Réceptionner des marchandises des fournisseurs

Vous utilisez l'écran Réceptions de GS pour enregistrer la réception d'articles aux stocks et le retour d'articles aux fournisseurs.

  • Déterminez les numéros de réception à utiliser pour les nouvelles réceptions ou laissez le programme attribuer automatiquement des numéros.
  • Déterminez si vous voulez reporter chaque nouvelle réception au moment de la saisie ou bien les sauvegarder afin de les reporter ultérieurement dans un lot en utilisant l'écran Reporter transactions.
  • Déterminez les numéros de réception pour lesquels vous souhaitez reporter des retours et des ajustements.

Remarque : Vous ne pouvez reporter des retours que pour des réceptions non conclues. Si la réception indique Conclue ou si celle-ci n'est plus disponible, vous devez utiliser l'écran Ajustements pour ajuster le niveau ou le coût des stocks.

Pour réceptionner des articles dans Gestion des stocks :

  1. Ouvrez Gestion des stocks > Transactions de G.S. >  Réceptions.

  2. Pour créer une nouvelle réception, réalisez une des tâches suivantes :
    • Appuyez sur la touche Tab pour que le programme assigne automatiquement un numéro de document lors de la sauvegarde ou lors du report de la transaction. (Si la valeur *** NOUVEAU *** n'est pas affichée dans le champ N° réception, cliquez sur le bouton Nouveau Bouton Nouveau, puis appuyez sur Tab.)
    • Dans le champ N° réception, saisissez un nouveau numéro de réception, puis appuyez sur Tab.
  3. Saisissez les renseignements d'en-tête de la réception dans la partie supérieure de l'écran.
    1. Saisissez une description et une référence facultatives de la réception.
    2. Spécifiez la date de transaction, ainsi que l'exercice et la période auxquels vous la reporterez.
    3. Si un numéro de fournisseur s'applique à la réception, entrez ce numéro. Si vous utilisez Comptes fournisseurs de Sage 300 avec Gestion des stocks, vous pouvez sélectionner des numéros de fournisseur dans le dépisteur situé à côté du champ N° fournisseur.
    4. Saisissez un numéro de bon de commande, le cas échéant.
    5. Si vous utilisez la comptabilité multidevise, spécifiez la devise dans laquelle vous saisirez le coût des articles et spécifiez le cours du change.
    6. Indiquez si vous voulez imprimer des étiquettes pour la réception.
    7. Cliquez sur le bouton Zoom Bouton Zoom à côté de la case à cocher Champs opt. (le cas échéant), afin d'ajouter les données de champs optionnels voulues à cette réception.

    8. Si vous utilisez la comptabilité multidevise, spécifiez la devise dans laquelle vous entrerez les coûts additionnels.

      Remarque : Dans un système multidevise, vous spécifiez la devise de la réception et la devise à utiliser pour tous les coûts additionnels lorsque vous saisissez la réception. La devise des coûts additionnels doit être la même que celle de la réception ou de la devise fonctionnelle de votre entreprise.

  4. Saisissez les détails de la réception dans la table, en utilisant une ligne distincte pour chaque détail, comme suit :
    1. Saisissez le montant de tout coût additionnel.
    2. Pour chaque article figurant sur la réception, tapez ou sélectionnez à l'aide du dépisteur le numéro d'article et l'emplacement.
    3. Saisissez la quantité reçue et l'unité de mesure.

      Si l'article est en série ou lot, vous devez alors assigner des numéros de série/lot.

    4. Entrez le coût unitaire ou le coût total s'ils diffèrent du coût affiché par le programme.
    5. Indiquez le nombre d'étiquettes requises, le cas échéant, et saisissez tout commentaire ou champ optionnel concernant la ligne de détail que vous voulez afficher sur le Journal de report des réceptions (facultatif).
    6. Appuyez sur la touche Insérer pour commencer une nouvelle ligne.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder ou Reporter.
    • Si vous cliquez sur Sauvegarder, Gestion des stocks sauvegarde la transaction pour que vous puissiez la modifier ou la reporter ultérieurement.

    • Si vous cliquez sur Reporter, Gestion des stocks reporte immédiatement la transaction.

      Important! Si vous utilisez l'option vous permettant de supprimer les transactions après le report, Gestion des stocks vous demande si vous voulez supprimer la transaction. Cliquez sur Non, sauf si votre entreprise supprime systématiquement les transactions reportées. Si vous supprimez la transaction reportée, vous ne pourrez pas faire de zoom avant vers les détails de la transaction dans Grand livre.

      Par ailleurs, Vous ne pourrez pas rappeler la réceptions à des fins de retours ou d'ajustements.

  6. Cliquez sur OK dans le message de confirmation.
  1. Si vous avez sauvegardé les transactions au lieu de les reporter immédiatement :
    1. Imprimez les listes de transactions correspondant à toutes les transactions que vous avez saisies.
    2. Comparez les listes aux documents originaux et modifiez les transactions pour lesquelles des corrections sont nécessaires.
    3. Utilisez l'écran Reporter transactions pour reporter des transactions et pour mettre à jour les quantités et les coûts (en fonction des options de GS utilisées).
  2. Exécutez la clôture journalière pour mettre à jour les données d'audit, les données sur les coûts (si vous effectuez l'évaluation des coûts pendant le traitement de la clôture journalière) et les statistiques d'articles du module Gestion des stocks.
  3. Imprimez le journal de report des transactions reportées et conservez-le dans le cadre de votre piste d'audit.