À propos de la saisie de champs optionnels sur les factures

Vous pouvez utiliser des champs optionnels avec Saisie des factures de CC si :

• Vous avez configuré des champs optionnels pour l'ensemble du système dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.
• Vous configurez les champs optionnels pour les factures et les écritures de factures. Pour en savoir plus, consultez Écran Champs optionnels de CC.

Lorsque vous créez une facture, Comptes clients utilise les champs optionnels cochés pour insertion automatique sur les factures et les écritures des factures. Vous pouvez afficher ou modifier les champs optionnels, comme suit :

• Dans l’onglet Champs optionnels de l’écran Saisie des factures de CC, vous pouvez afficher ou affecter des champs optionnels pour des factures spécifiques. Suite...

  Le programme affiche les champs optionnels que vous avez configurés pour insertion automatique, et affiche leurs valeurs par défaut, comme suit :

  • Si vous assignez les mêmes champs optionnels aux fiches client et adresse d'expédition que ceux définis pour les factures, les valeurs de champs optionnels d'adresse d'expédition s'affichent à l'onglet Champs optionnels.
  • Si les fiches d'adresse d'expédition et de client utilisent des champs optionnels différents, les valeurs de champs optionnels de la fiche client sont attribuées par défaut à la facture.
  • Si un champ optionnel est défini pour les factures, mais n'est pas assigné soit au client ou à l'adresse d'expédition, le programme affiche la valeur du champ optionnel définie dans la fiche Champ optionnel.

  Remarque : Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs optionnels pour les factures. Toutefois, vous pouvez ajouter uniquement les champs optionnels que vous avez définis dans l’écran Champs optionnels de CC.

• Dans l'écran Champs optionnels des détails (que vous ouvrez en cliquant sur dans le champ Champs optionnels d’un détail), vous pouvez consulter ou assigner des champs optionnels aux détails voulus de la facture. Suite...

  Lorsque vous saisissez tout d’abord une facture, si au moins un champ optionnel est défini pour insertion automatique dans les détails de la facture, l’option Champs optionnels affiche Oui. Sinon, le champ affiche Non.

  Remarque : L'option Champs optionnels est automatiquement paramétrée —vous ne pouvez pas la changer. Si vous supprimez tous les champs optionnels associés à une ligne de détail, le programme fait passer le champ Champs optionnels à Non.

  Remarque : Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs optionnels pour le détail de la facture. Cependant, vous ne pouvez ajouter que les champs optionnels définis pour les détails de la facture.

Vous pouvez modifier la valeur affichée par défaut pour un champ optionnel.

• Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

  Remarque : Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.

• Si le champ optionnel n’est pas validé, vous pouvez saisir une quelconque valeur qui est cohérente avec le type de champ (par exemple, oui/non, texte, numéro, date ou montant), dans la mesure où la valeur saisie ne dépasse pas la longueur autorisée pour le champ. Vous pouvez également laisser le champ vide.

Lorsque vous spécifiez une valeur qui est définie dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs, la description de la valeur est également affichée.

Champs optionnels pour les détails de document de retenue

Sur les documents de retenue, les champs optionnels et valeurs spécifiés sur les documents originaux sont utilisés par défaut pour les factures de retenue connexes, les notes de crédit de retenue et les notes de débit de retenue, que vous saisissiez les documents de retenue manuellement ou que vous les créiez dans l'écran Créer lot de retenue de CC.

Mise à jour du Grand livre

Lorsque vous reportez une facture comprenant des champs optionnels, les données de champs optionnels des en-têtes et des détails de facture sont comprises dans l'écriture de journal envoyée à Grand livre si :

• Dans l’enregistrement de configuration des champs optionnels, vous avez indiqué que les données des champs seront transmises au compte du Grand livre.
• Les champs optionnels que vous avez utilisés dans les factures et dans les détails des factures sont les mêmes que ceux que vous avez assignés aux détails de transaction dans l’enregistrement du compte de Grand livre.

Selon les paramètres du champ optionnel, les comptes peuvent inclure :

• Pour les détails de la facture :
  • Comptes de produits (factures sommaires et d’articles)
  • Comptes des stocks (factures d’articles).
  • Comptes de coût des marchandises vendues (factures d’articles).
• Pour les en-têtes de facture :
  • Compte contrôle de CC
  • Contrôle de retenue de garantie
  • Taxe de vente
  • Acompte client
  • Remises sur paiements
  • Gain de change ou gain de change réalisé (y compris l’arrondi).
  • Perte de change ou perte de change réalisée (y compris l’arrondi).
  • Saisie des encaissements
  • Encaissements