Dans la plupart des cas, une transaction de paiement est l’information dont le module Comptes fournisseurs a besoin pour imprimer un chèque pour un fournisseur et mettre à jour l’information du chèque dans le compte du fournisseur.
Néanmoins, l’écran Saisie des paiements de CF vous permet de saisir quatre types de transactions :
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Paiement. Enregistre un paiement par chèque, au comptant ou tout autre type de paiement de transactions impayées. Vous pouvez imprimer le chèque à partir de l'écran Saisie des paiements de CF ou taper le numéro d’un chèque déjà émis.
Le programme affiche les transactions en suspens d’un fournisseur (factures, notes de débit, frais d’intérêt), et vous choisissez les transactions pour lesquelles vous voulez effectuer un paiement intégral ou partiel.
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Paiement anticipé. Enregistre un chèque ou autre type de paiement pour effectuer le paiement anticipé d’une facture. Vous pouvez imprimer le chèque à partir de l'écran Saisie des paiements de CF ou taper le numéro d’un chèque déjà émis.
Un paiement anticipé paie un achat avant l’émission de la facture s’y rapportant. Lorsque vous recevez la facture, saisissez-la à l’aide de l’écran Saisie des factures de CF puis reportez-la. Le paiement anticipé sera ensuite imputé à la facture.
- Imputer document. Vous permet d’imputer un paiement postdaté ou une note de crédit postdatée à une facture, une note de débit ou des frais d’intérêt.
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Paiement divers. Vous permet de saisir une facture au même moment où vous saisissez le paiement pour les fournisseurs de Comptes fournisseurs ou pour un fournisseur occasionnel pour lequel vous n’avez configuré d’enregistrement fournisseur.
Vous saisissez les détails de l’achat dans la table de saisie des détails de la même manière que vous saisissez une facture. La ventilation débite les comptes du grand livre que vous avez spécifiés et crédite le compte bancaire.
Conseil : Si vous avez un grand nombre de fournisseurs occasionnels, vous devriez ajouter un dossier de fournisseurs divers pour que vous puissiez traiter des paiements dans l'écran Créer lot de paiements de CF et pour garder des statistiques sur cette catégorie de fournisseurs. Assurez-vous de choisir l’option Créer des paiements séparés pour chaque facture pour le fournisseur divers (dans l’onglet Traitement de l’écran Fournisseurs de CF).
Si vous saisissez un paiement pour un fournisseur occasionnel, pour lequel vous ne créez pas d’enregistrement fournisseur, Comptes fournisseurs ne crée pas de facture lorsque vous reportez le paiement.