Saisir une note de crédit ou une note de débit

Vous utilisez l'écran de Saisie des factures de CF pour ajouter des notes de débit et notes de crédit aux lots de factures.

Pour obtenir un aperçu de la saisie des factures, consultez À propos du traitement des factures, notes de crédit, notes de débit et intérêt.

Avant de commencer

• Trouvez le numéro de facture à laquelle la note de débit ou note de crédit s'applique, le cas échéant.

  Remarque : Si la note de débit ou note de crédit se rapporte à plusieurs factures ou est émise sur le compte (par exemple, comme rabais de volume d'achat), vous appliquez la note de crédit ou « payez » la note de débit plus tard, via l'écran de Saisie des paiements de CF.

• Pour les notes de crédit et notes de débit associées à une tâche connexe, si vous indiquez Imputer au document :
  • La note de crédit ou note de débit peut utiliser uniquement des tâches utilisées dans le document auquel elle est imputée.
  • La note de crédit ne peut pas réduire le montant impayé courant ou la quantité pour un détail inférieur à zéro.
• Pour les notes de crédit générées de CmF pour des factures qui ont des autoliquidations :
  • Dans l’onglet Traitement de l’écran Options de CF, vérifiez si l’option Permettre la modification des lots externes est sélectionnée.
  • Dans l’écran Liste des lots de CF, pour le lot généré de CmF, saisissez Non dans le champ Prêt à reporter.

Pour ajouter une note de débit ou note de crédit :

1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Transactions de CF > Saisie des factures.

2. Sélectionnez un lot existant à l’aide du champ Numéro de lot ou créez un nouveau lot. Suite...

   Pour créer un nouveau lot :

   1. Cliquez sur le bouton Créer nouveau lot.
   2. Dans le champ Description lot, tapez une description du lot.
   3. Dans le champ Date du lot, saisissez une date pour le nouveau lot ou acceptez la date de la session.
3. Cliquer sur le bouton Créer nouvelle écriture pour commencer un nouveau document.
4. Saisissez une description de la nouvelle écriture dans le champ Description saisie.

5. Entrez les renseignements d'en-tête pour le document dans l'onglet Document. Suite...

   Les renseignements d’en-tête comprennent les éléments suivants :

   • Une description du document.
   • Le numéro du fournisseur.
   • Si le document est associé à une tâche connexe. Lorsque vous sélectionnez l'option Tâche connexe, des champs supplémentaires apparaissent dans le tableau de détail de saisie et l'écran Détails de comptes/taxes, où vous saisissez les renseignements associés à la tâche connexe.
   • Si le document est soumis à une retenue.Suite...

     Cette option s'affiche dans Saisie des factures seulement si vous avez sélectionné l'option Comptabiliser retenue de garantie dans votre système Comptes fournisseurs. Lorsque vous sélectionnez l'option Retenue, un onglet Retenue devient disponible et vous permet d'indiquer les conditions de retenue pour le document.

     Si vous avez un livre auxiliaire multidevise, vous utilisez également l'onglet Retenue pour indiquer si vous utilisez le taux de change d'origine ou le taux de change courant lorsque vous produisez le document de retenue.

     Des champs de retenue deviennent disponibles dans les groupes de champs Document . Ces champs vous permettent d'indiquer le pourcentage ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de retenue pour chaque détail.

   • Adresse de paiement. Sélectionnez la note de crédit ou note de débit, la note de crédit de retenue ou la note de débit de retenue.
   • Type de document.
   • Document original. Si vous traitez une note de crédit ou note de débit de retenue, indiquez le document original pour lequel vous traitez désormais la retenue.
   • Numéro document.
   • Le document à imputer que cette note de crédit ou note de débit compense.
   • La date de document (pour fins de classement chronologique et de statistiques).
   • Exercice et période fiscal auxquels vous voulez reporter le document.
   • Numéro bon de commande et numéro de commande (le cas échéant).
   • Toutes les instructions spéciales concernant la note de crédit ou la note de débit.

6. Saisissez les détails de ventilation dans la table de saisie des détails. Suite...

   1. S'il s'agit d'un document associé à une tâche connexe, saisissez le contrat et le projet, puis (si possible) la catégorie et la ressource.

   2. Saisissez le numéro de l’article, l’unité de mesure, la quantité, le prix et le code de ventilation. Vous pouvez saisir une quantité négative, mais le total de facture ne peut pas être négatif.

      Si le détail est associé à une tâche connexe, Comptes fournisseurs affiche par défaut le numéro d'article de CC et l'unité de mesure pour la ressource spécifiée (pour les contrats standard) ou la catégorie (pour les contrats de base).

   3. Saisissez la retenue séparément pour chaque détail. Si la retenue s'applique au document que vous ajoutez, saisissez le pourcentage ou montant de retenue, le délai de garantie et la date d'échéance de la retenue pour ce détail.
   4. Saisissez un commentaire optionnel et indiquez si vous voulez imprimer ou non le commentaire lorsque vous imprimez la note de débit ou note de crédit.
   5. Indiquez si la remise du document s'applique à ce détail.
   6. Si vous utilisez des champs optionnels, cliquez sur la colonne Champs optionnels et utilisez l'écran Champ optionnel du détail pour vérifier, modifier ou ajouter des champs optionnels pour le détail.

   Pour vérifier ou modifier les comptes de grand livre et les renseignements de taxe pour un détail, cliquez sur l'icône Modifier dans la colonne Taxes pour ouvrir l'écran Taxes du détail.

   Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.

7. Pour vérifier ou modifier les renseignements de taxe du document, cliquez sur l'onglet Taxes.

   Pour en savoir plus, consultez Modifier les taxes sur une facture, note de débit ou note de crédit.

   Pour les notes de crédit générées de CmF pour des factures qui ont des autoliquidations, vous devez ajuster manuellement le montant de taxe et le montant d’autoliquidation. Suite...

   1. Dans le champ Montant d’autoliquidation, entrez le montant affiché dans le champ Montant de taxe.
   2. Dans le champ Montant de taxe, saisissez 0.
   3. Cliquez sur Ventiler taxes et vérifiez le montants de taxe et le montant d’autoliquidation en détails.
8. Dans un document duquel la retenue sera déduite, utilisez l'onglet Retenue pour indiquer les conditions du document de retenue. Dans un livre auxiliaire multidevise, vous indiquez également le type de taux à utiliser lorsque vous traitez la retenue.
9. Si vous utilisez des champs optionnels de facture, cliquez sur Champs optionnels pour visualiser ou modifier les champs optionnels assignés à cette facture.
10. Si le document n'utilise pas la devise fonctionnelle et que vous devez vérifier ou ajuster les données du taux de change, utilisez l’onglet Taux.

    Pour en savoir plus, consultez Modifier les informations de taux de change sur une facture.

11. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter ce document au lot.

Après avoir ajouté une note de débit ou note de crédit

• Imprimez la facture.
• Imprimez le rapport Liste des lots de CF. Corrigez les entrées, au besoin, puis réimprimez la liste de chaque lot corrigé. Déposez les rapports imprimés pour votre suivi d'audit.

  Remarque : Si l’option Forcer la liste de tous les lots est sélectionnée dans l’écran Options de CF, vous devez imprimer les listes avant de reporter les lots.