Comptes fournisseurs vous permet de comptabiliser la retenue (ou retenue de garantie) qui se produit lorsque votre fournisseur retient un pourcentage d’un montant facturé, généralement par consentement mutuel ou conformément à une loi (telle qu’une loi sur les privilèges des bâtisseurs).
Le traitement de la retenue se réalise en deux étapes :
- D’abord, vous reportez une facture, note de débit ou note de crédit qui précise une retenue (retenue de garantie) pour le document.
- Ensuite, vous reportez une facture, note de débit ou note de crédit de retenue distincte afin de facturer le montant de retenue à payer.
Saisir des documents originaux comportant une retenue
Un document original dans Sage 300 est une facture, note de débit ou note de crédit de laquelle la retenue provient.
Vous saisissez la facture, note de débit ou note de crédit en utilisant l’écran Saisie des factures, comme d’habitude. Cependant, vous devez sélectionner l’option Retenue pour indiquer qu’une retenue s’applique au document.
Remarque : L'option Retenue s'affiche seulement si vous avez sélectionné l'option Comptabiliser retenue de garantie dans votre système Comptes fournisseurs.
Comptes fournisseurs affiche ensuite le pourcentage de retenue, le délai de garantie, le taux et les modalités de la retenue à partir de l’enregistrement du fournisseur. À moins que le document soit associé à une tâche connexe, vous pouvez modifier ces facteurs de retenue pour un document donné, comme suit :
- Montant de retenue. Pour calculer le montant de retenue de garantie, Comptes fournisseurs multiplie le montant du document (ou le total du document si la taxe est incluse dans la retenue) par le pourcentage de retenue. Vous pouvez saisir un nouveau montant de retenue, au besoin. Lorsque vous entrez un montant pour remplacer un montant calculé, Comptes fournisseurs recalcule le pourcentage de retenue.
Le montant de retenue est soustrait du montant du document (ou le total du document) pour calculer le montant à payer.
- Date d’échéance de la retenue. Comptes fournisseurs calcule la date d’échéance de la retenue (la date à laquelle la retenue en cours doit être facturée) en additionnant le nombre de jours dans le délai de garantie à la date du document original. Vous pouvez entrer une autre date d'échéance si vous le désirez.
- Pourcentage de retenue. Comptes fournisseurs utilise le pourcentage de retenue pour calculer le montant de retenue de garantie.
Vous pouvez entrer un autre pourcentage de retenue dans le champ Pourcentage-Retenue. Lorsque vous entrez un nouveau pourcentage, Comptes fournisseurs recalcule le montant de retenue.
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Taux de retenue. Utilisez ce champ pour préciser la méthode que Comptes fournisseurs utilisera pour déterminer le taux de change du document de retenue à traiter. Vous pouvez choisir une des méthodes suivantes :
- Utiliser taux de change du document original. Utilise le même taux que celui du document que vous traitez.
- Utiliser taux de change courant. Utilise le taux en vigueur lorsque vous traitez le document de retenue pour compenser la retenue impayée.
- Modalités de retenue. Vous pouvez utiliser des modalités différentes (utilisées pour traiter les factures de retenues impayées) de celles utilisées dans le document initial à partir duquel vous avez appliqué la retenue.
Comptes fournisseurs affiche le code spécifié pour les modalités de retenue dans l'enregistrement du client, mais vous pouvez changer les modalités du document.
- Délai de garantie. Comptes fournisseurs utilise le délai de garantie pour calculer la date d’échéance du document de retenue. Lorsque vous changez le délai de garantie, Comptes fournisseurs recalcule la date d’échéance de retenue ou vice versa.
Transactions d'imputation de documents
Lorsque vous imputez des notes de débit ou notes de crédit originales qui incluent une retenue dans Saisie des factures, ou lorsque vous imputez des notes de crédit dans Saisie des paiements, seuls les soldes du document original sont affectés. Les montants de retenue impayés demeurent avec les documents originaux jusqu’à ce que vous reportiez des documents ou ajustements de retenue pour supprimer la retenue impayée.
Retenue de tâche connexe
Si le document est associé à une tâche, vous saisissez le taux de change de retenue et les modalités de retenue au niveau du document. Cependant, puisque les montants de retenue impayés sont suivis séparément pour chaque détail de tâche connexe, vous saisissez une date d’échéance, période de retenue et un montant de retenue ou pourcentage de retenue distincts pour chaque détail sur un document de tâche connexe.
