici quelques autres manières de découvrir les fonctionnalités de Générateur d'états financiers :

• Restreindre la plage de comptes.

  Utilisez l'écran Vue RF pour restreindre la plage des comptes dans le rapport.

• Spécifier une plage de comptes.

  Sur une des lignes de votre rapport, saisissez une plage de comptes "1000:3000".

• Utiliser des caractères génériques pour spécifier des critères pour les comptes.

  Utilisez le caractère générique % pour remplacer un ou plusieurs caractères dans un numéro de compte ou utilisez %% pour remplacer un ou plusieurs segments.

  (N'oubliez pas que vous avez précédemment utilisé %% pour spécifier tous les comptes et que vous avez utilisé la colonne B de la spécification de rapport pour restreindre la plage de comptes à un seul groupe.)

  Exemple : Essayez de saisir 4000%% pour spécifier tous les comptes commençant par 4000 (peu importe leur nombre de segments), ou essayez 4000-100-%.

• Ajouter une nouvelle colonne.

  Ajouter une colonne G additionnelle au rapport. Pour ce faire, utilisez Coller RF pour insérer une formule dans la spécification de ligne par défaut. Sélectionnez FRAMT et supprimez tous les paramètres sauf le premier (y compris les guillemets) après avoir collé la formule dans la cellule G2.

  Remarque : N'oubliez pas de taper \ dans les lignes de votre spécification du rapport (par exemple, G5, G8 et toutes les autres lignes que vous avez ajoutées).

• Explorer les options sur l'écran Impression des états financiers de GL.

  Tentez de sélectionner des options différentes. Par exemple, vous pouvez :

  • Modifier l'exercice et la période comptable du rapport.
  • Spécifier si vous souhaitez imprimer des montants réels ou provisoirement reportés (sauf si votre choix est spécifiquement indiqué dans la spec).
  • Spécifier l'ordre selon lequel les enregistrements sont triés dans le rapport.
  • Spécifier s'il faut créer un rapport consolidé ou des rapports distincts par segment de compte.
  • Sélectionner l'option Information-Audit afin de voir quels numéros de compte Générateur d'états financiers a sélectionnés.
  • Restreindre le rapport à des plages de comptes, en fonction de groupes de comptes, segments de compte ou numéros de compte.