Écran Options de GS

Sélectionnez une des options suivantes pour spécifier le moment auquel les coûts des articles sont actualisés :

• Report. Gestion des stocks calcule et met à jour immédiatement les coûts des articles pour chaque expédition et réception lorsque vous reportez la transaction. Les coûts des articles sur les consultations et les rapports sont toujours à jour.

  Remarque : Lorsque vous évaluez le coût des articles pendant le report, le report des commandes de Commandes clients peut demander plus de temps.

• Clôture journalière. Gestion des stocks calcule et actualise les coûts des articles lorsque vous exécutez le traitement de clôture journalière. Le report actualisera les quantités d'inventaire mais pas les coûts.

  Remarque : Si vous sélectionnez cette option, vous ne pouvez pas changer le changer Créer transactions de livres auxiliaires et info audit pendant.

Gestion des stocks actualise toujours l'inventaire des stocks lors du report de transactions, pour que vous connaissiez tout le temps vos niveaux des stocks.

Si vous évaluez le coût des articles pendant le report, sélectionnez une des options suivantes pour spécifier le moment auquel créer des transactions de livres auxiliaires et des information d'audit :

• Report. Le programme crée des transactions de livres auxiliaires et des informations d'audit lorsque vous reportez la transaction.

  Remarque : Lorsque vous créez des transactions de livres auxiliaires pendant le report, le report des commandes de Commandes clients peut demander plus de temps.

• Clôture journalière. Le programme crée des transactions de livres auxiliaires lorsque vous exécutez le traitement de clôture journalière.

  Remarque : Si vous évaluez le coût des articles pendant le traitement de clôture journalière, cette option est sélectionnée automatiquement.

Ces deux options vous permettent de changer le moment en sélectionnant Manuellement en utilisant l'écran Créer lot du GL de GS dans le champ Créer transactions GL de l'écran Intégration GL de GS.

Gestion des stocks actualise toujours l'inventaire des stocks lors du report de transactions, pour que vous connaissiez tout le temps vos niveaux des stocks.

Dans cette table, vous pouvez configurer jusqu'à quatre périodes âgées pour Gestion des stocks. Le programme utilise ces périodes chronologiques pour regrouper les transactions en suspens. Si vous modifiez le nombre de jours dans la colonne À, le programme actualise le nombre affiché dans la colonne De à la ligne suivante.

Utilisez cette table pour spécifier la numérotation que Gestion des stocks utilise pour assigner un numéro de document unique lors de l'ajout d'un type de document à un lot. Le numéro se compose d’un préfixe, qui identifie le type de transaction, et d'un numéro de séquence.

Type de document

Cette colonne répertorie les types de documents produits par Gestion des stocks qui ont des numéros de documents.

Longueur

Utilisez cette colonne pour spécifier la longueur maximale du numéro de document (y compris le préfixe) pour chaque type de document. La longueur maximale est 22 caractères.

Numéro suivant

Cette colonne affiche le numéro que Gestion des stocks assignera au prochain document de ce type. Le programme augmente ce numéro de 1 chaque fois qu'une transaction est reportée.

Vous pouvez changer ce numéro n’importe quand. Toutefois, vous devez vous assurer de ne pas attribuer un numéro et un préfixe qui ont déjà été utilisés.

Préfixe

Utilisez cette colonne pour spécifier le préfixe (ou conserver le préfixe par défaut) à utiliser dans le numéro de ce type de document. Le nombre maximum de caractères dans le préfixe est six. Chaque type de document doit avoir un préfixe différent.

Entrez le code de la structure d'article à utiliser par défaut pour formater des numéros d'articles. Vous pouvez cliquer sur et sélectionner une des structures d'article existantes.

Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner une structure d'article par défaut tant que vous n'avez pas configuré au moins une structure d'article.

Affiche la description du code de structure d'article sélectionné comme Structure d'article par défaut.

Dans cette table, spécifiez les segments que vous voulez utiliser dans vos structures d'article. Vous entrez le nom et la longueur du segment. Vous indiquez aussi si vous voulez restreindre ce qui peut être saisi pour le segment dans les numéros d'article.

Longueur

Entrez le nombre de caractères qu'un numéro d'article peut utiliser pour le segment. Ce numéro ne peut pas dépasser 24 caractères. (Les numéros d'article doivent contenir un maximum de 24 caractères, y compris les séparateurs et le préfixe.)

