Ajouter, modifier ou supprimer un fournisseur

Vous utilisez l'écran Fournisseurs pour ajouter des enregistrements de fournisseurs dans le module Comptes fournisseurs. Vous devez ajouter des enregistrements de fournisseur avant de pouvoir entrer et traiter des transactions dans Comptes fournisseurs.

Vous pouvez modifier les données de l’enregistrement d’un fournisseur en tout temps à condition de respecter certaines règles. Suite...

Lorsque vous modifiez des enregistrements de fournisseurs existants, il convient de prendre en compte les restrictions suivantes :

  • S'il existe des transactions reportées et impayées pour ce fournisseur, vous pouvez modifier le groupe de taxes d'un fournisseur pour l'attribuer à un autre groupe de taxes utilisant la même devise.
  • Vous ne pouvez pas supprimer un enregistrement de fournisseur si le fournisseur est utilisé dans le moindre document.
  • Vous ne pouvez pas modifier le numéro du fournisseur.

    Pour assigner un autre numéro à un compte de fournisseur, vous devez :

    1. Créer un nouvel enregistrement de fournisseur.
    2. Reporter les transactions pour réduire à zéro le solde dans l’ancien compte du fournisseur et transférer les données historiques et en suspens des factures et des paiements de l’ancien au nouveau compte, au groupe de fournisseurs et au compte national associé, le cas échéant.
    3. Supprimer l’ancien enregistrement de fournisseur.
  • Vous devez inclure un nom dans chaque enregistrement de fournisseur.
  • Vous ne pouvez pas passer à un groupe de fournisseurs dont l’état est Inactif.
  • Vous pouvez modifier des statistiques de fournisseur uniquement si l'option Permettre la modification des statistiques (des fournisseurs) est sélectionnée dans l'écran Options de CF.

Nous vous déconseillons de modifier le groupe de fournisseurs ou le groupe de comptes assignés à un enregistrement de fournisseur pour lequel vous avez reporté des transactions. Suite...

Si vous ne modifiez pas le groupe de comptes, vous devrez peut-être reporter les ajustements dans votre grand livre pour les transactions telles que les factures reportées sur le groupe de comptes initial et les paiements de factures reportées dans le nouveau groupe de comptes.

Si vous modifiez le groupe de fournisseurs, Comptes fournisseurs préserve les entrées existantes dans l'enregistrement du fournisseur. Il n'écrase pas les autres champs. Si vous modifiez également le groupe de comptes, les statistiques des groupes de fournisseurs concernés ne seront plus calculées. Vous pouvez modifier les statistiques pour corriger les renseignements, mais c’est une tâche ardue.

Avant d’ajouter un enregistrement de fournisseur :

  • Ajoutez des groupes de taxes et d’autres renseignements de taxes aux Services de taxes.
  • Déterminez le numéro, le nom et une forme abrégée du nom de fournisseur.

    Remarque : Vous devez entrer un numéro et un nom pour chaque fournisseur avant de pouvoir ajouter l’enregistrement. Les noms abrégés sont optionnels.

  • Définissez le groupe de fournisseurs, le groupe de comptes, le code de modalités, le code de paiement, le code de ventilation, le groupe de ventilation, le code de banque, les champs optionnels et le groupe de taxes à assigner au fournisseur.

    Les groupes de fournisseurs contiennent des données par défaut pour les nouveaux enregistrements de fournisseurs et peuvent être utilisés pour les critères de sélection et de tri de divers rapports. Vous devez assigner un groupe de fournisseurs à chaque enregistrement de fournisseur avant de pouvoir ajouter l’enregistrement.

    Si vous utilisez la comptabilité multidevise, vous assignez un groupe de comptes qui utilise la devise du fournisseur.

  • Si vous utilisez la comptabilité multidevise, déterminez le type de taux à utiliser si votre fournisseur n'utilise pas la devise fonctionnelle.
  • Si vous voulez entrer des statistiques sur les fournisseurs, choisissez l’option Permettre la modification des statistiques dans l'onglet Traitement de l'écran Options de CF.

Avant de supprimer un enregistrement de fournisseur, assurez-vous que le fournisseur ne soit utilisé dans aucun document.

Avant de modifier un enregistrement de fournisseur, sélectionnez l'option Permettre la modification des statistiques (des fournisseurs) dans l'écran Options de CF.

Pour ajouter un enregistrement de fournisseur :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Fournisseurs de CF > Fournisseurs.

  2. Dans le champ N° fournisseur, réalisez une des actions suivantes :
    • Cliquez sur le bouton Nouveau Bouton Nouveau pour créer un nouvel enregistrement de fournisseur.
    • Pour créer un enregistrement de fournisseur fondé sur un enregistrement de fournisseur existant, saisissez le code d'un fournisseur existant, puis appuyez sur la touche Tab.
  3. Dans le champ N° fournisseur, saisissez un code pour le nouveau fournisseur.
  4. Remplissez les champs dans l'enregistrement du fournisseur.
  5. Cliquez sur Ajouter.

Pour modifier ou consulter un enregistrement de fournisseur existant :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Fournisseurs de CF > Fournisseurs.

  2. Dans le champ Numéro fournisseur, spécifiez l'enregistrement de fournisseur que vous voulez modifier.
  3. Apportez les changements voulus dans l'enregistrement.
    Remarque :

    Si vous changez le groupe de fournisseurs :

    • Les valeurs par défaut du nouveau groupe de fournisseurs seront appliquées à l'enregistrement du fournisseur.
    • Les comparaisons statistiques entre les périodes comptables ou les groupes de fournisseurs seront invalidées (à moins de mettre à jour les statistiques du groupe de fournisseurs).
  4. Cliquez sur Sauvegarder.

Pour supprimer un enregistrement de fournisseur :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Fournisseurs de CF > Fournisseurs.

  2. Dans le champ Numéro fournisseur, spécifiez l'enregistrement de fournisseur que vous voulez supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer.

    Remarque : Si un fournisseur est utilisé dans le moindre document, vous devez effacer l'historique avant de pouvoir supprimer le fournisseur.

  4. Si un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression de l'enregistrement, cliquez sur Oui.