Gestion des stocks utilise des structures d'articles pour formater les numéros d'articles. Les structures d'articles contrôlent quels segments sont inclus dans le numéro d'article et l'ordre dans lequel ils apparaissent. Vous sélectionnez la structure d'article que vous voulez utiliser lorsque vous ajoutez des articles dans Gestion des stocks.
Les principales étapes requises pour configurer des formats de numéros d'article sont les suivantes :
- Définir les segments requis pour vos numéros d'article.
Un numéro d'article peut être composé d'un maximum de dix segments. Utiliser les segments dans des numéros d'article afin d'organiser les articles en fonction d'attributs communs. Par ailleurs, vous pouvez également trier les rapports en fonction de n'importe quel segment d'un numéro d'article.
- Ajouter des codes de segment (facultatif) pour contrôler ce que le programme vous autorise à saisir dans les segments de numéro d'article.
Exemple : Si vous définissez un segment de deux chiffres pour les couleurs, vous pourriez définir les codes de segment suivants : 01 pour rouge, 02 pour blanc et 03 pour bleu.
-
Définir une ou plusieurs structures d'articles dans Gestion des stocks.
Les sections suivantes fournissent des exemples et des informations sur les segments, les codes de segments et les structures d'articles.
- Définir des segments
- Ajouter des codes de segments
- Configurer des structures d'articles
- Sélectionner une structure d'article par défaut
- Utiliser des caractères de séparation
Définir des segments
Utilisez l'onglet Articles de l'écran Options de GS pour ajouter les segments que vous voulez utiliser dans votre système Gestion des stocks.
Vous pouvez utiliser un maximum de dix segments, que vous pouvez ensuite combiner pour définir des structures d'articles qui seront elles-mêmes utilisées pour formater des numéros d'article.
Remarque : Sage 300 Standard autorise un maximum de 4 segments d'article.
Le numéro d'article #01-ROU-L3401 comporte les segments de numéro d'article suivants :
| Segment | Longueur | Description |
|---|---|---|
| XX | 2 | Style |
| XXX | 3 | Couleur |
| XXXXX | 5 | Taille |
Après avoir défini un segment, vous pouvez en modifier le nom, mais vous ne pouvez ni modifier ni supprimer le segment en soi.
- Chaque segment peut comporter un maximum de 24 caractères.
- Une structure d'article peut être composée d'un maximum de 24 caractères (y compris tous les segments, séparateurs et préfixes).
Ajouter des codes de segments
Utilisez l'écran Codes de segments pour définir les codes de vos segments.
Après avoir défini les segments que vous prévoyez utiliser pour vos numéros d'article, vous pouvez stocker des codes de segment valides pour chaque segment. En d'autres mots, vous pouvez répertorier tous les codes valides qui peuvent être saisis dans un segment de numéro d'article.
L'ajout de codes de segment est facultatif, de même que leur utilisation. Vous pouvez à tout moment utiliser l'onglet Articles dans l'écran Options pour activer l'option de validation et ainsi restreindre les saisies dans la liste de codes de segment de certains segments.
Un code de segment peut contenir des lettres majuscules et des chiffres. Les codes de segments ne peuvent être ni plus longs, ni plus courts que la longueur du segment pour lequel ils seront utilisés.
Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver l'option Valider de chaque segment. Lorsque vous ajoutez un nouveau numéro d'article de stock, Gestion des stocks vérifie ce que vous saisissez dans chaque segment (pour lequel l'option Valider est activée) de la structure d'article et le compare aux codes de segment que vous aviez saisis pour le segment en question. Si tous les segments sont valides, le programme ajoute le numéro d'article dans le système.
Si vous choisissez d'utiliser des codes de segments, vous devez saisir tous les codes voulus pour un segment dans l'écran Codes de segments et ce, avant d'ajouter vos articles.