Nom du segment

Entrez un nom pour le segment. Celui-ci peut par exemple décrire le segment. Par exemple, vous pourriez avoir un segment pour la région, la couleur ou la taille.

Numéro du segment

Affiche le numéro du segment utilisé pour identifier le segment. Il y a un maximum de 10 segments.

Valider

Si vous voulez que les numéros d'articles qui utilisent ce segment se limitent à un ensemble de codes de segment (définis dans l'écran Codes de segment de GS), sélectionnez Oui. Si vous ne voulez aucune restriction, sélectionnez Non.

Cette table affiche une liste des séparateurs possibles. Dans les structures d'articles qui utilisent plusieurs segments, les séparateurs distinguent (visuellement) les segments les uns des autres.

Dans la colonne Utiliser, sélectionnez Non pour tout caractère que vous voulez exclure des structures d'article. Sélectionnez Oui pour les caractères que vous voulez pouvoir sélectionner comme séparateur de segment dans l'écran Structures des articles de GS.

Si l'option Conserver statistiques des articles est sélectionnée, vous pouvez choisir de produire les statistiques par exercice financier ou année civile. Ce choix affecte la date de début des statistiques.

• Année civile. La date de départ est le 1er janvier.
• Exercice. La date de départ est le premier jour de votre exercice financier.

Important! Ne modifiez pas ce paramètre en cours d’exercice : vos chiffres ne seront alors plus représentatifs pour certaines périodes et vous devrez apporter des corrections à tous les enregistrements pour lesquels vous conservez des statistiques. Si vous devez modifier ce paramètre, faites-le seulement en fin d'exercice.

Il pourrait y avoir des coûts additionnels (tels que des frais de transport ou des droits de douane) lorsque vous reportez un retour sur réception pour enregistrer le retour de marchandises aux fournisseurs. Sélectionnez comment Gestion des stocks doit traiter ces coûts additionnels :

• Au prorata. Le programme ventile le coût additionnel sur les retours sur réception aux articles restants sur la réception.
• Ignorer. Le programme laisse le coût additionnel assigné aux marchandises retournées. Vous utilisez ensuite l'écran Ajustements de GS pour réassigner le coût additionnel à un autre compte du grand livre.

Vous pouvez modifier ce paramètre à tout moment. Vous pouvez écraser ce paramètre en saisissant des retours sur réception dans l'.

Remarque : Si vous retournez tous les articles d'une réception, vous devez utiliser l'écran Ajustements de GS afin de réassigner le coût additionnel indiqué sur la réception à un autre compte du grand livre.

Sélectionnez l'option Permettre modification des statistiques si vous voulez pouvoir vérifier les statistiques suivantes :

• Statistiques de ventes pour des périodes antérieures de l'exercice courant ou pour des exercices précédents (à l'écran Statistiques des ventes de GS).
• Statistiques des transactions reportées (à l'écran Statistiques des transactions de GS).

Remarque : Cette option est disponible uniquement si l'option Conserver statistiques des articles est sélectionnée.

Vous pouvez cocher ou décocher l'option Permettre modification des statistiques à n'importe quel moment.

Vous pouvez activer l’option pendant la configuration de votre système de Gestion des stocks, notamment si vous créez le système en cours d’exercice. Vous pouvez ensuite saisir des enregistrements de stocks plus complets en ajoutant les statistiques de votre ancien système pour les périodes antérieures de l'exercice courant et pour les exercices précédents.

Après avoir terminé de configurer votre système de Gestion des stocks et après avoir commencé à l'utiliser, vous pouvez désactiver l'option Permettre modification des statistiques car le programme met automatiquement à jour les statistiques lorsque vous reportez des transactions.

Sélectionnez cette option si vous voulez pouvoir utiliser des quantités fractionnaires dans votre système Gestion des stocks.

Les quantités fractionnaires sont utiles si vos stocks comprennent des articles homogènes. (Les articles homogènes sont des articles composés d'éléments identiques qui peuvent être diviser en plusieurs unités plus petites, tels que de l'huile ou du grain.)

