| Actif |
Une commande ouverte est une commande que vous pensez exécuter dans un délai normal.
Une commande ouverte peut également contenir un reliquat de commande ou peut être en suspens. Si la commande n'est pas en suspens, vous pouvez reporter et imprimer une facture pour des marchandises expédiées.
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- Client inactif. Si le compte d'un client ou un groupe de comptes est dormant, vous ne pouvez pas saisir de commandes pour ce client. Si le compte d'un client devient dormant après la saisie d'une commande, vous ne pourrez pas reporter la moindre mise à jour ni la moindre facture pour la commande tant que vous n'aurez pas réactivé le compte.
- Commandes en attente. Vous ne pouvez pas expédier le moindre article d'une commande en attente tant que vous ne décochez pas l'option En attente et ne reportez pas la commande.
Le report d’une commande qui est en attente n'a pas de répercussion sur les enregistrements de Gestion des stocks. Toutefois, si vous mettez une commande en attente après son report, les conséquences seront les suivantes : - Dans le cas d'un article en série, l'option Attribué à commande de CmC est désactivée pour l'article et pour le numéro de série dans l'écran Numéros de série de GS.
- Dans le cas d'un article en lot, le champ Quantité réservée pour commande est réduit pour l'article et pour le numéro de lot dans l'écran Numéros de lot de GS.
Le fait de mettre une commande en attente supprime automatiquement tous les numéros de série et de lot qui ont été attribués à la quantité commandée. Si vous saisissez une nouvelle commande et le compte du client a été mis en attente dans Comptes clients, un message vous avertit que la commande sera mise en attente dans Commandes clients. Vous pouvez saisir la commande et la reporter, mais vous ne pouvez pas expédier des articles ni créer une facture pour la commande tant que l'état de mise en attente du client n'est pas décoché dans Comptes clients. Vous pouvez imprimer le rapport État de la commande pour consulter les commandes actuellement en attente.
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| À terme |
Une commande à terme est une commande qui sera remplie à une date ultérieure donnée. Lorsque vous exécutez la clôture journalière à la date choisie, la commande est automatiquement activée et reportée. |
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Le traitement de clôture journalière active automatiquement les commandes à terme à la date de la commande (ou la première fois que vous exécutez le traitement de clôture journalière après la date de la commande). Vous pouvez aussi changer l'état d'une commande à terme, avant la date de la commande, en sélectionnant Ouverte dans le champ Type commande.
Le traitement de clôture journalière reporte aussi les commandes à terme qui ont été activées pour que les statistiques de ventes soit mises à jour.
Si vous exécutez normalement le traitement de clôture journalière à la fin de la journée, les commandes à terme, qui doivent être activées un jour donné, ne seront activées qu'à la fin de cette journée.
Pour être sur qu'une commande à terme soit prête à être traitée le jour voulu, fixez la date de commande un jour avant la date à laquelle vous voulez utiliser la commande.
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| Permanente |
Une commande permanente est une commande qui est remplie régulièrement pour le même client ou pour des clients différents. |
- Devise des commandes permanentes. Si vous utilisez un système multidevise, vous créez des commandes permanentes dans la devise du groupe de taxes qui correspond au client. Vous ne pouvez créer des commandes pour d'autres clients à partir de la commande permanente que si les autres clients utilisent le même groupe de taxes et la même devise.
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Créer des commandes ouvertes à partir de commandes permanentes. Pour créer une commande ouverte à partir d'une commande permanente, vous devez ouvrir la commande permanente et sélectionner Ouverte ou À terme dans le champ Type commande.
Vous pouvez apporter toutes les modifications nécessaires à la commande permanente, y compris changer le numéro de client, l'adresse d'expédition ou le code de modèle s'ils utilisent le même groupe de taxes.
Vous pouvez saisir un nouveau numéro de commande si vous assignez les numéros manuellement ou vous pouvez laisser le programme assigner le numéro automatiquement lors du report de la commande.
Lorsque vous créez une commande ouverte à partir d'une commande permanente, la commande permanente originale est conservée telle quelle avec le numéro de commande original dans le système, peu importe le nombre de commandes que vous créez à partir de celle-ci.
La commande créée à partir de la commande permanente affiche le code de modalités, ainsi que d'autres renseignements relatifs au numéro de client et provenant de Comptes clients.
Si vous utilisez la comptabilité multidevise, vous ne pouvez assigner une commande permanente qu'à un client dont la devise est la même que celle de la commande permanente.
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| Devis |
Un devis est une commande avec une date d'échéance. Lorsque vous exécutez la clôture journalière à cette date, le devis est supprimé du système.
Si un devis est accepté par le client avant la date d'échéance, vous pouvez sélectionner Ouverte dans le champ Type commande pour changer le devis en commande.
Les devis n'affectent pas les quantités sur les bordereaux de vente tant que vous n'avez pas changé leur état à Ouverte.
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- Réutiliser des devis. Pour réutiliser un devis que vous avez précédemment converti en commande, ajoutez une nouvelle commande en utilisant l'option De devis multiples.
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Convertir des devis en commandes. Lorsque vous saisissez un devis, vous indiquez la date à laquelle le devis expire. Commandes clients affiche par défaut une date d'échéance basée sur le nombre de jours spécifiés dans l'écran Options de CmC.
Pour convertir le devis en commande, ouvrez le devis et sélectionnez Ouverte dans le champ Type commande. Au besoin, modifiez les informations de la commande, vérifiez les états de la taxe et les totaux de la commande, puis reportez la commande.
Si un devis n'est pas converti en commande avant la date d'échéance, Commandes clients supprime automatiquement le devis lorsque vous exécutez le traitement de clôture journalière.
- Si vous avez sélectionné l'option Effacer devis expirés et indiqué un nombre de jours dans l'écran Options de CmC, Commandes clients supprime les devis expirés du système la prochaine fois que vous exécutez le traitement de clôture journalière après le délai indiqué.
- Si vous ne sélectionnez pas l'option Effacer devis expirés, les devis expirés ne sont pas effacés.
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