À propos des commandes, expéditions et factures

Le traitement des commandes dans Commandes clients prend en charge et améliore votre flux de travail de plusieurs manières :

Utilisez les options du menu Paramètres afin de saisir efficacement des documents.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les types de transactions particuliers, consultez les rubriques suivantes :

Traiter des commandes et des devis

Vous utilisez l'écran Saisie des commandes pour saisir des commandes et des devis. Pour gagner du temps, vous pouvez aussi utiliser l'écran Copier les commandes pour copier les détails de commandes existantes d'un client donné dans une nouvelle commande.

Vous pouvez aussi saisir des devis, des commandes, des expéditions et des commandes en attente dans l'écran Commandes clients, puis créer automatiquement des factures pour les quantités expédiées.

Pour traiter une expédition tout en saisissant une commande, vous saisissez directement les quantités expédiées sur la commande.

Pour créer automatiquement une facture pour les marchandises expédiées lorsque vous reportez la commande, sélectionnez l'option Créer facture dans l'écran Saisie des commandes.

Pour obtenir des directives détaillées sur la saisie des commandes, consultez Saisir une commande.

Vous pouvez également saisir des paiements anticipés avec les commandes. Pour obtenir des directives détaillées, consultez Saisir un paiement anticipé.

Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez préautoriser ou traiter un paiement anticipé par carte de crédit pour une commande. Pour obtenir de plus amples renseignements et des directives détaillées, consultez Préautoriser un paiement par carte de crédit et Capturer un paiement par carte de crédit préautorisé.

Traiter des expéditions

Pour traiter une expédition après avoir saisi la commande, utilisez l'écran Saisie des expéditions.

Vous pouvez saisir autant d'expéditions que vous le souhaitez pour une commande unique et ce, jusqu'à ce que la commande soit totalement expédiée.

Vous pouvez aussi traiter une expédition unique pour plusieurs commandes. Toutefois, les détails qui sont totalement expédiés ne sont pas disponibles pour des expéditions futures.

Vous pouvez modifier un document d'expédition tant que la commande n'a pas été totalement expédiée. Vous pouvez supprimer des détails et vous pouvez modifier pratiquement toutes les informations des détails d'une expédition, à l'exception des numéros d'articles et des quantités traitées pour la commande. Vous pouvez aussi traiter une quantité négative dans une transaction d'expédition. Toutefois, vous ne pouvez pas saisir des nouvelles lignes de détails pour une expédition reportée.

Pour créer automatiquement une facture lorsque vous reportez une expédition, sélectionnez l'option Créer facture dans l'écran Saisie des expéditions.

Pour obtenir des directives détaillées sur la manière de créer des expéditions, consultez Expédier des commandes et des articles.

Permettre des niveaux de stocks négatifs

À moins que l'option Permettre niveaux de stock négatifs ne soit sélectionnée dans Gestion des stocks, le programme n'expédie que les quantités qui sont en stock dans Gestion des stocks.

Si les niveaux de stocks négatifs sont autorisés, le programme vous avertit lorsque vous saisissez des quantités expédiées qui occasionneront des niveaux de stocks négatifs.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette option, consultez l'aide de Gestion des stocks.

Traiter des paiements par carte de crédit pour des expéditions

Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter un paiement anticipé par carte de crédit pour une expédition et vous pouvez capturer un paiement préautorisé par carte de crédit pour une commande.

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Capturer un paiement par carte de crédit préautorisé et Annuler une préautorisation de carte de crédit.

Traiter des factures

Vous pouvez créer automatiquement des factures lorsque vous expédiez des marchandises dans l'écran Saisie des commandes ou dans l'écran Saisie des expéditions.

Si vous ne créez pas de facture lors de l'expédition des marchandises, vous utilisez l'écran Saisie des factures pour traiter des factures pour les articles expédiés et pour les frais divers.

