Après avoir activé Gestion des stocks, votre première tâche est de sélectionner des options de traitement de Gestion des stocks dans l'écran Options de GS.
Les options choisies déterminent la manière dont votre système Gestion des stocks fonctionne et le type de données qu'il stocke et affiche. Vous pouvez aussi utiliser cet écran après la configuration initiale pour vérifier les options choisies et, au besoin, en modifier la plupart.
Cette rubrique décrit les options que vous pouvez sélectionner dans l'onglet Traitement de l'écran Options.
Vous pouvez configurer votre système Gestion des stocks pour qu'il vous laisse traiter et reporter les réceptions, ainsi que définir des listes de prix pour les articles dans toutes les devises que votre entreprise utilise.
Pour utiliser plusieurs devises dans Gestion des stocks, sélectionnez l'option Multidevise dans l'onglet Traitement de l'écran Options de GS.
Si vous activez l'option Multidevise dans Gestion des stocks, Gestionnaire de système active automatiquement l'option Multidevise dans Commandes clients et Commandes fournisseurs de , si ceux-ci sont installés.
Si vous activez l'option Multidevise dans Gestion des stocks, Gestionnaire de système active automatiquement l'option Multidevise dans Commandes clients et Commandes fournisseurs.
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Si votre entreprise entrepose des stocks à plusieurs emplacements (par exemple, dans des entrepôts situés dans des régions différentes), vous pouvez configurer le système Gestion des stocks de
Après avoir saisi tous vos articles de stock et configuré tous les emplacements dans Gestion des stocks, vous devez spécifier à quels emplacements sont stockés les articles avant de pouvoir commencer à saisir des transactions. Vous pouvez le faire de deux façons. Soit spécifier quel article ou groupe d'articles peut être stocké à chaque emplacement ou autoriser le stockage de chaque article à tous les emplacements.
Tous les articles que vous transférez via un emplacement de marchandises en transit doivent être autorisés à l'emplacement de marchandises en transit que vous utilisez.
Si votre entreprise n'a qu'un seul emplacement ou n'a pas besoin de restreindre l'entreposage de certains articles à d'autres emplacements, vous pouvez gagner du temps en configurant votre système Gestion des stocks de sorte que tous les articles puissent être stockés à tous les emplacements. Cette méthode vous permet de commencer à saisir des transactions immédiatement et ce, pour n'importe quel article, à n'importe quel emplacement. (Les transactions comprennent les réceptions, expéditions, retours, transferts, ajustements et assemblages.)
Si vous n'activez pas cette option, vous devez utiliser l'écran Emplacements des articles ou l'écran Emplacements pour autoriser le stockage d'un article à un emplacement avant de pouvoir saisir des transactions pour l'article à cet emplacement.
Gestion des stocks n'affiche un article à stocker à un emplacement qu'après la saisie de la première transaction (telle qu'une réception) concernant l'article à l'emplacement. Si vous stockez l'article à plusieurs emplacements, l'article apparaît sur les rapports et dans les écrans uniquement aux emplacements pour lesquels une transaction a été saisie et ce, même si l'article peut être stocké à n'importe quel emplacement. Par exemple, un article n'apparaît dans l'écran ou sur le rapport Emplacements des articles à un emplacement tant que vous n'avez pas saisi la première transaction de l'article à cet emplacement.
Vous pouvez cocher ou décocher l'option Permet. articles à tout emplacement à n'importe quel moment. (Cette option est sélectionnée automatiquement lorsque vous installez Gestion des stocks.)
Vous pouvez cocher ou décocher l'option Permet. articles à tout emplacement à n'importe quel moment.
Si vous permettez que les transactions fassent passer la quantité d'un article en stock en dessous de zéro dans votre système de gestion des stocks présent, vous pouvez configurer votre système Gestion des stocks de
Pour permettre que les transactions entraînent des niveaux de stock négatifs, sélectionnez l'option Permettre niveaux de stock négatifs à l'onglet Traitement de l'écran Options.
Ne sélectionnez pas cette option, si pour une raison quelconque vous ne voulez pas que les niveaux de stock passent en dessous de zéro.
Vous pouvez activer ou désactiver l'option Permettre niveaux de stock négatifs à n'importe quel moment.
Sélectionnez l'option Permet. réception articles hors stock si vous voulez conserver une liste des articles que vous achetez régulièrement, mais pour lesquels vous ne gérez pas de quantité de stock.
Lors du report, Gestion des stocks peut sauvegarder des enregistrements détaillés concernant les transactions pour que vous puissiez imprimer un rapport de l'historique de transaction par la suite. Le rapport Historique de transaction répertorie toutes les transactions reportées pour les articles assignés aux groupes de comptes sélectionnés dans une période indiquée.
Pour sauvegarder l'historique des transactions à des fins de production de rapports, sélectionnez l'option Conserver historique transactions à l'onglet Traitement de l'écran Options.
Vous pouvez activer ou désactiver l'option Conserver historique transactions à n'importe quel moment. Si vous la désactivez après l'avoir utilisée, Gestion des stocks cesse immédiatement de sauvegarder l'historique des transactions. Il conservera toutefois les enregistrements qui ont déjà été recueillis et ce, jusqu'à ce que vous les effaciez (supprimiez) dans l'écran Effacer l'historique de GS. Si vous réactivez cette option, il existera un écart parmi les données recueillies correspondant à la période pendant laquelle l'option n'a pas été utilisée.
Vous pouvez exporter l'historique des transactions dans d'autres bases de données ou dans des feuilles de calcul pour les analyser plus en détail.
