À propos des clients de Comptes clients
Lorsque vous configurez Comptes clients, vous devez transférer toutes les coordonnées du client existantes vers Sage 300.
Coordonnées du client générales
Vous utilisez l’écran Clients de CC pour transférer la plupart des coordonnées du client vers Comptes clients et pour gérer les renseignements concernant vos clients après la configuration. Suite...
Vous pouvez enregistrer des renseignements généraux pour le client, telles que :
- Le numéro de client (le code que vous utilisez pour identifier le compte).
Pour en savoir plus, consultez À propos des numéros de clients.
- Le nom, l’adresse de facturation et les numéros de téléphone du client.
- Un « nom abrégé » optionnel, une abréviation ou un acronyme qui représente le client.
Pour en savoir plus, consultez À propos des noms abrégés.
- Informations de crédit, y compris une cote de crédit et une limite de crédit.
Pour en savoir plus, consultez À propos des renseignements de crédit et des limites de crédit des clients.
- Les noms des vendeurs responsables du compte, et le pourcentage des transactions du client que vous allouez à chaque vendeur.
- Une méthode d’envoi à utiliser pour envoyer des factures, des relevés, des confirmations d’encaissements, et des lettres destinés au client. (Si vous choisissez Client comme méthode d’envoi lorsque vous imprimez des factures, relevés et lettres, le programme utilise la méthode d’envoi spécifiée dans l’enregistrement du client.)
- Les détails d’expédition (point FOB et expédier par détails) pour le client.
Pour en savoir plus, consultez Écran Clients de CC.
- Les commentaires, instructions, ou autres renseignements que vous souhaitez imprimer sur la correspondance avec le client, s’affichent pendant la saisie des transactions, ou sont conservés à d’autres fins.
Pour en savoir plus, consultez À propos des commentaires relatifs aux clients.
- La date à laquelle vous avez commencé à faire affaire avec le client.
- Si vous imprimez les relevés pour le client lorsque le compte est en retard.
- Si vous utilisez des champs optionnels, tout renseignement additionnel que votre entreprise souhaite inclure dans les champs optionnels que vous avez configurés pour être utilisés avec les enregistrements de client.
Tout champ optionnel de client configuré pour l’insertion automatique s’affiche automatiquement, ainsi que leurs valeurs par défaut, dans l’onglet Champs optionnels des nouveaux enregistrements client.
Pour en savoir plus, consultez À propos des champs optionnels relatifs aux clients.
- Le groupe de clients et le compte national, le cas échéant, auquel le client appartient.
Information de traitement de transactions
Vous utilisez également l’écran Clients de CC afin d’identifier les façons dont vous traitez les transactions pour chaque client. Suite...
L’information de traitement comprend les éléments suivants :
- Type de compte (solde reporté ou relevé de compte détaillé). Ce choix indique si vous imputez les encaissements au solde du compte, ou si vous traitez chaque transaction comme un document unique, et imputez les encaissements aux numéros de document spécifiques.
Pour en savoir plus, consultez À propos des types de comptes des clients.
- Groupe de comptes. Le groupe de comptes est le groupe des comptes du Grand livre auquel les transactions du client sont ventilées. Chaque groupe inclut les comptes de contrôle de Comptes clients, les remises sur paiements, l’acompte client et les annulations.
Si vous utilisez une comptabilité multidevise, le groupe de comptes inclut également les comptes de gain et perte de change non réalisés et réalisés.
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Modalités de paiement. Vous précisez un code pour les modalités que vous autorisez de manière générale au client. Comptes client utilise les renseignements relatifs aux modalités pour déterminer la date d’échéance par défaut, la période de remise et le montant de la remise à afficher lorsque vous saisissez des factures pour le client.
Pour en savoir plus, consultez À propos des informations fiscales des clients.
- Profil d’intérêt. Vous précisez la méthode utilisée pour calculer le montant des intérêts à imputer lorsque le compte du client est en retard.
Pour en savoir plus, consultez À propos des profils d'intérêt.
