Lorsque vous reportez des transactions de Commandes fournisseurs qui ont un impact sur les quantités d'articles, le programme met immédiatement à jour les enregistrements et les quantités d'articles sur bons de commande dans Gestion des stocks, si vous utilisez ce module.
La plupart des tâches de clôture journalière sont réalisées pendant le report si Gestion des stocks utilise des options d'évaluation des coûts et crée des transactions du grand livre auxiliaire et des informations d'audit pendant le report. Vous pouvez toutefois exécuter la clôture journalière pour actualiser toutes vos données de Commandes fournisseurs, Gestion des stocks, Comptes fournisseurs et Gestion de projet.
Conseil : Nous vous recommandons d'exécuter le traitement de clôture journalière quotidiennement pour maintenir votre piste de vérification et vos rapports de Gestion des stocks à jour. Vous pouvez exécuter le traitement de clôture journalière autant de fois que vous le souhaitez dans la journée.
Remarque : Si vous utilisez Gestion des stocks, le traitement de clôture journalière s'exécute dans le dossier Gestion des stocks. Si vous n'utilisez pas Gestion des stocks, le traitement de clôture journalière s'exécute dans le dossier Commandes fournisseurs. (Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'exécution du traitement de clôture journalière dans un système autonome, consultez Écran Clôture journalière de CmF .)
Assigner le compte de coûts par défaut
Avant d'exécuter le traitement de clôture journalière, vous devez assigner le code du compte de grand livre correspondant au compte de coûts par défaut dans l'écran Options de CmF.
Clôture journalière affichera un message d'erreur et cessera le traitement si le compte n'a pas été assigné.
Tâches réalisées par Clôture journalière
Chaque fois que vous exécutez Clôture journalière, le programme réalise les actions suivantes :
- Il traite toutes les transactions que vous avez reportées depuis le dernier traitement de clôture journalière.
- Il crée un lot de factures, de notes de crédit et de notes de débit de Comptes fournisseurs à partir de transactions reportées dans Commandes fournisseurs et utilise le prochain numéro de lot de Comptes fournisseurs disponible.
- Il crée des transactions du grand livre à partir de réceptions, retours, factures, notes de crédit et notes de débit reportés.
- Il reporte éventuellement des lots de Comptes fournisseurs et Grand livre dans les modules CF et GL.
- Si vous utilisez Gestion des stocks, il met à jour les coûts dans Gestion des stocks pour les factures non associées à une tâche (sauf si vous avez choisi d'évaluer les coûts pendant le report dans Gestion des stocks).
- Il actualise les quantités et les coûts des factures associées à une tâche dans Gestion de projet.
- Il active et reporte les bons de commande à terme dont la date de bon de commande a été atteinte. Une fois le traitement de clôture journalière terminé, vous pouvez imprimer les nouveaux bons de commande.
- Il efface les demandes d'achat dont la date d'expiration a été atteinte.
- Il supprime les transactions conclues si vous ne conservez pas l'historique des transactions.
- Il met à jour les statistiques et l'historique aussi bien dans Commandes fournisseurs que dans Gestion des stocks (si vous conservez l'historique et les statistiques).
- Il crée les journaux de report des réceptions, factures, retours et notes de crédit/débit dans Commandes fournisseurs pour le nouveau numéro de séquence de clôture journalière.
Important! Le temps nécessaire à l'exécution de la clôture journalière varie en fonction de la rapidité de votre ordinateur et du nombre de transactions que vous avez saisies depuis la dernière clôture journalière. Nous vous conseillons d'exécuter la clôture journalière lorsque vous n'avez pas besoin de votre ordinateur pour exécuter d'autres tâches. Il se peut que vous préfériez l'exécuter pendant la nuit.
À propos des périodes comptables verrouillées
Veuillez noter que si une période comptable est verrouillée pour Grand livre, mais ne l'est pas pour Commandes fournisseurs, vous pouvez créer des lots pour Grand livre pendant le report, pendant le traitement de clôture journalière ou utiliser l'icône Créer lot de GL (en fonction de votre système et de vos paramètres). Toutefois, lorsque vous essayez de reporter des transactions dans une période verrouillée du Grand livre, les transactions sont ajoutées à un lot d'erreurs. Pour éviter que cela ne se produise, vous pouvez créer et reporter des lots de Grand livre pour les transactions en suspens de Commandes fournisseurs avant de verrouiller la période pour Grand livre.
De la même manière, vous pouvez créer des transactions pour Comptes fournisseurs à partir de transactions de Commandes fournisseurs, mais vous ne pouvez pas les reporter dans une période qui est verrouillée pour Comptes fournisseurs.