Si vous avez configuré des champs optionnels pour l'ensemble du système dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs, vous pouvez définir des champs optionnels pour l'écran Saisie des factures de CF.
Vous définissez les champs optionnels pour les factures et les détails de la facture dans l'écran Options de CF à partir du menu Configuration de CF. Pour en savoir plus, consultez Écran Champs optionnels de CF.
Lorsque vous saisissez une nouvelle facture, note de débit ou note de crédit, Comptes fournisseurs affiche tous les champs de facture optionnels sélectionnés pour l'insertion automatique, ainsi que leurs valeurs par défaut.
La colonne Champs optionnels dans la table de saisie des détails à l'onglet Document de l'écran Saisie des factures indique si un document sélectionné utilise des champs optionnels.
Remarque : Cet indicateur est sélectionné par le programme. Vous ne pouvez ni le sélectionner ni l'effacer. Si vous supprimez tous les champs optionnels associés au document, le programme repositionne l'indicateur Champs optionnels.
Assigner des champs optionnels à des documents
Vous pouvez visualiser ou modifier les champs optionnels assignés à une facture, note de débit ou note de crédit, comme suit :
- Pour consulter ou assigner des champs optionnels à un document, utilisez l'onglet Champs optionnels dans l'écran Saisie des factures. Suite...
- Pour visualiser ou assigner des champs optionnels pour un détail du document, vous utilisez un écran contextuel Champ optionnel. Sélectionnez le détail dans la table de saisie des détails à l'onglet Document, puis cliquez sur la colonne Champs optionnels pour ouvrir l'écran Champs optionnels du détail.
Lorsque vous saisissez les détails d'un document pour la première fois, le programme passe la valeur champ optionnel sur Oui si au moins un champ optionnel de détail de facture est configuré pour l'insertion automatique dans les détails de la facture.
Remarque : Comptes fournisseurs positionne cet indicateur—vous ne pouvez ni le cocher ni le décocher. Si vous supprimez tous les champs optionnels associés au détail, le programme repositionne l'indicateur Champs optionnels.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs optionnels pour le détail de la facture. Cependant, vous ne pouvez ajouter que des champs optionnels ayant été définis pour les détails de la facture à l'écran Champs optionnels dans le menu Configuration de CF.
Vous pouvez modifier la valeur affichée pour un champ optionnel comme suit :
- Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur que vous avez définie pour le champ optionnel. Vous ne pouvez laisser la valeur en blanc que si le champ optionnel autorise des blancs.
- Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez soit sélectionner une valeur que vous avez définie pour le champ optionnel ou saisir toute valeur qui corresponde au type de champ optionnel et qui ne dépasse pas la longueur indiquée pour le champ.
Champs optionnels pour les détails de tâche connexe
Sur une facture de tâche connexe, si les champs optionnels de détail sont identiques aux champs optionnels utilisés pour le projet de contrat sous Gestion de projet, Comptes fournisseurs utilise les valeurs du champ optionnel d'un projet en tant que valeurs par défaut pour les détails.
Si un champ optionnel que vous assignez à un détail de la facture n'est pas utilisé dans le projet de contrat, la valeur par défaut de l'enregistrement de champ optionnel apparaît.
Si les champs optionnels correspondent aux champs optionnels définis pour Gestion de projet, les données du champ optionnel sont transmises à Gestion de projet lorsque vous reportez la facture.
Champs optionnels pour les détails de document de retenue
Sur les documents de retenue, les champs optionnels et valeurs spécifiés sur les documents originaux sont utilisés par défaut pour les factures de retenue connexes, les notes de crédit de retenue et les notes de débit de retenue, que vous saisissiez les documents de retenue manuellement ou en les créant via Créer lot de retenue.
Mise à jour du Grand livre
Comptes fournisseurs transfère les renseignements du champ optionnel vers le Grand livre lorsque vous créez des transactions pour un Grand livre si :
- Dans l’enregistrement de configuration des champs optionnels, vous avez indiqué que les données des champs seront transmises au compte du Grand livre.
- Vous définissez les mêmes champs optionnels pour les factures et le détail de la facture que vous avez définis dans les détails de la transaction et dans l'enregistrement du compte de Grand livre.
Les comptes de Grand livre peuvent inclure ce qui suit :
- Compte de contrôle des comptes fournisseurs
- Taxe à récupérer
- Taxe débitée
- Remise sur achat
- Paiement anticipé
- Retenue
- Gain de change réalisé
- Perte de change réalisée
- Arrondi