Remarque : Si vous expédiez une commande qui avait été saisie dans le module Commandes clients, vous devez traiter l'expédition dans Commandes clients.
Avant de commencer
- Déterminez les numéros d'expédition à utiliser pour les nouvelles expéditions ou laissez le programme attribuer automatiquement des numéros.
- Déterminez si vous voulez reporter chaque nouvelle expédition au moment de la saisie ou bien les sauvegarder afin de les reporter ultérieurement dans un lot en utilisant l'écran Reporter transactions de GS.
- Déterminez les numéros d'expédition pour lesquels vous souhaitez reporter des retours.
Pour ajouter des expéditions de stocks dans le module Gestion des stocks :
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Gestion des stocks > Transactions de GS > Expéditions.
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Acceptez la valeur "***NOUVEAU***" dans le champ Numéro expédition pour commencer à saisir une nouvelle expédition.
Conseil : Si la valeur "***NOUVEAU***" ne s'affiche pas, cliquez sur le bouton Créer nouveau.
Le programme assigne automatiquement un numéro de document lors de la sauvegarde ou lors du report de la transaction.
Vous pouvez aussi saisir vous même un numéro de transaction et appuyer sur
. - Dans le champ Type saisie, sélectionnez Expédition.
- Utilisez le champ Date expédition pour spécifier la date de l'expédition.
Gestion des stocks affiche automatiquement la date de session comme date par défaut, mais vous pouvez la changer. (La date de session est la date que vous avez saisie lors du lancement de Sage 300).
Vous pouvez également saisir une date de report distincte qui détermine l'exercice et la période fiscale auxquels la transaction est reportée dans le grand livre.
Vous pouvez modifier la date du document et la date de report, mais vous ne pouvez pas directement changer l'exercice et la période.
- Dans le champ Date report, saisissez la date à laquelle vous voulez reporter la transaction dans le grand livre.
- Saisissez une description et une référence facultatives de l'expédition.
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Si les articles sont expédiés à un client de Comptes clients, utilisez le champ Numéro client pour spécifier le numéro de client.
Si vous ne spécifiez pas de client existant, saisissez les renseignements concernant la personne à contacter (tels que son nom et son numéro de téléphone) dans le champ Contact.
- Dans le champ Liste de prix, sélectionnez la liste de prix voulue pour l'expédition.
Le programme affiche la liste de prix par défaut du client, mais vous pouvez la changer.
Vous pouvez remplacer n'importe quel prix sur chaque ligne de détail.
- Cliquez sur le lien Ajouter/Modifier à droite de la case à cocher Champs optionnels afin d'ajouter les données de champs optionnels voulues à cette expédition.
- Si vous utilisez la comptabilité multidevise, spécifiez la devise de tous les prix.
- Dans la table, effectuez ce qui suit pour chaque article que vous expédiez :
- Spécifiez le numéro d'article, l'emplacement, la quantité et l'unité de mesure.
- Saisissez le prix unitaire ou le prix total s'ils diffèrent du prix affiché par le programme.
- Cliquez sur le bouton Ajouter ligne pour commencer une nouvelle ligne.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Reporter ou Enregistrer.
- Si vous cliquez sur Enregistrer, Gestion des stocks enregistre la transaction pour que vous puissiez la modifier ou la reporter ultérieurement.
- Si vous cliquez sur Reporter, Gestion des stocks reporte immédiatement la transaction.
Important! Lorsque vous cliquez sur Reporter, si l'option Invite à supprimer pendant le report est sélectionnée (à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS), le programme vous demande si vous voulez supprimer la transaction. Cliquez sur Non, sauf si votre entreprise supprime systématiquement les transactions reportées. Si vous supprimez la transaction reportée, vous ne pourrez pas faire de zoom avant vers les détails de la transaction dans le Grand livre.
- Notez le numéro de l'expédition et cliquez sur OK dans le message de confirmation.
Après avoir expédié des marchandises
- Si vous avez sauvegardé les transactions au lieu de les reporter immédiatement :
- Imprimez les listes de transactions correspondant à toutes les transactions que vous avez saisies.
- Comparez les listes aux documents originaux et modifiez les transactions pour lesquelles des corrections sont nécessaires.
- Utilisez l'écran Report des transactions de GS pour reporter des transactions, mettre à jour les quantités de stocks et actualiser les coûts (en fonction de l'option d'évaluation des coûts).
- Exécutez la clôture journalière pour mettre à jour les données d'audit, les coûts (en fonction de l'option d'évaluation des coûts) et les statistiques d'articles de Gestion des stocks.
- Imprimez le journal de report des transactions reportées et conservez-le dans le cadre de votre piste d'audit.