Taxes sur la retenue
Les taxes sur la retenue sont traitées conformément à l’option Déclarer taxe sélectionnée dans l’écran Options de C.F. L’option permet les alternatives suivantes :
- Au moment du document original. Si vous sélectionnez cette option, Comptes fournisseurs calcule et déclare (reporte) la taxe sur la retenue lorsque vous reportez un document original qui renferme la retenue.
- Selon l’autorité fiscale. Si vous sélectionnez cette option, Comptes fournisseurs calcule la taxe lorsque vous reportez un document original, mais déclare (reporte) la taxe pour chaque autorité fiscale. Les exigences de la déclaration de taxe pour chaque autorité fiscale sont spécifiées à l'option Déclarer taxe sur retenue dans Services de taxes. L'autorité fiscale peut spécifier Aucune déclaration, Au moment du document retenue ou au moment du document original.
Certaines autorités fiscales exigent que vous déclariez la taxe lorsque vous reportez un document de retenue, d’autres vous permettent de la déclarer lorsque vous reportez un document original auquel la retenue s’applique.
Si l’autorité fiscale déclare la taxe Au moment du document original, le montant de taxe est calculé et les rapports de suivi de taxe sont immédiatement actualisés lorsque vous reportez les documents d’origine.
Si l'autorité fiscale déclare la taxe Au moment du document de retenue, le montant de taxe est calculé lorsque vous reportez le document original, mais il n'est pas déclaré tant que vous ne reportez pas le document de retenue.
Pour déclarer la taxe, Comptes fournisseurs reporte des montants de taxe au compte de taxe à payer et met à jour les rapports de suivi de taxe. Le choix du moment de la taxe à payer sur les retenues varie selon l'autorité fiscale.
Reporter des factures, notes de débit et notes de crédit initiales
Lorsque vous reportez le document de retenue initial, Comptes fournisseurs déduit la retenue du total du document et reporte le montant dans le compte de contrôle de retenue.
Par exemple, si vous saisissez une facture d'un montant de 10 000 $ avec une retenue de 10%, une facture d'un montant de 9 000$ est reportée avec une retenue à payer de 1 000 $.
Le montant de retenue reste dans le compte de contrôle jusqu'à ce que vous le facturiez conformément à :
- La période de retenue ou la date d'échéance de la retenue spécifiées pour la facture.
- Le nombre de jours à l’avance spécifié dans l’écran Options de CF pour la création de documents de retenue.
Ajuster des documents initiaux
La saisie des ajustements vous permet d’ajuster la retenue liée aux factures, notes de débit et notes de crédit reportées, comme suit :
- Pour changer le montant de retenue pour un document original, vous utilisez la table de saisie de détail pour ajuster chaque détail ou ajouter un nouveau détail qui inclut la retenue. Saisissez le montant d’ajustement de retenue dans les champs de débit de retenue ou de crédit de retenue de la table.
Vous pouvez également ajouter une retenue à un document qui n’incluait pas la retenue. Vous saisissez la date d’échéance de retenue, ainsi que le montant de la retenue, pour chaque détail sur la table de saisie de détail. Vous saisissez également les modalités de retenue et le taux de change de retenue pour le document, si vous ajoutez une retenue à un document pour la première fois.
- Vous spécifiez les options de modalités de retenue et le taux de change de retenue pour l’ensemble du document dans l’onglet Retenue.
Remarque : Si la retenue est incluse dans le document original, Comptes fournisseurs utilise le paramètre de taux de change de retenue du document original.
- Si vous ajoutez un nouveau détail auquel une retenue s’applique, le détail du document de retenue hérite de l’état Remise autorisée à partir du code de ventilation utilisé dans le détail d’ajustement.
Si vous n’utilisez pas de code de ventilation dans le détail d’ajustement, le détail de retenue autorise la remise par défaut.
- Vous pouvez changer le montant de retenue et ajouter ou modifier les détails du document. Comptes fournisseurs crée alors deux saisies : une pour l’ajustement de détail, et l’autre pour l’ajustement de retenue. Il ne crée pas de saisie composée.
Lorsque vous reportez l’ajustement, Comptes fournisseurs ajuste le compte de retenue impayée.
