Si certains de vos clients sont des filiales ou des succursales d’une grande société, vous pouvez utiliser des comptes nationaux pour traiter un paiement unique provenant du siège social et l’imputer aux comptes subsidiaires. En une seule étape, vous pouvez aussi mettre en attente un compte et l’ensemble de ses filiales.
Si vous souhaitez enregistrer des paiements de facture pour un ensemble de succursales par l’intermédiaire d’un compte national, ajoutez un enregistrement de client pour le compte national en utilisant le numéro de compte national comme numéro de client.
Vous pouvez consulter et imprimer un rapport totalisant les statistiques à partir des transactions reportées à tous les clients dans chaque compte national. Vous pouvez également limiter le contenu des autres rapports Comptes clients à un ou plusieurs de vos comptes nationaux.
Quand utiliser des comptes nationaux?
Les comptes nationaux sont utiles si vous traitez des transactions pour un siège social et ses succursales et que vous souhaitez :
- Accepter un paiement unique d’une société et l’imputer sur des factures impayées de toutes ses succursales.
- Envoyer des factures et relevés au siège social et envoyer individuellement des commandes aux succursales.
- Vous assurer que lorsque vous mettez un siège social en attente, Comptes clients vous signale cette mise en attente au moment d’entrer des factures pour ses filiales.
- Éviter le report de transactions supplémentaires aux clients dans le compte national en assignant l’état Inactif à ce compte.
- Appliquer différentes taxes aux transactions pour le siège social et ses succursales.
- Assigner les vendeurs responsables de chaque compte national, et attribuer aux clients que vous ajoutez au compte national les vendeurs et pourcentages par défaut.
- Conserver un ensemble de statistiques de ventes et d’encaissements pour le compte national dans sa totalité tout en préservant les statistiques individuelles du siège social et de chacune de ses succursales.
- Définir les saisies par défaut à attribuer aux nouveaux enregistrements de client que vous ajoutez au compte national.
- Enregistrer un commentaire distinct pour chaque bureau.
Vous saisissez séparément les factures des différentes succursales (clients) d’un compte national, mais vous pouvez recevoir un encaissement unique (paiement) provenant du siège social et l’imputer sur les factures de n’importe quel client du compte national.
Pour pouvoir imputer des encaissements aux clients d’un compte national, vous devez :
- Mettre en place un enregistrement de client pour le compte national.
- Attribuer ce compte national aux enregistrements de client du siège social et de l’ensemble de ses filiales ou succursales.
Vous pouvez ensuite afficher et sélectionner n’importe quelle transaction reportée pour les clients du compte lorsque vous imputez des encaissements du compte national.
Création de comptes nationaux
L’écran Compte national de CC permet de définir les comptes nationaux à utiliser. Pour chaque compte, spécifiez un code unique comprenant jusqu’à 12 caractères.
Sélectionnez un groupe de clients pour chaque compte national et choisissez le type de compte, le groupe de comptes, le code des modalités, le type de taux (livres auxiliaires multidevises), le cycle de facturation et le profil d’intérêt que vous utilisez pour la plupart des clients du compte national.
Vous pouvez également saisir l’adresse d’envoi des relevés et des lettres se rapportant au compte national, et indiquer les numéros de téléphone et de télécopieur ainsi que le nom d’une personne ressource au siège social.
Ces renseignements constituent les renseignements par défaut des nouveaux enregistrements de client que vous ajoutez au compte : l’adresse de facturation des clients appartenant à un compte national est automatiquement celle du compte national, sauf si vous la modifiez.
Spécification des adresses de facturation et d’expédition pour les comptes nationaux
Si vous utilisez Comptes clients pour imprimer vos factures, le programme imprime automatiquement l’adresse de l’enregistrement du client sur la facture.
Si vous devez indiquer des adresses de facturation et d’expédition différentes pour le siège social du compte national et pour ses succursales, entrez l’adresse de facturation dans l’enregistrement client de chaque succursale. Ensuite, créez un enregistrement pour chacune des adresses d’expédition que vous souhaitez enregistrer pour une succursale.
Lorsque vous entrez des factures pour les succursales, sélectionnez l’adresse d’expédition à laquelle vous souhaitez envoyer la commande. Comptes clients imprime alors l’adresse de facturation du compte national sur les factures, mais imprime les adresses d’expédition sélectionnées sur des étiquettes d’expédition préalablement imprimées. Les formats des factures et étiquettes doivent prévoir les champs nécessaires.
Assignation de limites de crédit aux comptes nationaux
Vous pouvez assigner une limite de crédit à chaque compte national afin de faciliter le contrôle constant du montant du solde que la société vous doit.
Si une société vous doit déjà plus que sa limite de crédit, Comptes clients vous avertit lors de la saisie d’une transaction au nom du siège social de la société ou de l’une de ses succursales. Comptes clients vous avertit également lorsque vous essayez d’enregistrer une nouvelle facture ou note de débit qui mettrait le solde dû par la société au-delà de sa limite de crédit. Dans les deux cas, vous pouvez choisir d’ajouter la transaction ou de l’annuler.
Comptes clients indique également les clients et les comptes nationaux qui dépassent leurs limites de crédit sur les listes de lots.
