Remarque : Les champs optionnels sont disponibles si vous utilisez Transaction Analysis and Optional Field Creator de Sage (Analyse de transaction et créateur de champ optionnel).
Les champs optionnels vous permettent de conserver des données personnalisées avec vos enregistrements et transactions. Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour chaque type d’enregistrement ou de transaction de Comptes fournisseurs, pourvu que les champs optionnels soient configurés dans Services communs en vue d'être utilisés sur votre système.
Vous pouvez modifier la valeur par défaut et l’état d’insertion automatique d’un champ optionnel à tout moment. Si le champ optionnel est validé, sélectionnez une valeur définie pour le champ optionnel dans Services communs.
Toutes les modifications apportées à un champ optionnel affectent uniquement les enregistrements ou les transactions ajoutées après avoir apporté la modification.
Avant de commencer
- Veillez à ce que le champ optionnel à utiliser dans Comptes fournisseurs soit configuré pour être employé dans l’ensemble du système, dans Services communs.
- Si un champ optionnel à supprimer est attribué à un enregistrement ou à une transaction, modifiez l’enregistrement ou la transaction pour supprimer le champ optionnel ou reporter le lot qui contient la transaction.
Pour configurer un champ optionnel à utiliser dans Comptes fournisseurs, procédez comme suit :
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Comptes fournisseurs > Configuration de C.F. > Champs optionnels.
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Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel. Suite...
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Utilisez le Dépisteur
Remarque : Si vous souhaitez conserver les données de champ optionnel de Comptes fournisseurs lorsque vous créez des lots pour Grand livre, utilisez les mêmes champs optionnels pour les transactions de Comptes fournisseurs que ceux que vous utilisez dans Grand livre.
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Si vous souhaitez indiquer une valeur par défaut pour le champ optionnel, procédez comme suit :
- Double-cliquez sur la colonne Valeur définie afin d'afficher la valeur « Oui » pour un champ optionnel sélectionné.
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Dans le champ Valeur par défaut, saisissez ou sélectionnez la valeur que le programme affichera en tant que valeur par défaut pour le champ optionnel. Suite...
Lorsque vous indiquez une valeur provenant de Services communs, le programme affiche la description de la valeur.
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Pour indiquer que le champ optionnel doit être utilisé dans les enregistrements et les transactions pour lesquelles il a été créé, double-cliquez sur le champ Requis.
Si un champ optionnel ne disposant pas de valeur par défaut est requis lors de la saisie de données, renseignez le champ avant de procéder.
- Pour afficher le champ optionnel et sa valeur par défaut lorsque vous définissez de nouveaux enregistrements ou saisissez des transactions sur l’écran pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel, sélectionnez Oui dans le champ À insérer.
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Cliquez sur le bouton Paramètres, s’il est disponible, pour indiquer des paramètres supplémentaires correspondant au champ optionnel.
Un autre écran s’affichera, répertoriant tous les groupes de comptes affectés lorsque vous reportez des transactions correspondant au type pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel. L’écran permet de préciser les données suivantes :
- Les groupes de comptes dont les valeurs sont transmises au grand livre lorsque vous reportez des transactions qui incluent le champ optionnel.
- Si Comptes fournisseurs est autorisé à transmettre les données de champ optionnel pour les transactions de tâches connexes à Gestion de projet, en cas d’utilisation de Gestion de projet de Sage 300.
Remarque : Si les champs optionnels des transactions reportées correspondent aux champs optionnels définis pour les facturations de Gestion de projet, les données de champ optionnel seront envoyées à ce programme.
- Cliquez sur Ajouter (ou Sauvegarder).
Pour modifier un champ optionnel :
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Comptes fournisseurs > Configuration de C.F. > Champs optionnels.
- Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel.
- Apportez les modifications dont vous avez besoin dans le tableau.
- Utilisez le bouton Paramètres pour sélectionner le type de comptes du grand livre auquel les données de champ optionnel peuvent être transmises, ou pour indiquer si lesdites données peuvent être transmises à Gestion de projet.
- Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les modifications.
Pour supprimer un champ optionnel :
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Comptes fournisseurs > Configuration de C.F. > Champs optionnels.
- Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez supprimer le champ optionnel.
- Dans le tableau, sélectionnez (mettez en surbrillance) le champ optionnel que vous souhaitez supprimer.
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Cliquez sur le bouton Supprimer ou appuyez sur la touche Suppr de votre clavier.
Si un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression, cliquez sur Oui.
Après avoir ajouté, modifié ou supprimé des champs optionnels
Imprimez le rapport Champs optionnels pour vérifier les nouvelles données d’enregistrement et mettre à jour les enregistrements que vous avez imprimés.