Vous pouvez imprimer des lettres et imprimer des étiquettes pour les clients et les comptes nationaux dans votre système Comptes clients. Par exemple, vous pouvez envoyer des lettres à vos clients à des fins publicitaires ou de collecte. Suite...
- Des lettres et des étiquettes sont imprimées pour un client ou un compte national uniquement si l'option Impression des relevés est sélectionnée pour le client ou national.
- Vous pouvez utiliser l'écran Relevés/lettres/étiquettes pour imprimer les étiquettes destinées aux adresses conservées dans les enregistrements du client. Pour imprimer les étiquettes destinées aux adresses d'expédition, (par exemple, à apposer sur les expéditions de marchandises), utilisez l'écran Étiquettes de CC. Pour en savoir plus, consultez Rapport Étiquettes de CC.
Avant de commencer
- Veillez à ce que le stock dans l'imprimante soit suffisant.
- Déterminez le format de rapport à utiliser pour imprimer les lettres ou les étiquettes.
- Assurez-vous que la destination d'impression soit sur Imprimante.
Pour imprimer des lettres :
- Comptes clients > Rapports des clients de C.C. > Relevés/Lettres/Étiquettes.
- Sélectionnez Lettre comme type de document à imprimer.
- Spécifiez les options générales suivantes :
- Lettre. Utilisez le bouton Parcourir pour sélectionner le formulaire de rapport à utiliser pour les lettres, si le modèle approprié ne figure pas déjà dans le champ.
- Méthode d'envoi. Sélectionnez une méthode d'envoi pour les lettres de la manière suivante :
- Destination de l’impression. Sélectionnez cette méthode pour envoyer les lettres à la destination d'impression par défaut que vous avez sélectionnée dans le bureau de l’entreprise.
- Client. Sélectionnez cette méthode pour envoyer les lettres en fonction de la méthode spécifiée dans les enregistrements de vos clients.
- Courriel. Ce champ s'affiche si vous sélectionnez Client comme méthode d'envoi. Sélectionnez le code des messages que vous souhaitez envoyer par courriel avec les lettres.
- Utiliser l'âge. Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer la lettre uniquement aux clients qui répondent aux critères d'âge spécifié (les clients qui ont un solde âgé). Si vous ne sélectionnez pas cette option, les lettres sont imprimées pour tous les clients, y compris ceux qui ont des soldes courants.
Lorsque vous sélectionnez l'option Utiliser l'âge, des champs supplémentaires apparaissent dans lesquels vous pouvez spécifier la date d'arrêt et comment dater les soldes des clients :
- Date d’arrêt. Si vous utilisez les critères d'âge pour sélectionner des clients, spécifiez une date d'arrêt. Les lettres ou étiquettes sont imprimées uniquement pour les clients dont les soldes sont en retard par rapport à la date d'arrêt du nombre de jours spécifié dans l'onglet Critères.
- Âge par. Spécifiez s'il faut évaluer l'âge par date d'échéance ou date de document.
- Date exéc. Cette date figurera sur les lettres.
- Sur l'onglet Sélectionner, sélectionnez uniquement les options dont vous avez besoin pour définir la plage de clients et imprimer les informations à inclure :
- Type compte. Vous pouvez choisir d'imprimer des lettres ou étiquettes pour les clients à relevé détaillé ou solde reporté uniquement, ou pour tous les clients.
- Sélect. par. Spécifiez jusqu'à quatre critères de sélection pour sélectionner le client pour lequel imprimer la lettre.
Comme premier critère de sélection, vous pouvez choisir numéro de client, compte national, groupe de clients, cycle de facturation et nom abrégé.
Pour les trois critères de sélection restants, choisissez parmi les options ci-dessus, plus territoire, groupe de comptes, code de devise (livres auxiliaires multidevises seulement), solde courant, solde fonctionnel courant (livres auxiliaires multidevises seulement), nom du client, vendeur, nom court, date de début, code postal et les champs optionnels du client (le cas échéant).
Si vous ne spécifiez pas de critères de sélection, Comptes clients imprime les lettres de tous les clients possédant le type de compte que vous sélectionnez.
- Trier par. Spécifiez jusqu'à quatre ordres de tri des lettres, parmi territoire, compte national, groupe de clients, cycle de facturation, groupe de comptes, code de devise (livres auxiliaires multidevises seulement), solde courant, solde fonctionnel courant (livres auxiliaires multidevises seulement), nom du client, vendeur, nom court et code postal.
Si vous ne spécifiez pas de critère de tri, les lettres sont triées par numéro de client, puis par numéro et date du document.
-
Sélectionnez des critères supplémentaires pour l'impression des relevés dans l'onglet Critères :
- Sélectionner clients basés sur type de solde. Sélectionnez cette option pour inclure ou exclure des comptes en fonction de leurs soldes. Vous pouvez répertorier des comptes avec des soldes débiteurs, créditeurs ou nuls.
