Comptes fournisseurs peut afficher des renseignements statistiques pour les comptes de fournisseur, et les groupes de fournisseurs pour l'année courante et pour toutes les années précédentes pour lesquelles vous conservez des données. Vous ajoutez les renseignements historiques dont vous avez besoin lors de la configuration. Comptes fournisseurs met ensuite automatiquement à jour les renseignements statistiques chaque fois que vous reportez des transactions.
Pour configurer correctement votre système de Comptes fournisseurs, vous devez saisir et reporter les soldes d'ouverture de l'exercice courant dans vos comptes de fournisseur. Si vous procédez à une configuration pendant l'exercice fiscal, vous devez également saisir et reporter les chiffres pour l'exercice courant, jusqu'à la date présente, ainsi que toutes les transactions impayées. Si vous souhaitez afficher et imprimer des rapports de données de l'exercice précédent, vous devez également saisir ces chiffres pendant la configuration.
Remarque : Vous devez supprimer tous les lots du livre auxiliaire général créés d'après le report des transactions historiques. Si vous les reportez sur votre livre auxiliaire général, vous produirez des doubles des transactions reportées.
Saisir des soldes de factures impayées dans les comptes de fournisseur
Vous créez les soldes d'ouverture dans vos comptes de fournisseur en les saisissant comme des factures à l'aide de l'écran Saisie des factures, puis en les reportant.
La facture de solde d'ouverture doit utiliser la première date de l'exercice fiscal courant en tant que date de transaction (document). Vous pouvez également importer les chiffres à partir d'une feuille de calcul ou d'un programme autre que Sage 300.
Saisir les transactions de l’exercice courant
Lorsque vous configurez un système de Comptes fournisseurs pendant l'exercice fiscal, vous devez saisir les données de transaction pour le cumul annuel à ce jour.
Vous pouvez également utiliser une des méthodes suivantes pour ajouter des transactions de l'année en cours :
- Saisissez des données directement dans Comptes fournisseurs.
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Importez des données, puis reportez-les en utilisant une des méthodes suivantes :
- Reportez toutes les transactions de l'exercice courant d'un seul coup, période par période.
Ceci permet d'obtenir l'ensemble des détails pour les transactions de l'année courante.
- Reportez toutes les transactions pour la période comptable en cours, ainsi que les variations dans chaque facture de fournisseur et total de paiement pour chacune des périodes les plus anciennes dans l'exercice courant.
Cette méthode fournit des détails complets pour les transactions de la période courante et crée des soldes précis pour les périodes précédentes dans l'exercice courant.
- Reportez les variations dans chaque facture de fournisseur et total de paiement pour chacune des périodes de l'exercice courant.
Cette méthode produit des soldes précis pour chaque compte dans chaque période de l'exercice courant, mais ne fournit pas de détails de transaction pour les rapports de piste d'audit.
- Reportez la variation entre le solde d'ouverture et le solde en cours pour chaque compte de fournisseur.
Cette méthode est la plus rapide pour saisir les données, mais elle ne permet pas d'obtenir des détails de transaction pour les rapports de piste d'audit.
- Reportez toutes les transactions de l'exercice courant d'un seul coup, période par période.
Saisir des statistiques pour les années précédentes
Si vous devez ajouter un historique d'achat pour les années précédentes dans un nouveau système de Comptes fournisseurs, vous pouvez l'ajouter rapidement, ou l'importer, en utilisant les écrans Fournisseurs et Groupes de fournisseurs.
Vous saisissez les statistiques en fonction des périodes et exercices spécifiés pour les options à des fins de conservation des données.
Pour chaque fournisseur et groupe de fournisseurs, vous pouvez saisir le montant et le nombre des transactions suivantes :
- Factures
- Paiements
- Remises appliquées
- Remises perdues
- Notes de crédit
- Notes de débit
- Ajustements
- Factures payées
Vous pouvez également saisir les informations suivantes :
- Le montant et la date du solde minimum et maximum pour l'exercice en cours et l'exercice précédent
- La facture la plus importante pour l'exercice en cours et l'exercice précédent
- Le montant et la date du/de la dernier/ère :
- Facture
- Paiement
- Note de crédit
- Note de débit
- Ajustement
- Remise
- Le montant total de facture payé, nombre de chèques, paiement moyen, délais de paiement et moyenne des délais de paiement.
Si vous n'avez pas besoin de données historiques immédiatement, il n'est pas nécessaire de les ajouter lorsque vous configurez un système de Comptes fournisseurs. Les chiffres sont mis à jour automatiquement chaque fois que vous reportez des transactions.