Avantages que présente l'utilisation de quantités fractionnaires :

• Vous pouvez utiliser des unités de stockage plus importantes. Au lieu d'utiliser la plus petite unité (l'once, par exemple) comme unité de stockage, utilisez une unité de stockage plus grande (comme la livre) et des quantités fractionnaires pour les montants plus petits (inférieurs à une livre).
• Vous pouvez créer des nomenclatures qui comprennent des quantités fractionnaires.

Cependant, si vous ne prévoyez pas utiliser des quantités fractionnaires dans les transactions, vous pouvez simplifier la saisie des transactions en ne sélectionnant pas cette option. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de saisir de décimales pour les quantités et qu'aucune décimale inutile n'apparaît sur les rapports.

Remarque : Vous pouvez sélectionner l'option Permettre quantités fractionnaires à n'importe quel moment. Cependant, une fois que vous l'avez sélectionnée et que vous avez enregistré ce paramètre, vous ne pouvez plus la décocher.

Sélectionnez cette option pour permettre le stockage des articles de stock à tous les emplacements.

Si votre entreprise n'a qu'un emplacement, ou s'il n'est pas nécessaire de restreindre l'entreposage d'aucun article à aucun emplacement, sélectionnez Permettre articles à tous emplacements à l'onglet Traitement de l'écran Options de GS. Vous gagnez ainsi du temps lors de la configuration de votre système Gestion des stocks car vous pouvez entrer des transactions immédiatement pour n'importe quel article à n'importe quel emplacement. (Les transactions comprennent les réceptions, expéditions, retours, transactions d'usage interne, transferts et ajustements.)

Si l'option n'est pas sélectionnée, vous devez utiliser l'écran Emplacements des articles de GS ou l'écran Emplacements de GS pour assigner l'article à l'emplacement avant de pouvoir entrer des transactions pour un article à cet emplacement.

Vous pouvez cocher ou décocher cette option à n'importe quel moment.

Sélectionnez cette option pour permettre le traitement de transactions qui entraîneront des niveaux de stock négatifs (c'est-à-dire, permettre que la quantité d'article en stock passe en dessous de zéro). Les quantités négatives peuvent être occasionnées par un manque de synchronisation, comme par exemple lorsque vous saisissez des expéditions pour des articles dont vous n'avez pas encore saisi la réception. Dans ce cas, vos quantités de stocks ne correspondent pas à l'inventaire physique.

Ne sélectionnez pas cette option, si pour une raison quelconque vous ne voulez pas que les niveaux de stock passent en dessous de zéro. Les transactions qui nécessitent un nombre d'unités d'article supérieur au nombre disponible à l'emplacement spécifié ne peuvent pas être reportées.

Vous pouvez cocher ou décocher cette option à n'importe quel moment.

Sélectionnez cette option pour vous permettre de commander et de recevoir des articles spéciaux pour lesquels vous ne gérez pas de quantité de stock. (Ce paramètre est utilisé par Gestion des stocks, Commandes clients et Commandes fournisseurs.)

Les articles hors stock sont généralement des services ou des articles faisant l'objet de commandes spéciales qui ne sont pas habituellement stockés. Gestion des stocks conserve une liste des articles hors stock que vous achetez régulièrement, mais ne peut pas gérer de quantités et de coûts pour les articles hors stock. Les articles hors stock doivent utiliser la méthode d'évaluation spécifiée par l'utilisateur.

Dans ces champs, vous pouvez saisir des noms tels que vous voulez qu'ils soient affichés dans l'écran Emplacements des articles de GS. (Si vous laissez ces champs en blanc, ceux-ci n'apparaîtront pas dans l'écran.)

Les noms des montants secondaires peuvent contenir des lettres majuscules, des chiffres, des blancs, des symboles (tels que @ et >#), ainsi que des signes de ponctuation (tels que ? et !). Chaque nom ne peut pas dépasser dix caractères.

Si vous tapez des noms de montants secondaires, ces champs apparaissent sur les rapports de Gestion des stocks suivants et sont utilisés par ceux-ci :

• Emplacements des articles de GS
• État des articles de GS
• Analyse de la majoration de GS
• Analyse du prix de vente/marge de GS

Les montants dans ces champs de montants secondaires peuvent :

• Stocker des coûts pour les articles dans Gestion des stocks dans ces champs de montants secondaires. Si vous sélectionnez un montant secondaire comme base de taxation pour les autorités fiscales, Commandes clients et Commandes fournisseurs peuvent se servir des montants secondaires comme base pour le calcul des taxes lorsque des taxes sont perçues sur les coûts. (La base de taxation est spécifiée dans Services de taxes.)
• Être utilisés comme base pour établir des tarifs réduits et majorer un coût secondaire en fonction de pourcentages ou de montants.

