Impression des journaux de report de Comptes clients

Un journal de report est un enregistrement imprimé des transactions d’un groupe de lots qui ont été reportées ensemble. Il fournit une piste de vérification pour tous les détails non effacés ayant été reportés à l’aide de l’écran Report des lots de C.C.

Vous pouvez imprimer des journaux de report pour les lots de factures, d’encaissements, de remboursements et d’ajustements. Dans les livres auxiliaires multidevises, vous pouvez aussi imprimer des journaux de report des transactions qui sont créées lorsque vous réévaluez des documents avec des nouveaux taux de change. Vous pouvez aussi imprimer des détails associés à une tâche de transactions pour les contrats que vous gérez à l’aide du module Gestion de projet de Sage 300.

Conseil : Utilisez l’écran Effacer l’historique de CC pour effacer les données destinées aux journaux après impression vers une imprimante ou dans un fichier.

À quel moment imprimer

Vous devriez imprimer des journaux de report après chaque exécution de report, puis les classer avec vos autres enregistrements de piste de vérification.

Remarque : Vous devez imprimer tous les journaux de report en suspens avant de pouvoir utiliser l’écran Effacer l’historique de CC pour les effacer, ou l’écran Fin de l’exercice pour effectuer un traitement de fin d’exercice.

Pour imprimer le rapport :

1. Ouvrez Comptes clients > Rapports des transactions de C.C. > Journaux de report.

   Remarque : Vous pouvez aussi ouvrir le rapport Journaux de report en double-cliquant dans la colonne Numéro de séquence de report dans l’écran Liste des lots pour le lot dont vous avez besoin.

2. À partir des options Sélect. journal de report, sélectionnez le type de journal que vous voulez imprimer : facture, encaissement, remboursement ou ajustement.

   Le Journal de report de factures comprend des transactions de note de crédit et de note de crédit.

   Si vous utilisez la comptabilité multidevise, vous pouvez également sélectionner Réévaluation ou Réévaluation provisoire.

3. Sélectionnez une option Trier par pour spécifier l’ordre dans lequel vous voulez répertorier les transactions sur le journal de report.
   • Lot/Saisie. Cette option répertorie les transactions en fonction des numéros de lot et de saisie qui leur ont été assignés lors de leur entrée.
   • N° client. Cette option répertorie les transactions en fonction de leur numéro de client.
   • Date document. Cette option répertorie les transactions en fonction des dates auxquelles vous avez créé les transactions.

     Les choix à votre disposition varient selon le type de journal que vous voulez imprimer. Sélectionnez Date du chèque pour cette option lorsque vous imprimez des journaux de report d’encaissements. Sélectionnez Date d’ajustement lorsque vous imprimez des journaux de report d’ajustements.

   • N° document. Cette option répertorie les factures, les notes de crédit et les notes de débit en fonction de leur numéro de document. Il peut s’agir de numéros de document que vous avez attribués ou de numéros assignés automatiquement par Comptes clients, en utilisant le préfixe et le numéro suivant indiqués pour chaque type de document dans l’écran Options de CC.
   • Numéro de chèque. Cette option répertorie les transactions d’encaissement en fonction du numéro de chèque ou d’encaissement que vous avez saisi à chaque transaction ou en fonction des numéros assignés par Comptes clients aux transactions saisies sans numéro.
   • Numéro d’ajustement. Cette option répertorie les transactions d’ajustement en fonction du numéro d’ajustement que Comptes clients attribue aux transactions lorsque vous les créez. Les transactions sont triées dans le même ordre que lors du tri par numéro de lot et de saisie, sauf si vous créez des lots de transactions dans un ordre non séquentiel. Par exemple, si une personne ouvre un lot d’ajustements, mais ne saisit pas les ajustements avant qu’une seconde personne n’ouvre un second lot et saisisse des transactions, les transactions dans le second lot sont d’abord répertoriées.
4. Utilisez les champs De séquence de report et À séquence de report pour indiquer les premiers et les derniers numéros correspondant à la plage de séquences de report dont vous voulez imprimer les journaux. Suite...

   Un numéro de séquence de report unique est attribué à chaque report de lots. Ces champs affichent les premiers et les derniers numéros de séquence de report de votre système Comptes clients qui correspondent au type de journal sélectionné. (Utilisez l’écran Effacer l’historique pour effacer les séquences de report des journaux qui ont déjà été imprimés vers une imprimante ou un fichier.)

5. Sélectionnez des options supplémentaires pour le rapport, comme suit :

   • Réimprimer journaux déjà imprimés. Sélectionnez cette option si vous voulez imprimer des copies supplémentaires de journaux que vous aviez déjà imprimés.

     Ne sélectionnez pas l’option si vous voulez imprimer uniquement les journaux que vous n’avez pas encore imprimés à partir de la plage spécifiée de numéros de séquence de report.

   • Inclure les détails de tâche. Sélectionnez cette option pour inclure le contrat, le projet, la catégorie et la ressource pour chaque transaction associée à une tâche.
   • Inclure les champs optionnels. Sélectionnez cette option pour inclure les renseignements relatifs aux champs optionnels pour chaque transaction imprimée. (L’option est disponible uniquement si vous utilisez les champs optionnels dans Comptes clients.)
   • Inclure détail réf./desc. de GL. Sélectionnez cette option pour imprimer la référence et description du GL avec chaque transaction.
6. Cliquez sur Imprimer.
   • Si vous imprimez vers une imprimante physique, la fenêtre Imprimer apparaît. Confirmez le choix de l'imprimante et le nombre de copies à imprimer, puis cliquez sur OK. Autrement, cliquez sur Annuler ou Configuration.
   • Si vous imprimez à l’écran (aperçu), le rapport s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez imprimer le rapport ou l'exporter dans un fichier.

     Remarque : Pour les clients Web, l'écran d'aperçu s'affiche initialement lorsque vous cliquez sur le bouton Imprimer.

   • Si vous imprimez dans un fichier, la fenêtre Exporter le rapport apparaît. Spécifiez le format du fichier (par exemple, PDF, DOC ou XLS). Spécifiez également la destination du fichier :

     • Application. Consultez le rapport dans une application permettant d'ouvrir des fichiers du format spécifié (par exemple, si vous spécifiez PDF comme format de fichier, le rapport s'ouvre dans Adobe Acrobat). Vous pouvez alors enregistrer le fichier.
     • Fichier sur disque. Enregistrez le rapport à l'emplacement voulu.
     • Microsoft Mail. Envoyez le rapport en tant que pièce jointe de courriel.

     Vous pouvez entrer le nom d’un fichier ou répertoire qui n’existe pas et que le système créera lors de l’impression. Lorsque vous imprimer le rapport dans un fichier, un nom unique est lui assigné (comme par exemple, CS1000.TXT).

   • Si vous imprimez dans un courriel, un message électronique apparaît avec le rapport en pièce jointe.