Vous pouvez traiter une facture unique pour une ou plusieurs expéditions, mais uniquement jusqu'à ce que l'expédition soit totalement facturée. (Les détails qui sont totalement facturés ne sont pas disponibles pour des factures futures.)

Si vous utilisez Traitement de paiements, vous pouvez traiter un paiement anticipé par carte de crédit pour une facture.

Vous pouvez imprimer la facture lorsque vous reportez l'expédition.

Pour obtenir des directives détaillées sur la manière de créer des factures, consultez Facturer des expéditions.

Créer des factures partielles

Vous créez une facture partielle lorsque vous expédiez et facturez seulement une partie de la commande. Vous pouvez reporter autant de factures que nécessaires pour une même commande, jusqu'à ce que toutes les quantités aient été expédiées.

Lorsque vous reportez une facture partielle :

Pour vérifier la quantité de l'article initialement commandée, sélectionnez la ligne de l'article et vérifiez le montant affiché dans le champ Commande initiale.

Imputer des crédits aux factures

Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez À propos de l'imputation de crédits aux factures.

Modifier les limites de crédit des clients

Commandes, expéditions et factures associées à une tâche

Si vous utilisez Gestion de projet (GP), vous pouvez créer et traiter des commandes associées à une tâche qui ventilent des articles de stock, des coûts de main d'œuvre et des frais divers à des contrats, des projets et des catégories particuliers qui font l'objet d'un suivi dans GP.

Devis et nouveaux contrats

Vous pouvez créer un nouveau contrat dans GP lorsque vous saisissez un devis dans Commandes clients.

Les nouveaux contrats peuvent être basés sur des contrats existants. Vous pouvez donc créer des modèles de contrats qui contiennent des articles et des coûts standard.

Les montants saisis sur les lignes de détails du devis apparaissent comme estimations originales dans l'écran Maintenance des contrats de GP.

Lorsque vous changez l'état de la commande de Devis à Ouverte, Commandes clients actualise chaque ligne du contrat de GP afin de passer l'état de chaque projet référencé d'Estimation à En cours.

Commandes de service pour contrats existants

Vous pouvez traiter des commandes et des factures dans Commandes clients pour des contrats à long terme courants et laisser que GP fasse le suivi des coûts et des produits.

Par exemple, vous pouvez avoir un contrat de service annuel, mais facturer le client pour chaque appel de service. Pour chaque appel de service, vous pouvez activer une commande permanente comportant des détails standard de l'appel, la modifier au besoin, puis émettre la facture.

Facturation de projet

L'option Facturation-Projet détermine si vous facturez les commandes associées à une tâche dans Commandes clients ou dans Gestion de projet.

Si vous sélectionnez Facturation-Projet :

  • Gestion de projet prend en charge toute la facturation de la commande.
  • Commandes clients débite le compte Travaux en cours lorsque vous expédiez la commande et transmet toute information de facturation à Gestion de projet.
  • Vous pouvez reporter une expédition négative. Bien que vous ne puissiez pas reporter une note de crédit pour les tâches facturées dans un projet, les expéditions négatives offre la fonctionnalité de note de crédit.

Si vous ne sélectionnez pas Facturation-Projet :

  • Commandes clients crée des factures pour Comptes clients où le coût des ventes et des produits sont reportés ensemble. Généralement, les entreprises de services facturent dans Commandes clients et clôturent les tâches lorsqu'elles reportent les factures.
Facturation de projets dans Commandes clients
Type de projet / Méthode comptable Facturation de projet Notes
  • Projets Temps et matériaux avec méthode comptable Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice.
  • Projets Prix fixe avec méthode comptable Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice.
  • La facturation de projet est facultative. Vous pouvez facturer soit dans Commandes clients ou dans GP
  • Si vous facturez dans Commandes clients, tous les coûts (à ventiler et comptabilisés) et le produit sont envoyés de Comptes clients à GP lorsque la facture est reportée dans Comptes clients.

    Le produit est aussi constaté lors du report dans Comptes clients.

