Saisir une facture

L’écran Saisie des factures de CF vous permet d’ajouter des factures et factures d’intérêt aux lots de factures.

Pour obtenir un aperçu de la saisie des factures, consultez À propos du traitement des factures, notes de crédit, notes de débit et intérêt.

Pour obtenir un aperçu du calcul de la taxe sur les factures, consultez À propos du calcul de la taxe.

Important! Si vous utilisez Gestion de projet de Sage 300, notez qu’un document peut concerner ou non une tâche connexe. Vous ne pouvez pas inclure, dans un même document, des détails de tâche connexe et des détails qui ne le sont pas.

Pour ajouter une facture :

Ouvrez Comptes fournisseurs > Transactions de CF > Saisie des factures.
sélectionnez un lot existant à l’aide du champ Numéro de lot ou créez un nouveau lot. Suite...
Pour créer un nouveau lot :
1. Cliquez sur le bouton Créer nouveau, situé à côté du champ Numéro de lot.
2. Dans le champ Description lot, tapez une description du lot.
3. Dans le champ Date du lot, saisissez une date pour le nouveau lot ou acceptez la date de la session.
Cliquez sur le bouton Créer nouvelle écriture pour entamer un nouveau document, puis saisissez une description de la saisie.
Entrez les renseignements d'en-tête pour le document dans l'onglet Document. Suite...
Saisissez les renseignements suivants sur l’en-tête :
- Numéro fournisseur. Spécifiez le fournisseur qui a émis la facture, note de débit ou note de crédit.
- Adresse de paiement. Spécifiez le code de l’adresse à laquelle vous envoyez les paiements pour ce fournisseur.
  
  Conseil : Cliquez sur le menu pour afficher des informations supplémentaires provenant de l'enregistrement spécifié.
- Code 1099/SDPC et montant 1099/SDPC. Vous saisissez un code 1099 ou SDPC dans le volet Détails de déclaration de taxe uniquement si le fournisseur est assujetti au rapport 1099/SDPC.
- Type de document. Précisez la facture, la note de débit, la note de crédit, l’intérêt, la facture de retenue de garantie, la note de débit de retenue de garantie ou la note de crédit de retenue de garantie.
- Imputer au document. Ce champ n’apparaît que pour les notes de crédit et de débit; il est optionnel.
- Numéro document. Saisissez le numéro de la facture, note de débit, note de crédit ou frais d’intérêt du fournisseur.
- Date du document. Entez la date du document du fournisseur. Cette date est utilisée à des fins de classement chronologique et de statistiques.
- Date report. Saisissez la date à laquelle reporter le document.
  
  Cette date détermine l’exercice et la période auxquels le document est reporté.
- Total document Saisissez le total de la facture, y compris les taxes.
  
  Si vous connaissez uniquement le montant taxes exclues vous devez effectuer quelques étapes supplémentaires. Suite...
  1. Dans le champ Total document, saisissez le montant taxes exclues.
  2. Ventilez le montant du document sans les taxes dans la table de saisie des détails, dans l’onglet Document.
  3. Dans l'onglet Taxes :
    
    sélectionnez Calculer comme méthode de saisie de taxe.
    
    Dans le champ Taxe comprise, sélectionnez Non pour chaque autorité fiscale si ce n’est pas déjà fait.
    
    Cliquez sur Ventiler taxes.
    
    Comptes fournisseurs affiche le montant total de la taxe dans l’onglet Taxes.
  4. Dans l’onglet Documents :
    
    Dans le champ Total document, ajoutez le montant total de la taxe au montant affiché.
    
    Vérifiez le champ Montant non ventilé pour vous assurer que le montant affiché est zéro.
    
    S’il est nul, le montant saisi dans le champ Total document est incorrect. Vérifiez votre addition, puis saisissez le total correct dans le champ Total document.
- Numéro BC et Numéro commande. Vous pouvez également saisir les numéros du bon de commande ou du bulletin de vente.
- Tâche connexe. S’il s’agit d’une facture de tâche connexe, sélectionnez cette option pour pouvoir saisir les renseignements sur la tâche connexe pour chaque détail. Pour en savoir plus, consultez Saisir une facture associée à une tâche.
Entrez les détails de ventilation. Suite...
1. S'il s'agit d'un document associé à une tâche connexe, saisissez le contrat et le projet, puis (si possible) la catégorie et la ressource.
2. S’il ne s’agit pas d’un document de tâche connexe, et si vous voulez ventiler le total du document par série de ventilation, saisissez les renseignements suivants sur la ventilation :
  
  Série de ventilation. Acceptez ou modifiez un code affiché, au besoin, ou spécifiez-en un si aucun code n’est affiché et si vous voulez utiliser une série de ventilation.
  
  Montant ventilé. Tapez le montant total à ventiler dans les détails créés par la série de ventilation.
  
  Ce total ne doit pas correspondre absolument au montant intégral que vous devez ventiler. Par exemple, après avoir créé des détails de ventilation d’une série de ventilation, vous devrez peut-être ajouter des lignes de ventilation aux comptes du Grand livre qui ne sont pas inclus dans la série de ventilation.
3. Cliquez sur le bouton Créer ventilation pour créer les détails de ventilation de la série de ventilation sélectionnée. Vous pouvez alors modifier les ventilations.
  
  Conseil : Si vous devez refaire la ventilation, vous pouvez supprimer toutes les lignes crées par la série de ventilation.
  
