Vous pouvez utiliser plusieurs écrans de Comptes clients pour effectuer les types de traitement que vous réalisez à des intervalles spécifiés, comme à la fin du mois ou de la période, et pour effacer les données et les enregistrements obsolètes.
Voici un aperçu des procédures périodiques que vous pouvez suivre :
- Mettre à jour des enregistrements de Comptes clients, notamment saisir des changements d’adresse, réaliser des corrections et sélectionner l’option Inactif pour des enregistrements à supprimer.
Utilisez les écrans des menus Clients de CC et Configuration de CC pour vérifier ces enregistrements.
- Si vous utilisez l'option de traitement des frais périodiques, créer et reporter les lots de frais récurrents dont vous avez besoin. Vous pouvez également mettre à jour automatiquement vos enregistrements de frais récurrents, si nécessaire.
Utilisez l’écran Créer lot de frais périodiques de CC pour créer chaque lot.
Utilisez l’écran Mettre à jour les frais périodiques de CC pour mettre à jour les transactions d’une plage de clients avec un montant fixe ou un pourcentage.
- Créer des factures, des notes de crédit et des notes de débit de retenue pour effacer des montants de retenue impayés du compte de contrôle de retenue.
Utilisez l’écran Saisie des factures de CC pour ajouter manuellement des factures, notes de débit et notes de crédit de retenue. Sélectionnez l’option Retenue à l'onglet Détails, puis sélectionnez Facture de retenue, Note de débit de retenue, ou Note de crédit de retenue comme type de document.
Utilisez l’écran Créer lot de retenues de CC pour créer automatiquement des lots. Vous pouvez également ajouter manuellement des factures, notes de débit et notes de crédits de retenue dans l’écran Saisie des factures de CC. (Sélectionnez l’option Retenue, puis sélectionnez Facture de retenue, Note de débit de retenue, ou Note de crédit de retenue comme type de document.)
- Reporter des transactions correspondant à cette période.
Utilisez l’écran Saisie des factures de CC et l’écran Saisie des ajustements de CC.
- Imprimer des rapports pour identifier les montants à radier, ainsi que les comptes auxquels des intérêts doivent être facturés ou qui nécessitent tout autre suivi.
Utilisez le rapport Transactions des clients de CC et le rapport Balance âgée de CC dans le menu Rapports de transactions de CC pour imprimer les rapports.
- Créer et reporter des lots d’ajustements, tels que les transactions pour radier les comptes irrécouvrables ou pour corriger les erreurs trouvées lorsque vous rapprochez les relevés bancaires.
Utilisez l’écran Saisie des ajustements de CC et l’écran Créer lot d'annulations de CC.
- Créer et reporter des lots d’intérêts.
Utilisez l’écran Créer des lots d’intérêts de CC dans le menu Traitement périodique de CC pour créer des lots d’intérêts ou utilisez l’écran Saisie des factures de CC pour ajouter des frais d’intérêts un par un.
- Imprimer des relevés.
Utilisez le rapport Relevés / Lettres / Étiquettes de CC dans le menu Rapports des clients de CC pour imprimer des relevés.
- Si vous disposez d’un livre auxiliaire multidevise, vous devrez peut-être mettre à jour les taux de change et réévaluer périodiquement les soldes et transactions multidevises pour refléter les fluctuations de taux de change.
Utilisez l'écran Réévaluation de CC.
- Si vous n’utilisez pas l'option pour créer des transactions de Grand livre durant le report, créer n’importe quelle transaction non réglée de Grand livre. (Utilisez l’écran Créer lot du GL de CC dans le menu Traitement périodique de CC.)
Imprimer la liste des transactions de GL, puis traiter les lots dans Grand livre de Sage 300 si vous utilisez ce module, ou les reporter manuellement dans votre autre grand Livre. Utilisez le rapport Transactions de GL de CC dans le menu Rapports des transactions de CC pour imprimer les rapports des transactions.
- Effacer les transactions payées, les commentaires sur les clients et les statistiques dont vous n'avez plus besoin, et supprimer les enregistrements que vous avez classés comme inactifs et préparés pour la suppression.
Utilisez les écrans Effacer l’historique de CC, Supprimer les enregistrements inactifs de CC et Effacer les statistiques de CC pour effacer ces renseignements.