Vous pouvez importer des lots de factures, d’encaissements, de remboursements et d’ajustements créés dans des programmes autres que Sage 300 et dans des livres auxiliaires Sage 300 à distance.
Comptes clients traite les lots importés comme des lots réguliers et, si vous choisissez l’option permettant la modification des lots importés dans l’écran Options de CC, vous pouvez modifier les lots importés dans les écrans de saisie des transactions.
Vous pouvez également exporter des lots de transactions vers d’autres programmes depuis Comptes clients. Vous pourriez par exemple exporter des données vers un tableur pour les analyser. Vous pouvez également exporter les lots de transactions périodiques pour les importer plus tard.
Le module Comptes clients permet de créer des fichiers d’exportation dans plusieurs formats, dont Microsoft Excel, Microsoft Access, Valeurs séparées par des virgules, ODBC et XML. Vous sélectionnez le format voulu lorsque vous exportez les données.
Vous pouvez également créer des fichiers à importer dans l’un de ces programmes ou formats, à condition de structurer vos données d’une manière que Comptes clients peut lire. Au cours du processus d’importation, Comptes clients vérifie les données dans le fichier externe et annule l’importation s’il trouve certaines erreurs.
Conseil : Pour savoir exactement comment formater les enregistrements à importer, nous vous conseillons d’exporter tout d’abord des enregistrements à partir des données exemples fournies par Comptes clients, en indiquant le format dans lequel vous souhaitez importer vos données.
Sage 300 possède un outil que vous pouvez utiliser pour voir les champs que vous pouvez importer et exporter de tout enregistrement de Comptes clients. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Afficher une liste de champs que vous pouvez importer et exporter.
Pour obtenir plus de renseignements sur les formats des fichiers, l’utilisation des scripts et critères et les étapes à suivre pour importer et exporter des données, consultez l’aide de Gestionnaire de système.
Pour obtenir plus de renseignements sur l’importation et l’exportation d’enregistrements de configuration, clients, groupes de clients et comptes nationaux, consultez À propos de l'importation et exportation d'enregistrements de Comptes clients.
Importation de lots
Avertissement! Une importation inadaptée peut endommager vos données. N’importez pas de données comptables sans mettre en place de contrôle manuel et de procédures de vérification.
Lorsque vous importez des factures, des encaissements, des remboursements et des ajustements, vous devez d’abord choisir le lot de destination dans Comptes clients. Ouvrez par exemple l’écran Saisie des factures puis sélectionnez un lot existant ou créez un nouveau lot.
Pour importer, cliquez sur Fichier > Importation, et indiquez le fichier à importer. Vous ne pouvez importer qu’un seul lot à la fois et vous devez indiquer le format dans lequel le fichier a été créé.
Si vous utilisez la comptabilité multidevise, vous ne pouvez importer un lot d’encaissements que dans un autre lot d’encaissements dont la banque utilise les mêmes devises que celles des encaissements du lot importé.
Lorsque vous importez des lots de factures, d’encaissements, de remboursements et d’ajustements, vous ne pouvez qu’insérer des enregistrements.
Les options Insérer et mettre à jour et Mettre à jour uniquement ne sont pas disponibles pour les transactions.
Après avoir importé un lot, imprimez toujours la liste des lots et comparez-la scrupuleusement à vos documents originaux. Nous vous conseillons de supprimer le lot dans le programme dans lequel vous l’avez créé pour éviter de l’importer deux fois par accident.
Exportation de lots
Pour exporter un lot, créez ou sélectionnez le lot puis cliquez sur Fichier > Exportation dans les écrans de saisie des transactions.
Vous n’avez pas à exporter un lot entier à chaque fois. Vous pouvez définir des critères d’exportation de plusieurs transactions et pouvez indiquer des renseignements portant sur la transaction à exporter dans votre autre programme. Par exemple, lorsque vous exportez des enregistrements de clients, vous pouvez choisir entre trois portions différentes de données : Client, Statistiques et Commentaire.
Remarque : Les statistiques n’apparaissent sur la liste que si l’option Permettre la modification des statistiques est sélectionnée dans l’écran Options de CC.
Important! Si vous exportez des lots que vous souhaitez réimporter ensuite dans Comptes clients, changez le numéro des documents dans le lot d’exportation avant de l’importer. Ainsi, vous n’importerez pas de numéros de documents identiques que vous ne pourrez pas reporter dans Comptes clients.