Veuillez noter que Comptes fournisseurs ne calcule pas la retenue sur les transactions d'ajustement. Vous devez saisir la retenue manuellement, que vous l'ajoutiez pour la première fois ou que vous ajustiez des notes de crédit ou débit de retenue existantes.
Facturer la retenue impayée
Vous facturez les montants de retenue impayés, ou retenues de garantie, manuellement, à l’aide de l’écran Saisie des factures, ou automatiquement, à l’aide de l’écran Créer lot de retenues de garantie. Si vous avez reporté des notes de débit et notes de crédit auxquelles des retenues s’appliquent, vous créez également des notes de débit et notes de crédit de retenue en utilisant l’écran de Saisie des factures et l’écran Créer lot de retenues de garantie.
Facturer la retenue manuellement
Vous utilisez normalement l’écran Créer lot de retenues de garantie pour facturer périodiquement les retenues. Cependant, Comptes fournisseurs vous permet également de traiter manuellement les retenues impayées.
Pour facturer manuellement une retenue impayée, ou pour traiter manuellement une note de crédit ou note de débit afin d’effacer un montant de retenue impayé, vous utilisez l’écran Saisie des factures.
Vous saisissez des renseignements pour la facture, note de crédit ou note de débit de retenue, comme d’habitude. Pour facturer une retenue, vous devez :
- Sélectionner Sommaire comme type de détail. (Les documents de retenue sont des documents sommaires.)
-
Sélectionner Facture de retenue, Note de crédit de retenue ou Note de débit de retenue comme type de document, conformément au document de retenue original pour lequel vous traitez maintenant une retenue impayée. (Ces options ne sont pas disponibles si vous sélectionnez le type de détail Article.)
Puisque la retenue impayée reste associée au document de retenue original, vous devez utiliser une facture de retenue si le document original était une facture, une note de débit de retenue si le document original était une note de crédit, et une note de débit de retenue si le document original était une note de débit.
Utilisez les champs Document original pour spécifier le document de retenue original pour lequel vous facturez la retenue impayée.
Lorsque vous reportez des documents de retenue (factures, notes de crédit ou notes de débit), Comptes fournisseurs transfère les montants de retenue impayés du compte de contrôle de retenue au compte de contrôle des sommes à payer.
Consulter les renseignements de retenue
Vous pouvez consulter les renseignements de retenue sur les écrans et rapports suivants :
- Écran Activité du fournisseur. Pour examiner les relations entre les documents de retenue, vous pouvez utilisez l’onglet Transactions dans l’écran Activité du fournisseur.
Sélectionnez une transaction de retenue, puis cliquez sur :
- Le bouton Document pour ouvrir le document dans l’écran de saisie des transactions.
- Le bouton Ouvrir pour afficher les renseignements du document de retenue dans l’écran Données du document distinct.
L’écran Données du document affiche :
- Le montant de retenue original et la date d’échéance de la retenue.
- Le montant de la retenue impayée (dans le champ Montant de retenue), le cas échéant.
- Les documents de retenue utilisés pour compenser le montant de retenue impayé pour le document original, si vous en avez traité (dans la table Activité des articles).
- Écran Fournisseurs. Le champ Retenue impayée dans l’onglet Activité de l’écran Fournisseurs affiche le montant de la retenue impayée pour un fournisseur sélectionné.
- Rapport Âge - Retenue de garantie. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Imprimer le rapport Retenue de garantie âgée.
Réévaluer les montants de retenue impayés
Si vous utilisez une comptabilité multidevise, lorsque vous lancez une réévaluation, Comptes fournisseurs réévalue également les montants impayés dans le compte de contrôle de retenue.
Pour la retenue impayée réévaluée, Comptes fournisseurs crée des saisies du Grand Livre pour ajuster le compte de contrôle de retenue plutôt que le compte de contrôle des sommes à payer.
Si votre système Sage 300 utilise la méthode comptable Gain/Perte réalisés et non réalisés pour réévaluer les documents multidevises, Comptes fournisseurs crée également des écritures d’extourne pour la période suivante. (Vous définissez la méthode de comptabilité de réévaluation dans Profil de l'entreprise, sous Services communs.)
Le journal de report de réévaluation inclut une section distincte pour la retenue après la réévaluation courante de chaque fournisseur.
Si vous incluez des détails de tâche connexe dans le journal de report, une section de retenue apparaît sur la page Sommaire après les détails du contrat courant.