Vous pouvez modifier le nom du montant secondaire 1 et le nom du montant secondaire 2 à n'importe quel moment.

Sélectionnez un emplacement à utiliser comme emplacement de marchandises en transit par défaut.

Les emplacements de marchandises en transit sont des emplacements virtuels où vous stockez les marchandises lorsqu'elles sont en transit. Ceux-ci correspondent mieux au processus de transfert, notamment lorsque les marchandises sont chargées dans des camions ou sont en transit pendant plusieurs jours ou plusieurs semaines de suite.

Chaque fois que vous transférez des marchandises d'un emplacement à un autre, vous pouvez choisir de transférer les marchandises :

• Directement (et immédiatement) à l'emplacement de destination.
• Entrez d'abord l'emplacement de marchandises en transit, puis l'emplacement de destination.

Lorsque vous utilisez un emplacement de marchandises en transit, les marchandises peuvent être transportées dans différents camions et être réceptionnées dans des lots distincts. Cela signifie aussi que les marchandises peuvent être en transit indéfiniment. Les emplacements de marchandises en transit sont traités comme n'importe quel autre emplacement de stocks pour que vous puissiez vérifier les quantités d'articles en transit.

Spécifiez la date de report que le programme affiche par défaut lorsque vous saisissez des transactions de réception, expédition, usage interne, ajustement, transfert et assemblage :

• Date document/transaction. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la date du report et la période fiscale correspondent dans la plupart des cas à la date du document.

  Le programme modifiera automatiquement la date de report par défaut si vous modifiez la date dans le champ de date correspondant sur l'écran de saisie du document.

• Date de session. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la date du report et la période fiscale correspondent dans la plupart des cas à la date de la session en cours.

  Le programme utilise la date de la session comme date de report par défaut et ce, même si vous modifiez la date du document.

La date de report détermine l'exercice et la période auxquels une transaction est reportée dans le Grand livre.

Si vous avez un système multidevise, la réévaluation des devises utilise aussi les dates de report pour sélectionner des documents impayés à réévaluer. Les ajustements sont ainsi reportés au Grand livre dans l'exercice et la période voulus.

Si l'option Multidevise est sélectionnée, vous pouvez spécifier le type de taux par défaut, tel que le cours au comptant, à utiliser pour convertir les montants en devise de transaction à la devise fonctionnelle. Vous pouvez taper le code du type de taux ou cliquer sur et sélectionner le type de taux voulu.

Vous pouvez modifier le type de taux par défaut à tout moment.

Entrez l'unité de mesure de base ou standard à utiliser pour mesurer le poids de vos articles en stocks, comme par exemple les livres ou les kilogrammes. Vous pouvez cliquer sur et sélectionner une unité de mesure de poids existante.

Affiche la devise utilisée pour le traitement. Le choix de cette option pour votre entreprise se fait dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.

Sélectionnez l'option Conserver statistiques des articles si vous voulez cumuler des statistiques à partir de transactions reportées.

Gestion des stocks conserve les statistiques de transactions et ventes des transactions traitées et ce, pour un maximum de 53 périodes par exercice, pour un nombre d'exercices illimité.

Gestion des stocks utilise ces statistiques pour produire les rapports Statistiques des transactions de GS et Statistiques des ventes de GS. Vous pouvez imprimer les statistiques d'un article par période et exercice, en remontant jusqu'au premier exercice et première période pour lesquels vous conservez ce type d'informations.

Vous pouvez activer ou désactiver l'option Conserver statistiques des articles à tout moment. Si vous désactivez l'option, Gestion des stocks cesse immédiatement de sauvegarder les statistiques. Il conservera toutefois les statistiques qui ont déjà été recueillies. Si vous réactivez cette option, il existera un écart parmi les statistiques correspondant à la période pendant laquelle l'option n'a pas été utilisée.

