Si vous utilisez la comptabilisation de la retenue dans Comptes fournisseurs, Commandes fournisseurs vous permet de comptabiliser la retenue (ou retenue de garantie) qui se produit lorsque vous retenez le pourcentage d'un montant facturé, généralement par consentement mutuel ou conformément à une loi (telle qu'une loi sur les privilèges des bâtisseurs).
Remarque : Vous ne pouvez spécifier une retenue que si vous utilisez Gestion de projet et si la transaction est associée à une tâche connexe.
Avant d'utiliser la comptabilisation de la retenue
Avant de pouvoir traiter des retenues dans Commandes fournisseurs, vous devez :
- Sélectionner l'option de comptabilisation de la retenue dans l'onglet Traitement de l'écran Options de CF.
- Spécifier des paramètres de retenue pour les fournisseurs dans l'onglet Retenue de l'écran Options de CF.
- Spécifier un compte de contrôle de retenue pour chaque groupe de comptes dans votre système Comptes fournisseurs.
- Définir des contrats dans Gestion de projet.
Le traitement de la retenue se réalise en trois étapes :
- Traiter une réception, facture, note de crédit ou note de débit pour laquelle une retenue est spécifiée.
- Transférer la facture ou la note de débit comprenant la retenue à Comptes fournisseurs et la reporter dans ce programme.
- Ensuite, reporter une facture, note de débit ou note de crédit de retenue distincte afin de facturer le montant de retenue à payer.
Saisir des documents originaux comportant une retenue
Un document original est une facture, note de débit ou note de crédit de laquelle la retenue provient.
Vous saisissez la réception, facture, note de crédit ou note de débit dans les écrans de saisie de CmF habituels. Cependant, vous devez sélectionner l'option Tâche connexe et l'option Retenue pour indiquer qu'une retenue s'applique au document.
Remarque : L'option Retenue s'affiche seulement si vous avez sélectionné l'option Comptabiliser retenue de garantie dans votre système Comptes fournisseurs.
Le programme affiche l'onglet Retenue dans l'écran de saisie et vous pouvez alors spécifier :
Le pourcentage de retenue
Le programme utilise le pourcentage de retenue pour calculer le montant de retenue de garantie.
Vous pouvez entrer un autre pourcentage de retenue dans le champ Pourcentage-Retenue. Lorsque vous entrez un nouveau pourcentage, le programme recalcule le montant de retenue.
Délai de retenue
Le programme utilise le délai de retenue pour calculer la date d'échéance du document de retenue. Lorsque vous changez le délai de retenue, le programme recalcule la date d'échéance de retenue ou vice versa.
Taux de retenue
Vous utilisez ce champ pour indiquer comment le taux de change doit être défini pour le document de retenue. Vous pouvez choisir une des méthodes suivantes :
- Utiliser cours change du document initial. Utilisez le même taux que celui du document que vous traitez.
- Utiliser cours change actuel. Utilisez le taux qui est en vigueur lors du traitement du document de retenue.
Modalités de retenue
Vous pouvez utiliser des modalités différentes (utilisées pour traiter les factures de retenues impayées) que celles utilisées dans le document initial à partir duquel vous avez appliqué la retenue.
Le programme affiche le code spécifié pour les modalités de retenue dans la fiche du client, mais vous pouvez changer les modalités du document si vous le souhaitez.
Remarque : Tous les montants de taxes sont inclus dans le document de retenue initial. Aucun montant de taxes n'est inclus sur la facture, note de crédit ou note de débit de retenue que vous traitez pour compenser le montant de retenue à payer.
Reporter des factures, notes de débit et notes de crédit initiales
Lorsque vous reportez le document de retenue initial dans Comptes fournisseurs, le programme déduit la retenue du total du document et reporte le montant dans le compte de contrôle de retenue.
Par exemple, si vous saisissez une facture d'un montant de 10 000 $ avec une retenue de 10%, une facture d'un montant de 9 000$ est reportée avec une retenue à payer de 1 000 $.
Le montant de retenue reste dans le compte de contrôle jusqu'à ce que vous le facturiez conformément à :
- La période de retenue ou la date d'échéance de la retenue spécifiées pour la facture.
- Le nombre de jours à l'avance spécifié dans l'écran Options de CF pour la création de documents de retenue.
Ajuster des documents initiaux
Utilisez l'écran Saisie des ajustements dans Comptes fournisseurs pour modifier la retenue associée à des factures, notes de débit et notes de crédit existantes. Lorsque vous reportez l'ajustement, le programme ajuste le compte de retenue impayée.
Veuillez noter que Comptes fournisseurs ne calcule pas la retenue sur les transactions d'ajustement. Vous devez saisir la retenue manuellement, que vous l'ajoutiez pour la première fois ou que vous ajustiez des notes de crédit ou débit de retenue existantes.