- Si vous utilisez le traitement de paiements, vous pouvez préciser les cartes de crédit que vous utiliserez pour traiter les transactions par carte de crédit pour le client dans Sage Payment Solutions.
Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez Ajouter, modifier ou supprimer la carte de crédit d'un client.
- Groupe de taxes, autorité fiscale, classe de taxe et numéro d’inscription. Si le client est assujetti à la taxe, cette information indique à Comptes clients comment calculer les montants de taxe sur les factures du client.
Pour en savoir plus, consultez À propos des informations fiscales des clients.
Conserver et modifier les statistiques des clients
Outre les renseignements saisis pour chaque client, Comptes clients ajoute automatiquement les statistiques qu’il recueille de toutes les transactions reportées à chaque compte client.
Si vous utilisez l’option Permettre la modification des statistiques (clients) sur l’écran Options de CC, vous pouvez également saisir ces chiffres lorsque vous configurez un nouveau système Comptes clients, et les modifier au besoin.
Pour en savoir plus, consultez À propos des statistiques relatives aux clients.
Mettre un compte client en attente
Vous pouvez mettre un compte client en attente lorsque vous souhaitez suspendre le compte temporairement.
Comptes clients vous avertit lorsque vous commencez à saisir une facture pour un client dont le compte est en attente. Vous pourrez ensuite choisir de continuer à saisir le document ou non.
Il vous est toujours possible de saisir et de reporter des factures, des notes de crédit, des notes de débit, des paiements, et des paiements anticipés, que le compte du client soit en attente ou non. Cependant, Comptes clients ne traite pas les frais périodiques des clients dont les enregistrements sont en attente.
Si vous mettez un compte national en attente, un avertissement s’affiche également lorsque vous saisissez une facture pour un client du compte national.
Vous pouvez mettre des clients particuliers dans un compte national en attente, sans mettre la totalité du compte national en attente.
Attribuer un état inactif
Vous pouvez indiquer un compte client comme inactif en sélectionnant l’option Inactif dans l’enregistrement du client.
Remarque : Vous pouvez assigner cet état à un client seulement si le solde du compte est nul et s’il n’a aucune transaction en suspens.
Lorsqu’un compte client est inactif, vous ne pouvez reporter aucune autre transaction sur le compte, mais vous pouvez conserver le compte dans votre système Comptes clients aussi longtemps que nécessaire. Lorsque vous êtes prêt à supprimer le compte, vous pouvez utiliser l’écran Effacer les enregistrements inactifs ou l’écran Clients pour supprimer le compte.
Vous pouvez assigner un état Inactif aux clients membres d’un compte national sans rendre la totalité du compte national inactive. Si un compte national est inactif, tous ses clients le seront également, et vous ne pouvez reporter des transactions sur aucun des comptes ou apporter des modifications aux enregistrements de clients dans le compte national.
Utiliser plusieurs adresses pour un client
Si vous avez besoin de garder plusieurs adresses pour un client, par exemple lorsque vous envoyez les commandes du client à plusieurs adresses, vous pouvez définir autant d’adresses additionnelles que vous souhaitez à l’aide de l’écran Adresses d’expédition.
Vous pouvez également désigner une adresse d’expédition principale à utiliser par défaut lorsque vous configurez les frais périodiques ou créez des factures pour le client. Saisie des commandes (si vous l’utilisez) se sert également de ces détails comme ceux par défaut lorsque vous créez une commande pour le client.
Pour en savoir plus, consultez À propos des adresses d’expédition.
Créer des enregistrements pour facturer des frais périodiques
Si vous facturez régulièrement le client pour la même commande, telle qu’un loyer mensuel, vous pouvez créer des enregistrements de frais périodiques, à l’aide de l'écran Frais périodiques de CC.
Pour en savoir plus, consultez À propos des frais périodiques.
Importer des enregistrements de clients
Au lieu de saisir des enregistrements de clients dans l’écran Clients, vous pouvez les importer dans Comptes clients à partir de programmes indépendants de Sage 300.
Pour en savoir plus, consultez À propos de l'importation et exportation d'enregistrements de Comptes clients.