Si vous ne sauvegardez pas l'historique des transactions, aucune donnée ne sera imprimée sur le rapport Historique de transaction.
La sauvegarde de l'historique des transactions utilise un espace considérable sur votre ordinateur; il est donc préférable de n'activer cette option que lorsque vous en avez besoin. Pour éviter de gaspiller de l'espace sur votre ordinateur, utilisez l'écran Effacer l'historique de GS pour effacer (supprimer) l'historique des transactions lorsque vous n'en avez plus besoin. Si vous activez et désactivez l'option Conserver historique transactions sans effacer l'historique des transactions, il existera un écart parmi les enregistrements de l'historique et les données seront inexactes.
Gestion des stocks offre une option qui vous permet de supprimer des transactions données après leur report, dans le cas où vous ne voudriez pas sauvegarder les informations correspondantes.
Pour supprimer les données des transactions, vous devez sélectionner l'option Invite à supprimer pendant le report dans l'onglet Traitement de l'écran Options de GS.
Si vous voulez conserver toutes les données de transactions, assurez-vous que cette option n'est pas cochée.
Si vous supprimez les transactions après leur report, vous ne pouvez ni consulter les transactions reportées, ni effectuer de zoom avant vers celles-ci depuis Grand livre.
Par ailleurs, si vous reportez des transactions dans l'écran Reporter transactions de GS (au lieu de le faire dans un écran de saisie de transaction), vous ne pouvez pas choisir de les supprimer. À la place, vous pouvez supprimer les transactions dans l'écran Effacer l'historique de GS.
Vous pouvez choisir de n'utiliser que les unités de mesure définies dans Gestion des stocks ou d'utiliser n'importe quelle unité pour un article.
Si vous sélectionnez l'option Utiliser seulement UdeM définie, vous ne pouvez utiliser que les unités de mesure de stock qui sont définies dans l'écran de configuration Unités de mesure de GS. Ce paramètre vous permet d'assurer la cohérence de tous les articles ajoutés par la suite.
Si vous ne sélectionnez pas ce paramètre, vous pouvez spécifier toute unité de mesure pour les nouveaux articles de stock—qu'elle ait ou non été ajoutée à Gestion des stocks.
Cette option n'affecte que les nouveaux articles de stock ou les nouvelles unités de mesure que vous ajoutez à des articles existants. L'activation de cette option n'a aucune répercussion sur les articles existants, à moins que vous n'ajoutiez des nouvelles unités de mesure aux enregistrements d'article.
Vous pouvez créer deux champs de coûts secondaires à utiliser dans Gestion des stocks, ainsi que dans Commandes clients et Commandes fournisseurs de
Pour créer des champs de coûts secondaires, saisissez des noms pertinents (d'un maximum de dix caractères) dans les champs Nom mont. secondaire 1 et Nom mont. secondaire 2 à l'onglet Traitement de l'écran Options.
Vous pourriez assigner le nom En magasin à l'un des champs de coûts secondaires pour indiquer la nature du montant correspondant.
Les noms des montants secondaires peuvent contenir des lettres majuscules, des chiffres, des blancs, des symboles (tels que @ et >#), ainsi que des signes de ponctuation (tels que ? et !).
Les champs de coûts secondaires apparaissent dans l'écran Emplacements des articles de GS sous le nom que vous leur avez assigné. Ces champs apparaissent sur les rapports de Gestion des stocks suivants et sont utilisés par ceux-ci : Emplacements des articles, État des articles, Analyse de la majoration, Analyse du prix de vente/marge.
Si vous sélectionnez un coût secondaire comme base de taxation pour les autorités fiscales, Commandes clients et Commandes fournisseurs se servent des coûts secondaires comme base pour le calcul des taxes lorsque des taxes sont perçues sur les coûts.
Utilisez l'écran Autorités fiscales dans le dossier Services de taxes du module Services communs pour sélectionner un coût secondaire comme base de taxation pour une autorité fiscale.
Vous pouvez choisir l'unité de mesure de poids, telle que la livre ou le kilogramme, correspondant à l'unité de base ou l'unité standard que vous utilisez pour mesurer le poids de vos articles de stock.
Vous spécifiez une unité de mesure de poids par défaut dans le champ UdeM poids par défaut de l'écran Options de GS.
Généralement, vous ajoutez des unités de mesure de poids après avoir choisi les options de gestion des stocks et avant d'ajouter des enregistrements d'articles. Vous pouvez ajouter autant d'unités de mesure de poids que vous voulez pour vos articles, ainsi que des facteurs de conversion pour convertir les différentes unités de mesure à l'unité par défaut.
Si vous utilisez Gestion des stocks avec Commandes clients, ce dernier utilise les poids indiqués dans Gestion des stocks pour estimer le poids total de chaque commande dans l'unité de poids que vous spécifiez à cet endroit. Commandes clients utilise le poids estimé total d'une commande pour calculer le coût de son expédition.
Si vous utilisez Gestion des stocks avec Commandes fournisseurs, ce dernier peut utiliser l'unité de mesure de poids définie dans Gestion des stocks pour ventiler les coûts additionnels sur les commandes.
Gestion des stocks peut recueillir des statistiques dans les transactions que vous reportez pour vos articles de stock et afficher ces informations ou les imprimer sur les rapports Statistiques des ventes et Statistiques des transactions.
Vous pouvez aussi indiquer si
Pour consulter les statistiques, utilisez les écrans Statistiques des transactions et Statistiques des ventes.
Si vous n'activez pas l'option Conserver statistiques des articles, les rapports Statistiques des ventes et Statistiques des transactions ne comporteront aucune donnée.