La table suivante présente deux exemples de configuration des codes de segment (les X consécutifs représentent un segment d'une structure d'article) :
| Segment | Longueur | Description | Code de segment et description |
|---|---|---|---|
| XX | 2 | Style | R1 -- Régulier |
| M1 -- Moderne | |||
| XXX | 3 | Couleur | ROU -- Rouge |
| BLA -- Blanc | |||
| BLE -- Bleu |
Remarque : Vous pouvez ajouter autant de codes de segment que vous voulez, mais vous ne pouvez supprimer des codes de segment que si aucun numéro d'article ne les utilise.
Configurer des structures d'articles
Utilisez l'écran Structures des articles dans le dossier Configuration afin de définir des structures d'articles pour votre système Gestion des stocks.
Vous créez des structures d'articles en combinant un maximum de dix segments (que vous devez définir au préalable), dans l'ordre voulu, et vous pouvez créer autant de structures d'articles que vous voulez pour vos numéros d'articles. Vous devez créer au moins une structure d'article.
Nous vous recommandons de définir les structures d'article servant à formater vos numéros d'article de sorte à répondre à vos besoins en matière de tri et regroupement des articles sur les rapports et les listes.
La table suivante offre plusieurs modèles de structures d'articles. Prenez note des points suivants en ce qui concerne la table :
- Des X consécutifs représentent un segment d'une structure d'article.
- Les caractères qui apparaissent entre les segments d'une structure d'article ou numéro d'article sont appelés des séparateurs.
-
Un caractère qui apparaît au début d'une structure d'article ou numéro d'article (tel que le # dans le quatrième exemple de la table suivante) est appelé un préfixe.
Structure de l'article Numéro d'article fictif XXXX
F605
XXX.X
120,5
XX-XXX/X
K1-501/A
#XXX-XXXXX-XX-X
#L31-GT213-8A-0
Prenez en compte les suggestions suivantes lors de la conception de vos formats de numérotation des articles :
- Utilisez des chiffres (plutôt que des lettres ou des combinaisons de chiffres et de lettres) pour tous les segments afin que l'ordre d'affichage des numéros d'article sur les rapports et les listes soit plus prévisible.
- Définissez des numéros d'article de sorte que vous puissiez ajouter des articles ultérieurement. Par exemple, assignez des numéros suffisamment espacés aux segments d'articles consécutifs, tels que 1100, 1200 et 1300 (au lieu de 1100, 1101 et 1102). Laisser un espacement suffisant vous permet d'assigner un nouveau numéro d'article, tel que 1150, entre deux numéros existants (1100 et 1200)
- Assignez les numéros d'articles en fonction de l'ordre dans lequel vous voulez que les articles apparaissent sur les rapports et dans les listes. Par exemple, identifiez le style d'un article comme étant pour hommes ou pour femmes en assignant un segment de style 1100, 1200 et 1300 aux styles pour hommes et 2100, 2200 et 2300 aux styles pour femmes.
- Utilisez des segments de longueurs variables dans un format de numéro d'article afin d'identifier aisément ce que chaque partie d'un numéro d'article représente.
Sélectionner une structure d'article par défaut
Si vous créez plusieurs structures d'articles, vous pouvez désigner un code de structure d'article par défaut pour le formatage des numéros d'articles.
Le code de structure d'article que vous sélectionnez est utilisé par défaut lorsque vous ajoutez des enregistrements d'articles dans Gestion des stocks. Nous vous recommandons de sélectionner le code de structure d'article que vous utilisez le plus souvent.
Utiliser des caractères de séparation
Lorsque vous définissez une structure d'article, vous pouvez sélectionner un caractère de séparation qui apparaîtra entre chaque segment, de sorte à faciliter la lecture des numéros d'article. Par exemple, pour un numéro d'article composé de trois segments, il est plus facile de distinguer les différents segments dans 5046-010-92 que dans 504601092.
Si vous sélectionnez un caractère de séparation pour le dernier segment d'une structure d'article, le caractère apparaît à la fin des numéros d'article qui utilisent cette structure d'article. Par exemple, 5046-010-92#.
Si vous numéros d'article de stock suivent déjà les règles énoncées dans la section suivante, vous pouvez créer les structures d'articles dont vous avez besoin pour saisir des numéros d'articles dans Gestion des stocks. Dans le cas contraire, créez un nouveau format de numéro d'article avant de créer vos structures d'articles.