  Si vous n'utilisez pas une série de ventilation, omettez cette étape.
4. Ajoutez ou modifiez les lignes de ventilation comme suit :
  Code de ventilation. Acceptez ou modifiez le code affiché au besoin. Vous pouvez aussi entrer un code de ventilation s’il n’y en a aucun à l’écran ou laisser le champ vide, puis entrer le numéro de compte du GL.
  Un code de ventilation s’affiche si l’enregistrement du fournisseur est défini pour ventiler par code de ventilation ou si vous utilisez le bouton Créer ventilation pour créer des ventilations à partir d’une série de ventilation.
  Description code de ventilation. Tapez une description pour la ventilation.
  Compte du GL. Acceptez ou modifiez un numéro de compte affiché, au besoin.
5. Dans la colonne Montant ventilé, saisissez ou modifiez le montant de chaque détail de ventilation.
  La partie du total du document que vous ventilez à ce stade dépend de la précision des taxes.
  Vous ventilez le total du document net de toute taxe (montants de taxes exclus) si :
  - vous prévoyez de saisir les montants des taxes manuellement dans l’onglet Taxes. (Saisir ou Ventiler est la méthode de saisie de taxe.)
  - Comptes fournisseurs calculera automatiquement la taxe, et la taxe n’est pas comprise dans les montants de ventilation. (Calculer est la méthode de saisie de taxe, et Non est l’option Taxe comprise de l’onglet Taxes).
  Vous ventilez le total du document taxes comprises si :
  - les comptes fournisseurs calculent automatiquement la taxe, et les taxes ne sont pas comprises dans le total du document que vous voulez ventiler. (Calculer est la méthode de saisie de taxe, et Oui apparaît dans la colonne Taxe comprise de l’onglet Taxes.)
  - Plus d’une taxe s’applique au document, l’une est incluse et l’autre ne l’est pas. Vous ventilez le total du document net uniquement du montant de la taxe non comprise.
  Pour vérifier ou modifier les renseignements de taxe d'un détail sur l’onglet Document, cliquez sur l'icône Modifier dans la colonne Taxes de la table pour ouvrir l'écran Taxes du détail.
  Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.
6. Saisissez la retenue de garantie séparément pour chaque détail.
  Si la retenue de garantie s’applique au document que vous ajoutez, saisissez-le pourcentage ou montant de retenue de garantie, le délai de garantie et la date d’échéance du délai de garantie pour le détail.
7. Saisissez un commentaire facultatif.
8. Si vous utilisez des champs optionnels, cliquez sur la colonne Champs optionnels et lancez l'écran Champ optionnel du détail pour vérifier, modifier ou ajouter des champs optionnels pour le détail. Suite...
  L’écran Champ optionnel du détail affiche tous les champs optionnels de détails de facture marqués pour l’insertion automatique.
  Utilisez cet écran pour ajouter ou supprimer des champs optionnels pour le détail. Vous pouvez ajouter tout champ optionnel défini pour les détails de facture. Vous pouvez aussi changer les valeurs par défaut qui s’affichent, comme suit :
  - Si le champ optionnel est validé, vous devez spécifier une valeur qui est définie pour le champ optionnel. Si le champ optionnel autorise des blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur en blanc.
  - Si le champ optionnel n'est pas validé, vous pouvez sélectionner une valeur prédéfinie ou entrer toute valeur qui est compatible avec le type de champ (montant, texte, oui ou non, etc.), pourvu que votre saisie ne dépasse pas la longueur permise pour le champ.
Assurez-vous que vous avez ventilé tous les montants du document avant de calculer la taxe pour le document.

Après avoir ventilé les taxes, vous devriez avoir ventilé tous les montants de document, et le champ Montant non ventilé devrait être nul. Suite...
Si le champ Montant non ventilé n’est pas nul, vous avez ventilé des montants supérieurs ou inférieurs au montant total à ventiler.
Exemples :
- Si le montant non ventilé contient un nombre positif, vous n'avez pas ventilé le total de la facture.
  
  Si vous avez utilisé Calculer ou Ventiler comme méthode de saisie de taxe et que la taxe est comprise, vous devez également ventiler le montant de la taxe.
- Si le montant non ventilé est négatif (s’il y a un signe négatif ou des parenthèses), vérifiez que vous n’avez pas ventilé les taxes par erreur.
Conseil : Cliquez sur l'onglet Totaux pour voir les renseignements sommaires du document pour que vous puissiez voir où l’erreur s’est produite.
Pour vérifier ou changer les taxes pour le document, cliquez sur l’onglet Taxes.
- Cliquez sur le bouton Ventiler taxes pour ventiler la taxe sur chacune des ventilations de la liste. Les montants sont également affichés dans la colonne Taxe ventilée de la table de saisie des détails Document.
- Vous pouvez modifier le montant de la taxe qui a été ventilé sur chaque détail de ventilation si vous sélectionnez Saisir comme méthode de saisie de taxe dans l’onglet Taxes.
Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.
Pour une facture sur laquelle la retenue de garantie sera déduite, utilisez l’onglet Retenue pour préciser les modalités du document de retenue de garantie.

Remarque : Dans un livre auxiliaire multidevise, vous précisez également le taux à utiliser lorsque vous traitez la retenue de garantie.
Utilisez l’onglet Modalités pour saisir les modalités de paiement de la facture.
Si vous utilisez des champs optionnels de facture, utilisez l’onglet Champs optionnels pour visualiser ou modifier les champs optionnels assignés à cette facture.
Si le document n’utilise pas la devise fonctionnelle, et si vous devez modifier le taux de change, la date ou le type de taux, utilisez l’onglet Taux pour les ajuster.

Pour en savoir plus, consultez Modifier les informations de taux de change sur une facture.
Cliquez sur Enregistrer pour ajouter ce document au lot.