Un numéro unique est attribué à chaque document que vous ajoutez à un lot de factures. Le numéro est composé par’ :
- Un préfixe qui identifie le type de transaction.
- Un ensemble de numéros attribués de manière séquentielle, dont vous spécifiez le premier numéro.
Vous pouvez entrer des préfixes et numéros de document distincts pour les factures, les notes de crédit, les notes de débit, les factures d’intérêts et les factures de frais périodiques.
Vous pouvez également entrer des préfixes et numéros pour les documents de paiement anticipé et de comptant non imputé (dans l’onglet Numérotation de l’écran Options de CC).
Vous pouvez en outre entrer vos propres numéros de document avec chaque facture, note de crédit ou note de débit ajoutée sur l’écran Saisie des factures de CC, en ignorant les numéros que Comptes clients attribue. Le numéro de document doit contenir moins de 15 caractères et être unique; il s’agit des seules restrictions.
Il vous est donc possible de conserver votre système de numérotation actuel. Vous pouvez à tout moment spécifier différents préfixes et numéros suivants sur l’écran Options de CC pour que Comptes clients les attribue. Toutefois, vous ne pouvez pas apporter de modification si elles aboutissent à des numéros de document en double.
Préfixes, longueur et numéros suivants
Vous pouvez utiliser jusqu’à six caractères par préfixe. Chaque préfixe doit être unique, afin d’éviter les numéros de document en double.
Vous pouvez définir la longueur de ces différents numéros, le numéro de document ne devant pas dépasser 22 caractères, préfixes compris.
Si vous n’entrez ni préfixes ni numéros de documents, Comptes clients choisit automatiquement « 1 » comme premier numéro de document et utilisent les préfixes suivants :
| Type de document | Préfixe |
|---|---|
| Facture | IN |
| Note de crédit | CN |
| Note de débit | DN |
| Facture d’intérêts | INT |
| Facture de frais périodiques | RC |
| Encaissement | PY |
| Paiement anticipé | PP |
| Comptant non imputé | UC |
| Ajustement | AD |
| Remboursement | RF |
Si vous utilisez une numérotation distincte pour la retenue de garantie, vous pouvez également spécifier les préfixes et numéros suivants pour les documents afférents. Comptes clients utilise les préfixes suivants par défaut :
| Type de document | Préfixe |
|---|---|
| Facture de retenue de garantie | RIN |
| Note de crédit de retenue de garantie | RCN |
| Note de débit | RDN |
Numéros de séquence
Lorsque vous ajoutez une transaction sur les écrans Saisie des factures, Saisie des encaissements, Saisie d’encaissements rapide ou Saisie des ajustements, Comptes clients lui attribue un numéro de document en se fondant sur les préfixes et numéros de document spécifiés dans l’écran Options de CC pour ce type de transactions.
Les numéros attribués à chaque type de document peuvent aller jusqu’à 999999999. Ils reprennent ensuite automatiquement à 1.
Si vous utilisez le numéro attribué, Comptes clients met à jour le numéro de document suivant pour le type de transaction concerné sur l’écran Options de CC.
Vous pouvez également entrer vos propres numéros de document lorsque vous ajoutez des transactions. Dans ce cas, les renseignements de l’écran Options de CC ne sont pas mis à jour, même si vous utilisez le numéro que le programme aurait attribué.
Modifier le numéro de document suivant
Si vous souhaitez modifier le numéro de document suivant dans l’écran Options de CC et lui attribuer un numéro inférieur, il peut être judicieux de modifier le préfixe du type de documents afin d’éviter que Comptes clients n’assigne deux fois un même numéro de document à un client.
Important! Vous ne pouvez pas reporter deux documents comportant des préfixes et des numéros strictement identiques.