Si vous souhaitez modifier la limite de crédit pour un compte national, vous devez sélectionner l’option Permettre la modification de la vérification de solvabilité dans le groupe de clients affecté au compte. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous devez accepter la limite de crédit du groupe de clients pour les comptes nationaux que vous attribuez au groupe et pour les enregistrements de client que vous créez pour le compte national.
Tenue de statistiques relatives aux comptes nationaux
Comptes clients conserve les mêmes types de statistiques pour les comptes nationaux que pour les groupes de clients. Ces statistiques s’affichent dans l’onglet Statistiques de l’écran Comptes nationaux. Vous pouvez modifier et afficher les statistiques de la même façon que les statistiques relatives aux groupes de clients; consultez cette section précédente.
Comptes clients assure le suivi des statistiques additionnelles pour chaque compte national, y compris le montant et la date du solde maximum et de la facture la plus importante au cours de l’exercice courant et des exercices antérieurs, ainsi que les dernières facture, note de crédit, note de débit, annulation, facture d’intérêts et les derniers encaissement, ajustement et chèque retourné reportés sur le compte national.
Le programme calcule aussi le total factures réglées, le total jours pour payer et la moyenne des délais de paiement pour le compte.
Utilisation des champs optionnels des comptes nationaux
Si vous utilisez des champs optionnels, ceux que vous configurez pour l’insertion automatique dans les enregistrements de client, groupes de clients et comptes nationaux apparaissent automatiquement avec leurs valeurs par défaut dans l’onglet Champs optionnels du nouvel enregistrement de compte national.
Vous pouvez accepter les champs optionnels affichés ou les supprimer; vous pouvez aussi accepter ou modifier toute valeur par défaut affichée. Vous pouvez également assigner des champs optionnels supplémentaires déjà définis par vos soins pour les clients, les comptes nationaux et les groupes de clients.
Les valeurs des champs facultatifs d’un compte national apparaissent par défaut dans l’onglet Champs optionnels lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement de client à un compte national si les champs optionnels de l’enregistrement du client correspondent à ceux utilisés par le compte national.
Mise en attente de comptes nationaux
Si vous ne souhaitez pas reporter de nouvelles factures à un compte national, peut-être en raison d’un différend à son sujet, vous pouvez le mettre en attente. Comptes clients vous avertit alors de cette mise en attente lorsque vous entrez des factures pour les clients appartenant au compte national. Vous décidez alors s’il faut annuler les factures ou les entrer.
L’option n’a aucun effet sur les notes de crédit, les notes de débit, les encaissements et les paiements anticipés.
Passage de comptes nationaux à l’état Inactif
Lorsque vous envisagez de supprimer un compte national, vous pouvez vous assurer qu’aucune autre transaction n’est reportée pour ses clients en le passant à l’état Inactif.
Remarque : Vous ne pouvez supprimer un compte national que si aucun client n’y est associé et que son solde est égal à zéro.
L’état inactif vous permet de conserver un compte national dans votre système Comptes clients jusqu’à ce que vous soyez prêt à le supprimer.
Modification des renseignements relatifs aux comptes nationaux
Vous pouvez à tout moment modifier la plupart des renseignements contenus dans un enregistrement de compte national, sous réserve des restrictions suivantes :
- Vous ne pouvez pas passer à un groupe de clients dont l’état est Inactif.
- Vous ne pouvez pas passer un compte national à l’état Inactif si l’un de ses comptes clients a un solde non égal à zéro.
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Dans les livres auxiliaires multidevises, vous ne pouvez remplacer le groupe de comptes d’un compte national que par un groupe utilisant la même devise.
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Vous ne pouvez pas modifier directement le code d’un compte national. Toutefois, vous pouvez obtenir le même résultat en suivant cette procédure :
- Ajoutez un compte national avec le code que vous souhaitez utiliser.
- Transférez tous les clients de l’ancien compte national vers le nouveau compte national.
- Saisissez les statistiques de comptes nationaux dans l’enregistrement du nouveau compte national.
- Supprimez le compte national avec le code indésirable.
- Créez un nouvel enregistrement de client pour le compte national, dont le numéro est identique à celui du numéro du nouveau compte national.
- Transférez les données de l’ancien enregistrement de client vers l’enregistrement de client du nouveau compte national.
La plupart des modifications ne portent principalement que sur les nouveaux enregistrements de client que vous créez puis attribuez à un compte national, à ces exceptions près :
- Si vous modifiez le cycle de facturation ou le profil d’intérêt pour un compte national, la même modification sera faite automatiquement à tous les enregistrements de client affectés au compte national.
- Si vous mettez un compte national en attente, vous voyez un message d’avertissement lorsque vous ajoutez des factures pour les clients assignés au compte national.
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Si vous passez un compte national à l’état Inactif, vous ne pouvez pas :
- Ajouter de nouveaux clients au compte national.
- Apporter de modifications aux enregistrements de client affectés au compte national, sauf pour changer leur numéro de compte national.
- Ajouter de factures ou d’autres transactions pour les clients de ce compte national.
- Mettre à jour les enregistrements de client associés, au besoin, avec des modifications de compte national qui ne se font pas également automatiquement dans les enregistrements de client. Suite...