Tous les documents de commandes fournisseurs doivent obligatoirement inclure des numéros d'article et des détails avant de pouvoir être sauvegardés et reportés. L'option Permettre articles hors stock vous permet d'utiliser dans Commandes fournisseurs des numéros d'articles que vous n'avez pas ajoutés à votre système de Gestion des stocks de Sage 300.
Les articles hors stock peuvent inclure des articles hors stock que vous n'avez pas ajoutés à Gestion des stocks, des articles que vous prévoyez ajouter à Gestion des stocks plus tard, des achats occasionnels, des services, des articles requis pour usage interne.
Commandes fournisseurs n'actualise pas les quantités d'articles, ni aucune autre information, dans Gestion des stocks lorsque vous reportez des transactions pour des articles hors stock. Les écritures du grand livre correspondant à des détails d'articles hors stock sont créées dans Comptes fournisseurs. Par conséquent, ces écritures n'apparaissent pas dans la Liste des transactions de GL si vous imprimez celle-ci depuis Commandes fournisseurs.
Lorsque vous saisissez des détails pour des articles hors stock, vous devez taper un numéro d'article, de 24 caractères maximum (séparateurs compris), et une description de 60 caractères maximum. Vous sélectionnez aussi un numéro de compte de charges du grand livre pour chaque détail d'article hors stock.
Quand ne pas utiliser cette option
Ne sélectionnez pas cette option si vous voulez uniquement saisir des transactions pour les articles définis dans Gestion des stocks et ce, pour que les détails d'articles reportés dans Commandes fournisseurs actualisent toujours les quantités d'articles et toute autre information dans Gestion des stocks.
Modifier vos choix
Vous pouvez modifier cette option à tout moment. Si vous décidez de ne plus autoriser les articles hors stock, vous devez modifier tous les bons de commande actifs, ainsi que toute autre transaction active, afin de supprimer les numéros d'articles hors stock ou ajouter les numéros d'articles dans Gestion des stocks.