À propos de la création automatique de lots de paiements

Vous utilisez l’écran Créer lot de paiements de CF pour créer des lots de saisies de paiements automatiquement afin de payer l’intégralité ou une partie de vos comptes en souffrance.

Important! Vous devez créer un lot de paiements distinct pour chaque compte bancaire auquel vous souhaitez imputer des chèques.

Lorsque vous créez un lot de paiements, vous pouvez le modifier à l’aide de l’écran Saisie des paiements de CF, si l’option Permettre modification des lots créés par système est sélectionnée sur l’écran Options de CF.

Se préparer à créer un lot de paiements

Avant de créer un lot de paiements, vous devez :

Reporter tous les lots en attente.
Reporter les lots de factures pour mettre à jour les nouveaux frais, notes de débit et notes de crédit dans les comptes fournisseurs.
Reporter les lots d’ajustements pour s’assurer que les enregistrements de fournisseurs sont corrects.
Reporter les lots des paiements. Le module Comptes fournisseurs analyse tous les lots ouverts pour détecter les paiements en suspens, mais des problèmes peuvent survenir lorsque vous travaillez sur plusieurs lots de paiements en même temps.

Par exemple, les paiements répertoriés sur le registre anticipé de chèques ne correspondront pas au lot de paiements créé si vous continuez de saisir des paiements manuellement.
Choisissez Créer des paiements séparés pour chaque facture dans les enregistrements de fournisseurs des fournisseurs qui nécessitent un paiement de facture séparé.
Utilisez l’écran Contrôle des paiements de CF pour définir les montants maximaux ou mettre les paiements en attente pour des factures individuelles.
Mettez des enregistrements de fournisseurs en attente, si vous souhaitez bloquer des paiements.
Modifiez les critères de sélection de paiement à l’écran Créer lot de paiements de CF pour exclure des fournisseurs individuels de l’exécution de chèques.
Imprimez le registre anticipé de chèques et passez-le en revue avant de créer le lot de paiements.

Le registre anticipé de chèques

Le registre anticipé de chèques répertorie les détails et les totaux de chèques que le programme créera, à l’aide des critères que vous indiquez dans l’écran Créer lot de paiements de CF.

Après avoir passé en revue le registre anticipé de chèques, vous pouvez décider de ne pas payer certaines transactions ou de forcer le paiement pour certaines transactions, ou payer uniquement une partie d’une transaction.

Si vous utilisez l’écran Contrôle des paiements de CF pour ajouter des restrictions de paiement, réimprimez le registre anticipé de chèques pour vérifier leurs répercussions.

Critères de paiement et codes de sélection de paiement

L’écran Créer un lot de paiements de CF choisit les fournisseurs pour les paiements selon les critères que vous avez précisés et crée un lot de paiements que vous pourrez modifier plus tard dans l’écran Saisie des paiements de CF.

Vous définissez les critères pour choisir les paiements en commençant par la définition d’au moins un code de sélection de paiements avec l’écran Codes de sélection de paiement de CF. Vous choisissez ensuite le code que vous voulez utiliser lorsque vous créez un lot de paiements et vous modifiez les critères, au besoin. Suite...

Lorsque vous spécifiez un code de sélection de paiement sur l’écran Créer lot de paiements de CF, les critères définis pour le code s’affichent comme suit :

La banque pour le lot de paiements et le fournisseur. Dans des livres auxiliaires multidevises, vous pouvez également spécifier la devise de la banque pour le lot de paiements et la devise pour le fournisseur.
Le type de date du document que vous voulez utiliser afin de sélectionner des documents pour le paiement. Vous devez choisir l’une des options suivantes :

Date d’échéance. Sélectionnez cette option si vous voulez que le programme sélectionne des transactions uniquement en fonction des dates d’échéance et ne tienne pas compte des dates de remise. (Le programme ignore les dates de remise lors de la sélection de transactions, mais prend les remises disponibles lors du paiement des transactions.)

Vous devez également entrer la date antérieure ou correspondante à l’échéance de la facture afin qu’elle soit payée.

Date de remise. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que le programme sélectionne des transactions uniquement en fonction des dates de remise et ne tienne pas compte des dates d’échéance. (Le programme ignore les dates d’échéance lors de la sélection de transactions.)

Vous devez également saisir une plage de dates durant laquelle la remise doit être payée afin que la remise s’applique à la facture.

Date d’échéance et Date de remise. Sélectionnez cette option quand vous voulez payer toutes les transactions dues pour ou avant une date donnée ou qui ne sont peut-être pas à payer, mais qui bénéficient d’une remise à la même date ou avant cette date. (Le programme examine les dates d’échéance et de remise lors de la sélection de transactions.)

Vous devez saisir une date d’échéance antérieure ou correspondante et une plage de dates de remise.
Si vous payez tous les documents sélectionnés ou uniquement les documents forcés.
- Tous les documents sélectionnés. Comprend toutes les transactions sélectionnées.
- Seulement les documents forcés. Comprend uniquement les transactions sélectionnées dont l’état est sur Forcé.
Plages de fournisseurs. Vous pouvez sélectionner des fournisseurs en choisissant des plages pour chacun des éléments suivants :
- Groupes de fournisseurs.
- Numéros de fournisseurs.
- Groupes de comptes.
- Montants des fournisseurs (vous permet d’établir un plafond relatif aux montants des fournisseurs)
- Codes de paiement.
- Champs optionnels des fournisseurs.

Transactions en attente

Certaines transactions n’apparaissent pas dans le registre anticipé de chèques à moins que vous ne leur assigniez un état Forcé à l’écran Contrôle des paiements de CF. En voici quelques exemples :

Les transactions qui sont retenues car les fournisseurs associés sont en attente ou parce que les transactions ont été mises en attente dans l’écran Contrôle des paiements de CF.
Les paiements anticipés avec une date d’entrée en vigueur ultérieure à la date du chèque.