Sélectionnez cette option pour que Gestion des stocks conserve les enregistrements de transaction détaillés lorsque vous reportez pour que vous puissiez imprimer le rapport Historique de transaction de GS. Ce rapport répertorie toutes les transactions reportées pour les articles assignés aux groupes de comptes sélectionnés dans la période indiquée.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, aucune donnée ne sera imprimée sur le rapport Historique de transaction de GS.

Remarque : Ce paramètre n'a pas de conséquence sur la fonction de zoom avant. À moins de supprimer les transactions après le report, Gestion des stocks sauvegarde automatiquement l'historique des transactions à des fins de zoom avant chaque fois que vous reportez des transactions.

Important! Vous pouvez activer ou désactiver l'option Conserver historique transactions à n'importe quel moment. Si vous la désactivez après l'avoir utilisée, Gestion des stocks cesse immédiatement de sauvegarder l'historique des transactions. Il conservera toutefois l'historique qui a déjà été recueilli. Si vous réactivez l'option, il existera un écart parmi les données recueillies correspondant à la période pendant laquelle l'option était désactivés.

Sauvegarder les détails de transactions utilise un espace considérable sur le disque dur de votre ordinateur.

Si votre entreprise utilise plusieurs devises, vous pouvez définir des listes de prix pour les articles et faire que Gestion des stocks traite et reporte les réceptions dans ces devises.

Pour utiliser plusieurs devises dans Gestion des stocks, sélectionnez l'option Multidevise dans l'onglet Traitement de l'écran Options de GS. (L'option Multidevise doit déjà être sélectionnée pour votre entreprise dans l'écran Profil de l'entreprise de Services communs.)

Important! Vous pouvez sélectionner l’option Multidevise pour Gestion des stocks à tout moment. Toutefois, une fois que vous la sélectionnez (et enregistrez vos modifications), vous ne pouvez pas repasser Gestion des stocks à un livre auxiliaire à devise unique.

Si vous sélectionnez l'option Multidevise dans Gestion des stocks, les modules Commandes clients et Commandes fournisseurs utilisent aussi la comptabilité multidevise.

Si l'option Conserver statistiques des articles est sélectionnée, vous pouvez choisir le type de période à utiliser pour les statistiques des périodes :

• Hebdomadaire (Dimanche=jour 1)
• Sept jours (commençant par le premier jour de la semaine dans votre calendrier fiscal)
• Aux deux semaines (Dimanche=jour 1)
• Quatre semaines
• Mensuel
• Bimensuel
• Trimestriel
• Semestriel
• Annuel
• Période comptable (si le cumul se fait par exercice)

Important! Ne modifiez pas le type de période en cours d’exercice : vos chiffres ne seront alors plus représentatifs pour certaines périodes et vous devrez apporter des corrections à tous les enregistrements pour lesquels vous conservez des statistiques. Si vous devez modifier le type de période, faites-le seulement en fin d'exercice.

Sélectionnez cette option si vous voulez pouvoir supprimer des transactions données immédiatement après leur report (dans le cas où vous ne voudriez pas sauvegarder les informations correspondantes).

Ne cochez pas cette option si vous voulez conserver toutes les données de transaction.

Remarque : Nous vous recommandons de ne pas supprimer les transactions. Si vous supprimez les transactions après leur report, vous ne pourrez ni consulter les transactions reportées, ni effectuer de zoom avant vers celles-ci depuis Grand livre

Si vous reportez des transactions dans l'écran Reporter transactions de GS (au lieu de le faire dans un écran de saisie de transaction), vous ne pourrez pas choisir de les supprimer.

Sélectionnez cette option si vous voulez seulement utiliser les unités de mesure (UdeM) de stock qui sont définies dans Gestion des stocks. Vous utilisez l'écran Unités de mesure de GS pour configurer les unités de mesure pour l'achat, le stockage et la vente des articles en stock—et les facteurs de conversion par défaut entre chaque unité. Ce paramètre vous permet d'assurer la cohérence de tous les articles ajoutés par la suite.

Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez spécifier toute unité de mesure pour les nouveaux articles en stock - que l'UdeM ait ou non été ajoutée à Gestion des stocks.

Remarque : Cette option n'affecte que les nouveaux articles en stock ou les nouvelles unités de mesure que vous ajoutez à des articles existants. Si vous entrez des articles et sélectionnez cette option, celle-ci n'aura aucune répercussion sur les articles existants, à moins que vous n'ajoutiez des nouvelles unités de mesure aux articles existants.