- Sélectionner clients avec soldes de [X] jours ou plus. Cette option s'affiche uniquement si l'option Utiliser l'âge est sélectionnée. Si vous sélectionnez cette option, spécifiez le nombre minimal de jours de retard des soldes du client pour imprimer une lettre pour le client.
Remarque : Si vous spécifiez moins de 90 jours, les lettres seront envoyées uniquement aux clients dont le solde est impayé depuis plus de 90 jours.
- Utiliser périodes âgées. Les périodes âgées par défaut de l'écran Options de CC apparaissent ici si vous avez sélectionné l'option Utiliser l'âge. Si vous imprimez une lettre personnalisée qui utilise des périodes âgées, ces champs peuvent être utilisés pour fournir des informations supplémentaires pour les clients.
- Cliquez sur Imprimer. Suite...
Pour imprimer des étiquettes :
- Comptes clients > Rapports des clients de C.C. > Relevés/Lettres/Étiquettes.
- Sélectionnez Étiquette comme type de document à imprimer.
- Spécifiez les options générales suivantes :
- Étiquette. Utilisez le bouton Parcourir pour sélectionner le formulaire de rapport à utiliser pour les étiquettes, si le modèle approprié ne figure pas déjà dans le champ.
- Utiliser l'âge. Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer la lettre uniquement aux clients qui répondent aux critères d'âge spécifié (les clients qui ont un solde âgé). Si vous ne sélectionnez pas cette option, les étiquettes sont imprimées pour tous les clients, y compris ceux qui ont des soldes courants.
Lorsque vous sélectionnez l'option Utiliser l'âge, des champs supplémentaires apparaissent dans lesquels vous pouvez spécifier la date limite et comment dater les soldes des clients :
- Date d’arrêt. Si vous utilisez les critères d'âge pour sélectionner des clients, spécifiez une date d'arrêt. Les lettres ou étiquettes sont imprimées uniquement pour les clients dont les soldes sont en retard par rapport à la date d'arrêt du nombre de jours spécifié dans l'onglet Critères.
- Âge par. Spécifiez s'il faut évaluer l'âge par date d'échéance ou date de document.
- Date exéc. Cette date figurera sur les lettres.
-
Sur l'onglet Sélectionner, sélectionnez uniquement les options requises pour définir la plage de clients pour lesquels imprimer des étiquettes :
- Type compte. Vous pouvez choisir d'imprimer des lettres ou des étiquettes pour les clients à relevé détaillé ou solde reporté uniquement, ou pour tous les clients.
- Sélect. par. Spécifiez jusqu'à quatre critères de sélection pour sélectionner le client pour lequel imprimer la lettre.
Comme premier critère de sélection, vous pouvez choisir numéro de client, compte national, groupe de clients, cycle de facturation et nom abrégé.
Pour les trois critères de sélection restants, choisissez parmi les options ci-dessus, plus territoire, groupe de comptes, code de devise (livres auxiliaires multidevises seulement), solde courant, solde fonctionnel courant (livres auxiliaires multidevises seulement), nom du client, vendeur, nom court, date de début, code postal et les champs optionnels du client (le cas échéant).
Si vous ne spécifiez pas de critères de sélection, Comptes clients imprime les étiquettes de tous les clients possédant le type de compte que vous sélectionnez.
- Trier par. Spécifiez jusqu'à quatre ordres de tri des lettres, parmi territoire, compte national, groupe de clients, cycle de facturation, groupe de comptes, code de devise (livres auxiliaires multidevises seulement), solde courant, solde fonctionnel courant (livres auxiliaires multidevises seulement), nom du client, vendeur, nom court et code postal.
Si vous ne spécifiez pas de critère de tri, les lettres sont triées par numéro de client, puis par numéro et date du document.
- Sélectionnez des critères supplémentaires pour l'impression des relevés dans l'onglet Critères :
- Sélectionner clients basés sur type de solde. Sélectionnez cette option pour inclure ou exclure des comptes en fonction de leurs soldes. Vous pouvez répertorier des comptes avec des soldes débiteurs, créditeurs ou nuls.
- Sélectionner clients avec soldes de [X] jours ou plus. Cette option s'affiche uniquement si l'option Utiliser l'âge est sélectionnée. Si vous sélectionnez cette option, spécifiez le nombre minimal de jours de retard des soldes du client pour imprimer une lettre pour le client.
Remarque : Si vous spécifiez moins de 90 jours, les lettres seront envoyées uniquement aux clients dont le solde est impayé depuis plus de 90 jours.
- Utiliser périodes âgées. Les périodes âgées par défaut de l'écran Options de CC apparaissent ici si vous avez sélectionné l'option Utiliser l'âge. Si vous imprimez une lettre personnalisée qui utilise des périodes âgées, ces champs peuvent être utilisés pour fournir des informations supplémentaires pour les clients.
- Cliquez sur Imprimer. Suite...