Remarque : Le registre anticipé de chèques répertorie les transactions dont l’état est sur Forcé seulement si les montants des chèques qui comprennent les paiements forcés se trouvent dans les limites monétaires minimales et maximales précisées pour l’exécution des chèques.

Le registre anticipé de chèques peut également inclure tous les comptes créditeurs qui ont été omis dans l’exécution de chèques. Les transactions omises comprennent les transactions mises en attente dans l’écran Contrôle des paiements de CF, les transactions dont le paiement est retenu car les fournisseurs ont été mis en attente dans l’écran Fournisseurs et les transactions forcées pour les sommes non comprises dans la plage précisée de montants de chèque.

Langue du chèque

La langue d’impression du montant du chèque dans le texte provient du dossier du fournisseur ou de l’enregistrement de l’adresse principale de « Payer à » pour chaque fournisseur. Si vous avez besoin de préciser une langue différente pour un chèque donné, vous devrez modifier les entrées de paiement après avoir créé le lot.

Remarque : La langue du chèque s’applique seulement au montant en lettres imprimé sur le chèque. Les autres textes sur le chèque ou talon proviennent de l’écran de rapport du chèque.

Lots de paiements non reportés

Créer lots de paiements de CF scrute les entrées de paiements de tous les lots non reportés pour s’assurer que les factures en suspens ne soient pas payées deux fois.

Contrôles de paiements

L’écran Créer lot de paiements de CF vérifie aussi que des contrôles de paiement ont été définis dans les fournisseurs ou les factures en utilisant l’écran Contrôle des paiements de CF.

Livres auxiliaires multidevises

Toutes les entrées de paiements d’un lot sont dans la même devise et proviennent de la même banque.

Tous les fournisseurs qui sont payés doivent avoir la même devise de transaction; les paiements n'ont cependant pas besoin de correspondre à la devise du fournisseur. Par exemple, vous pouvez créer un lot de chèques en dollars US pour payer les fournisseurs dont la monnaie de transaction est la drachme.

Remises

Si vous prenez une remise, vous devez préciser une plage de dates de remise à l’onglet Critères de sélection du fournisseur et de date de l’écran Créer lot de paiements de CF. Le module Comptes fournisseurs passe en revue tous les documents dont la date de remise tombe dans la plage précisée (qui répondent aux autres critères), prend la remise si elle est offerte à la date du lot précisée à l’onglet Critères de sélection de devise et de banque de l’écran.

Champs optionnels

Si vous utilisez des champs optionnels, un onglet Champs optionnels est disponible. Initialement, l’onglet affiche des champs de paiements optionnels que vous avez définis pour l’insertion automatique, ainsi que leurs saisies par défaut. Vous pouvez accepter ou changer les saisies de champs optionnels insérés ou les supprimer. Vous pouvez aussi assigner d’autres champs de paiements optionnels au lot.

Lorsque vous créez des saisies de paiements, Comptes fournisseurs assigne des champs optionnels aux saisies de paiements comme suit, en utilisant les valeurs spécifiées à l’onglet Champs optionnels.

Tous les champs de paiements optionnels qui sont configurés pour l’insertion automatique. Suite...
Si vous avez supprimé des champs optionnels insérés automatiquement à l’onglet Champs optionnels, Comptes fournisseurs les insère dans les saisies de paiements créés, en réassignant les valeurs comme suit :
- Si les champs optionnels spécifiés pour le fournisseur correspondent à ceux définis pour les paiements, le programme utilise les valeurs spécifiées dans la fiche du fournisseur.
- Si les champs optionnels spécifiés pour l'adresse de paiement correspondent à ceux définis pour les paiements, le programme utilise les valeurs de l'adresse de paiement. (Si le fournisseur et l'adresse de paiement utilisent le même champ optionnel, la valeur de l'adresse de paiement est utilisée.)
- Si un champ optionnel inséré automatiquement ne correspond à aucun champ optionnel dans la fiche du fournisseur, la valeur par défaut spécifiée dans le champ de paiement optionnel est utilisée.
Tout champ optionnel supplémentaire que vous avez spécifié pour le lot de paiements à l’onglet Champs optionnels.

Imprimer des chèques pour un lot créé

Après avoir créé un lot de paiements, vous devez :

Imprimer la liste de lots avant d’imprimer les chèques. Vous pouvez modifier des paiements et supprimer des transactions avant d’imprimer des chèques. Lorsque vous imprimez des chèques, vous ne pouvez pas modifier les transactions, mais vous pouvez les supprimer.
Imprimer les chèques et les talons de paiement ensemble ou séparément à l’aide du bouton Imprimer/Reporter sur l’écran Liste des lots de paiements de CF. Lorsque vous indiquez que les chèques imprimés sont autorisés, les chèques sont reportés aux comptes des fournisseurs.

Si les chèques ne sont pas autorisés, vous pouvez les réimprimer aussi souvent que nécessaire. Ils ne seront pas reportés à moins que vous n’indiquiez qu’ils sont autorisés.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’impression des chèques pour un lot, consultez Impression des chèques pour un lot de paiements.
Imprimer le registre des chèques. L'écran du rapport Registre des chèques de CF fournit une liste de tous les chèques valides émis par le programme d’impression des chèques.

Remarque : Normalement, vous imprimez le registre des chèques immédiatement après avoir imprimé et reporté les chèques et les talons.

Vous effectuerez sans doute des exécutions de chèques régulièrement (sur une base bimensuelle, par exemple, ou aussi souvent que nécessaire pour maintenir un flux de trésorerie constant).