Utilisez l’écran Codes de ventilation pour ajouter des codes de ventilation. Pour chaque enregistrement, vous entrez un code unique, composé d’un maximum de six caractères, la description (nom) du code et le numéro de compte du grand livre que le code représente.
Vous pouvez définir autant de codes de ventilation que vous voulez pour représenter les divers comptes du grand livre auxquels vous ventilez des achats.
Avant de commencer
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Avant d’ajouter les codes de ventilation, procédez comme suit :
- Décidez des codes de ventilation à utiliser.
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Déterminez les comptes du grand livre à attribuer. (Si nécessaire, ajoutez les comptes du grand livre que vous souhaitez attribuer.)
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Avant de modifier les codes de ventilation, imprimez le rapport Codes de ventilation pour vérifier les données des codes à modifier.
Remarque : Vous pouvez modifier les codes de ventilation existants, si nécessaire, mais vous ne pouvez pas modifier le code d’identification lui-même.
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Avant de supprimer des codes de ventilation, procédez comme suit :
- Imprimez la liste des fournisseurs et la liste du groupe de fournisseurs, y compris les données des profils, afin de déterminer les fournisseurs et groupes de fournisseurs qui utilisent les codes de ventilation que vous souhaitez modifier.
- Attribuez un code de ventilation différent aux enregistrements de groupe de fournisseurs et de fournisseurs qui utilisent le code que vous voulez effacer. Vous ne pouvez pas supprimer de code de ventilation attribué à un fournisseur.
- Reportez tous les lots en attente contenant des transactions qui comportent le code que vous souhaitez supprimer. Bien que vous puissiez reporter ces lots plus tard, vous devrez saisir un nouveau code.
Pour ajouter un code de ventilation, procédez comme suit :
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Comptes fournisseurs > Configuration de CF > Codes de ventilation
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Sur l’écran qui s’affiche,saisissez les renseignements dans les champs suivants :
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Code de ventilation. Tapez un code ayant un maximum de six caractères pour désigner le code de ventilation.
- Description code de ventilation. Tapez une description du code de ventilation.
- Compte du GL. Entrez le numéro de compte du GL pour lequel les montants reportés ayant le code de ventilation seront ventilés.
- Autoriser remise. Sélectionnez cette option si vous voulez que les détails de facture, de note de crédit, de note de débit et de facture récurrente qui utilisent ce code de ventilation donnent droit par défaut à une remise. (Vous pouvez modifier l'état Autoriser remise lorsque vous saisissez un détail.)
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- Cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier un code de ventilation, procédez comme suit :
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Comptes fournisseurs > Configuration de CF > Codes de ventilation
- Sélectionnez le code de ventilation que vous souhaitez modifier.
- Apportez vos modifications.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour supprimer un code de ventilation :
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Comptes fournisseurs > Configuration de CF > Codes de ventilation
- Sélectionnez le code de ventilation que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
Si un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression, cliquez sur Oui.
Après l’ajout, la modification, ou la suppression de codes de ventilation
- Imprimez de nouvelles copies de la liste du groupe de fournisseurs et de la liste des fournisseurs.
- Mettez à jour les séries de ventilation qui contenaient un code distribution ayant été supprimé.
- Modifiez toutes les transactions ayant utilisé des codes de ventilation supprimés, en attribuant de nouveaux codes de ventilation ou numéros de compte du grand livre sur lesquels reporter des transactions.