Vous pouvez utiliser l'écran de Saisie des factures de C.F. pour créer de nouveaux lots pour les factures, notes de crédit, notes de débit et frais d'intérêt.
Vous utilisez l'écran de Saisie des factures de C.F. pour ajouter ces documents aux lots de factures. Vous pouvez ajouter quatre types de document dans un seul lot ou utiliser des lots distincts par type.
Vous pouvez également ajouter des factures de retenue, des notes de crédit de retenue et des notes de débit de retenue manuellement, si vous ne souhaitez pas utiliser l'écran Créer lot de retenue de CF pour générer ces documents automatiquement.
Renseignements saisis dans documents sur l'écran Saisie des factures
Pour chaque facture, note de débit, note de crédit ou facture d'intérêt, rendez-vous sur l'écran Facture de C.F., puis saisissez :
-
Renseignements d'en-tête pour le document (transaction).
Les renseignements d'en-tête incluent le numéro du fournisseur, le type et la date du document, l'adresse de paiement, le groupe de taxes, les modalités de paiement et d'autres données qui sont identiques pour l'ensemble du document.
- Informations sur la taxe.
- Renseignements de détail pour ventiler les montants du document et de taxe sur les comptes du Grand livre.
Avec chaque document, vous pouvez également saisir :
- Montants de paiement, dates et renseignements de remise pour chaque paiement échelonné (paiements échelonnés).
- Renseignements dans les champs optionnels, si vous utilisez Sage 300 Transaction Analysis and Optional Field Creator et si vous avez défini des champs optionnels à utiliser avec des factures.
Mode rapide
Vous pouvez utiliser le paramètre Mode rapide de saisie de facture pour gagner du temps lors de la saisie des données. Lorsque vous utilisez ce paramètre, Comptes fournisseurs copie les champs sélectionnés de la transaction ou du détail précédent vers la nouvelle transaction ou le nouveau détail, vous n'avez donc pas à les ressaisir. Pour en savoir plus, consultez Commandes du menu.
Livres auxiliaires multidevises
Si vous utilisez la comptabilité multidevises, le code de devise du fournisseur et le taux de change apparaissent dans l'onglet Document lorsque vous saisissez le numéro du fournisseur. Vous saisissez tous les montants dans la devise du fournisseur, que vous ne pouvez pas modifier.
Conseil : Les lots dans les livres auxiliaires multidevises peuvent contenir des documents en plus d'une devise. Cependant, vous voudrez éventuellement regrouper les documents en lots distincts selon la devise d'origine du fournisseur.
Si le fournisseur n'utilise pas la devise fonctionnelle, un onglet Taux apparaît. Vous utilisez l'onglet Taux pour modifier le taux de change, le type de taux et la date du taux pour une facture, si nécessaire.
Lorsque vous entrez une note de crédit ou de débit pour une facture précise, le taux de change d’origine utilisé pour la facture s’affiche dans l'onglet Taux.
Remarque : Si vous devez modifier le groupe de taxes pour un fournisseur multidevise, vous devez choisir un autre groupe de taxe qui utilise aussi la devise du fournisseur.
Modifier des factures, notes de crédit et notes de débit non reportées
Vous pouvez modifier ou corriger des lots de factures impayées, y compris des lots d'erreur créés pendant le report.
Si vous souhaitez modifier des lots créés sous d'autres programmes Sage 300 ou des programmes non-Sage 300, vous devez sélectionner l'option Permettre la modification des lots importés dans l'écran Options de CF.
Factures, notes de crédit et notes de débit de tâche connexe
Si vous utilisez Gestion de projet de Sage 300, vous pouvez saisir des facture, notes de débit et notes de crédit qui mettent à jour des projets dans ce programme lorsque vous reportez les documents dans Comptes fournisseurs.
Lorsque vous saisissez un document de tâche connexe, vous devez :
- Sélectionner l'option Gestion de projet.
- Identifier le contrat, projet et la catégorie pour chaque détail saisi.
Remarque : Les détails de la facture peuvent être de tâches connexes ou non —vous ne pouvez pas saisir une facture avec les deux types de détails.
Lorsque vous reportez des factures de tâche connexe, Comptes fournisseurs :
- Met à jour le projet dans Sage 300.
- Crée des écritures de journal pour mettre à jour les comptes de Travaux en cours et Contrôle des paiements dans le Grand livre.