  • Si vous facturez dans GP, Commandes clients envoie les coûts à GP avec les montants de taxes à ventiler et comptabilisés, ainsi que les montants du produit nets de toute taxe. Le produit est constaté dans GP.
  • Projets Temps et matériaux avec méthode comptable Achèvement du projet.
  • Projets Prix fixe avec méthode comptable Avancement du projet ou Achèvement du projet.
  • Projets Coût majoré avec méthode comptable Avancement basé sur le coût total, Achèvement du projet, Avancement basé sur le nombre d'heures travaillées, Facturations et coûts, Avancement basé sur la catégorie ou Comptabilité d'exercice.
  • La facturation de projet est obligatoire. GP prend en charge toute la facturation.
  • La commande est complète lors du report de l'expédition et est envoyée à GP pour y être facturée.
  • Seuls les coûts (y compris la taxe à ventiler et comptabilisée) sont envoyés à GP.
  • Pour les projets Temps et matériaux, le type, le taux et le montant total de la facturation sont aussi envoyés à GP.

Détails de l'article

Vous ne pouvez pas inclure, dans une même commande, des détails de commande associés à une tâche et des détails de commande qui ne le sont pas.

Pour les commandes associées à une tâche, vous devez spécifier la quantité achetée, ainsi que le contrat, le projet et la catégories auxquels chaque article s'applique. Le contrat, le projet, la catégorie et la ressource (pour les projets standard) doivent exister dans GP.

Pour les commandes qui utilisent la facturation de projets, le programme affiche les champs Type de facturation, Taux de facturation et Montant total de facturation pour les projets Temps et matériaux et pour les projets Prix fixe qui utilisent la méthode comptable Facturations et coûts ou Comptabilité d'exercice.

Pour tous les autres types de projets et méthodes de comptabilité :

  • Vous utilisez les champs Prix unitaire et Prix total pour les détails de l'article.
  • Commandes clients envoie le coût total et le prix total à GP.
  • En fonction du paramètre Taux de facturation implicite pour le projet dans GP, Commandes clients peut utiliser le taux de facturation du projet comme prix unitaire.
  • Lorsque vous reportez une expédition dans Commandes clients, GP calcule les coûts indirects et la main-d'œuvre, puis envoie les montants et les comptes à Commandes clients. (Ce comportement est le même pour Comptes clients.)
  • Les écrans Saisie des commandes et Saisie des expéditions vérifient les paramètres du projet dans GP pour déterminer le prix unitaire à facturer au client.

Frais divers

Les frais divers remplissent deux fonctions dans les commandes associées à une tâche :

  • Ils vous permettent de facturer des frais externes, tels que des frais de transport.
  • Ils enregistrent des transactions internes "non-matériau", telles que l'usage du matériel, les sous-traitants ou la main-d'œuvre.

Vous devez sélectionner l'option Autoriser pour tâches dans l'écran de configuration Frais divers pour utiliser un frais divers sur une commande associée à une tâche.

Pour calculer le coût salarial indirect et les coûts indirects pour un frais divers, le détail doit avoir un coût total et le Type coût salarial ind., ainsi que le Type - Coûts ind. de la catégorie spécifiée doivent utiliser une méthode basée sur un pourcentage.

Si le Type coût salarial ind. et le Type - Coûts ind. indiquent Nil ou s'ils utilisent un taux fixe, le coût salarial indirect et les coûts indirects ne sont pas calculés.

Multidevise

Si vous facturez dans Commandes clients, Commandes clients envoie le montant des coûts en devise fonctionnelle et le montant des produits en devise fonctionnelle et de transaction à Comptes clients.

Si vous avez sélectionné Facturation-Projet, Commandes clients envoie le montant des coûts en devise fonctionnelle et en devise de transaction, ainsi que le montant des produits en devise de transaction à GP. (Commandes clients utilise la devise et la date du document pour déterminer le taux de change et calculer le coût en devise de transaction.)

Taxes