Configurer des champs optionnels pour les enregistrements et les transactions de Gestion des stocks

Remarque : Vous devez installer Transaction Analysis and Optional Field Creator (Analyse de transaction et créateur de champ optionnel) afin de pouvoir utiliser les champs optionnels.

Les champs optionnels sont des champs personnalisés que vous pouvez utiliser pour stocker des informations supplémentaires dans les enregistrements et les transactions de Gestion des stocks. Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour les saisies de transactions et les lignes de détails, ainsi que pour d'autres enregistrements de Gestion des stocks.

Après avoir ajouté des champs optionnels, vous pouvez saisir des données dans les champs optionnels lorsque vous ajoutez des nouveaux articles de G.S. et saisissez des transactions de stocks.

  • Déterminez quels sont les champs optionnels dont vous avez besoin dans Gestion des stocks.
  • Identifiez les données de champs optionnels que vous voulez transférer avec les enregistrements d'articles à d'autres livres auxiliaires et avec les transactions du GL au grand livre.
  • Si les champs optionnels dont vous avez besoin n'ont pas été ajoutés dans Sage 300, ajoutez-les dans l'écran Champs optionnels de Services communs.

Important! Avant de sauvegarder les modifications apportées aux champs optionnels, assurez-vous que personne n'utilise la base de données de Gestion des stocks et qu'aucun autre écran de Gestion des stocks n'est ouvert pour l'entreprise.

Pour configurer des champs optionnels que vous utiliserez dans les enregistrements et transactions de G.S. :

  1. Ouvrez Gestion des stocks > Configuration de G.S. > Champs optionnels.

  2. Dans la liste Champs option. pour, sélectionnez le type d'enregistrement ou de transaction pour lequel vous configurez des champs optionnels.
  3. Cliquez dans la table, puis appuyez sur la touche Insérer pour commencer une nouvelle ligne.

  4. Saisissez les informations correspondant à chaque champ optionnel que vous ajoutez à l'enregistrement, transaction ou détail de transaction de la manière suivante :

    1. Dans la colonne Champ optionnel, cliquez sur le dépisteur (ou appuyez sur F5), puis sélectionnez un champ optionnel dans le dépisteur.
    2. Double-cliquez dans la colonne Valeur définie pour indiquer Oui. Suite...

      Le champ Valeur définie prévient l'utilisateur qu'un champ optionnel en blanc aurait en fait une saisie. Lorsque vous consultez le champ Valeur, il vous est impossible de déterminer si le champ a une valeur par défaut en "blanc" ou s'il n'a aucune valeur.

    3. Pour attribuer une valeur par défaut au champ optionnel sélectionné, cliquez sur le dépisteur de la colonne Valeur par défaut, puis tapez ou sélectionnez la valeur qui sera affichée par défaut pour chaque champ optionnel. Suite...

      Si le champ optionnel sélectionné doit être validé, vous devez sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs. Cependant, si le champ optionnel autorise les blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur par défaut en blanc.

      Si le champ optionnel n'a pas besoin d'être validé, vous pouvez sélectionner une valeur qui est définie pour le champ optionnel dans Services communs ou laisser le champ en blanc.

      Remarque : La saisie doit être compatible avec le type de champ (texte, nombre, date, montant, etc.) et ne doit pas dépasser le nombre de caractères spécifiés pour le champ optionnel. Vous ne pouvez entrer que Oui ou Non dans un champ Oui/Non.

    4. Pour rendre un champ optionnel obligatoire, double-cliquez dans la colonne Requis. Suite...

      Pendant la saisie des données, si un champ optionnel est requis mais n'a pas de valeur par défaut, vous devez fournir les informations dans le champ correspondant avant de poursuivre. Si le champ optionnel a une valeur par défaut, vous pouvez accepter la valeur affichée ou en attribuer une autre.

    5. Si vous voulez que le champ optionnel et sa valeur par défaut apparaissent automatiquement sur les nouveaux enregistrements et les nouvelles transactions, double-cliquez dans la colonne À insérer pour sélectionner la valeur Oui.

    6. Si le bouton Paramètres est disponible (par exemple, pour certains champs optionnels de détails de transaction) :

      1. Cliquez sur Paramètres pour ouvrir un nouvel écran dans lequel vous indiquez si ce champ optionnel doit être inclus aux transactions envoyées au Grand livre et autres livres auxiliaires.

      2. Indiquez quels champs optionnels seront inclus aux transactions envoyées au Grand livre et autres livres auxiliaires.

        Remarque : Réfléchissez sérieusement à l'objectif de chaque champ optionnel que vous ajoutez. Par exemple, n'envoyez au Grand livre que des champs optionnels qui sont utilisés pour l'analyse financière et uniquement aux comptes dans lesquels ils sont requis.

      3. Cliquez sur Fermer pour fermer l'écran Paramètres.
  5. Cliquez sur Ajouter dans l'écran Champs optionnels de G.S., puis cliquez sur Fermer.
  • Vous pouvez désormais ouvrir l'écran auquel vous avez ajouté des champs optionnels et saisir des données. Par exemple, si vous avez défini un champ optionnel pour les expéditions, vous pouvez voir le champ optionnel en cliquant sur le bouton Zoom Bouton Zoom situé à côté de la case Champs option. dans l'écran Expéditions.
  • Si vous transmettez au Grand livre des champs optionnels provenant de détails de transactions de Gestion des stocks, utilisez l'écran Champs optionnels dans Grand livre pour ajouter des champs optionnels aux détails de transactions de GL.
  • Utilisez l'écran Champs optionnels dans Commandes clients et Commandes fournisseurs pour ajouter des champs optionnels d'articles de stock à des détails de transaction de CmF et CmC.