Vous pouvez entrer deux types de détails pour les lots de factures, comme suit :
- Détails sommaires. Les détails sommaires contiennent juste l'information suffisante pour mettre à jour vos enregistrements clients et le compte de produits du Grand livre.
- Détails de l'article. Les détails d'articles contiennent des numéros d'articles et actualisent les comptes de revenus, de stocks et de coût des marchandises du Grand livre.
Sélectionnez un type de détails par défaut sur l'écran d'en-tête de lot. Vous pouvez aussi entrer les deux types de détails pour un seul lot.
Les deux types de détails mettent à jour le compte de contrôle affecté au client.
Détails Sommaire
Pour chaque détail sommaire, vous entrez :
- Soit un code de ventilation qui identifie le compte de produit du Grand livre pour le détail, ou le numéro du compte de revenu.
- Une description facultative du détail.
- Le montant du détail.
- Un commentaire facultatif que vous pouvez choisir d'imprimer sur la facture, la note de crédit ou la note de débit.
Détails Article
Vous devez dresser la liste de tous les articles que vous souhaitez inclure sur les factures avant de saisir les détails d'un article. Les enregistrements d'articles vous permettent de mettre à jour vos comptes de Grand livre Stock et Coût des marchandises vendues, de même que les comptes de contrôle Produits et Clients. Les détails des articles mettent également à jour les statistiques dans les enregistrements de l'article si vous utilisez l'option Conserver les statistiques.
Pour chaque détail d'article, vous entrez :
- Un numéro d'article.
- Une unité de mesure, par exemple CHAQUE ou DOUZAINE.
- Une description facultative du détail.
- La quantité vendue ou retournée.
- Le prix par unité de mesure.
- Un code de ventilation optionnel qui identifie les comptes de produits, de stock et de coût des marchandises vendues du Grand livre, pour le détail. Si vous ne saisissez pas de compte de ventilation, le module Comptes clients utilise les numéros de compte du Grand livre entrés dans l'enregistrement de l'article.
- Un commentaire facultatif que vous pouvez choisir d'imprimer sur la facture, la note de crédit ou la note de débit.
Lorsque vous entrez l'unité de mesure et la quantité, le module Comptes clients calcule et affiche automatiquement le total pour la ligne de détail. Vous ne pouvez pas changer ces deux montants directement.
Si vous utilisez l'option Afficher le coût de l'article, vous pouvez également afficher le coût total pour l'article (quantité x coût unitaire) pour chaque ligne de détail. Si vous utilisez l'option Utiliser commentaire d'article par défaut, le module Comptes clients affiche automatiquement tout commentaire entré dans l'enregistrement de l'article avec détails, en utilisant le même numéro d'article. Vous pouvez néanmoins changer le commentaire au besoin. Sélectionnez ces options sur l'écran Options de CC.