Saisir une facture associée à une tâche

Vous pouvez saisir des factures dans Comptes fournisseurs, qui mettront à jour les tâches que vous gérez à l’aide de Gestion de projet.

Important! Les factures peuvent concerner ou non des tâches connexes. Vous ne pouvez pas saisir une facture mixe.

Conseil : Pour empêcher le programme d’insérer une ligne de ventilation par défaut, sélectionnez Nil comme option Ventiler par dans l’enregistrement du fournisseur. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous devez supprimer la ligne de ventilation par défaut sur chaque facture avant de pouvoir saisir une facture de tâche connexe.

  • Assurez-vous d’avoir tous les renseignements pour chaque document que vous voulez saisir, y compris le numéro fournisseur, le numéro de document, la date et le numéro de commande fournisseur, le cas échéant.
  • Déterminez le contrat, le projet, la catégorie et la ressource pour chaque détail.
  • Trouvez le type et le taux de facturation pour chaque détail.
  • Trouvez le type de taux, la date de taux et taux de change à utiliser pour chaque document de tâche connexe et, au besoin, mettez à jour les données de devise et les taux de change dans Services communs.
  • Si la retenue de garantie s’applique au document, trouvez le pourcentage ou le montant de retenue, le délai de garantie, la date d’échéance de retenue et les modalités de retenue, et s’il faut utiliser le taux de change du document original ou le taux de change actuel lorsque vous traitez la retenue impayée.

  • Assurez-vous que vous êtes familiarisé avec le processus de saisie de facture standard. Ces instructions se concentrent sur les différences avec le processus habituel.

    Pour obtenir de l’aide pour la saisie de facture standard, consultez Saisir une facture.

Pour saisir une facture de tâche connexe :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Transactions de C.F. > Saisie des factures.

  2. Saisissez le numéro fournisseur et les autres renseignements sur l’en-tête, comme à votre habitude.

  3. Sélectionnez l'option Tâche connexe.

    Remarque : Si l’option est estompée, supprimez la ligne de ventilation par défaut de la table de détails.

    Des champs supplémentaires apparaissent avec des noms de Niveau 1, Niveau 2 et Niveau 3 précisés sur l’écran Options de GP. Comptes fournisseurs utilise les noms, le contrat, le projet et la catégorie (et leurs pluriels) par défaut, respectivement, à moins que Gestion de projet ne précise d’autres noms.

  4. Dans la table de détails, pour chaque détail :

    1. Précisez le contrat, le projet, la catégorie et la ressource dans le champ associé.

      Selon le type de projet, Comptes fournisseurs peut afficher le type de facturation, le taux de facturation, le numéro d'article de CC, l’unité de mesure, le compte du Grand livre et le coût unitaire par défaut du contrat.

    2. Mettez à jour le type de facturation, le taux de facturation, le numéro d'article de CC, l’unité de mesure, le compte du Grand livre et le coût unitaire, au besoin.

    3. Dans le champ Quantité, saisissez la quantité de ressources pour laquelle votre fournisseur émet une facture.

      Saisissez les quantités dans l’unité de mesure précisée pour le détail.

    4. Si vous utilisez des champs optionnels, saisissez les codes des champs optionnels à utiliser pour le détail.

      Les champs optionnels utilisés pour le projet, la catégorie ou la ressource dans Gestion de projet apparaissent comme valeurs par défaut, mais vous pouvez les changer.

  5. Complétez le reste des onglets et des champs comme vous le feriez pour toute autre facture, note de crédit ou note de débit.

    Remarque : Dans l’onglet Champs optionnels, Comptes fournisseurs affiche les champs optionnels utilisés pour le contrat dans Gestion de projet, mais vous pouvez les changer.

  6. Cliquez sur Ajouter lorsque vous avez terminé.