Utilisez l'écran Créer lot de ventilation de GL pour créer un lot de transactions qui ventile les soldes de comptes utilisant l'option Ventilation automatique à d'autres comptes et qui crée les détails compensatoires.
Grand livre calcule les montants à ventiler à chaque compte en fonction des informations saisies, pour les comptes sources, dans l'onglet Ventilation de l'écran Comptes de GL.
Avant de commencer
- Définissez les informations de ventilation des comptes aux onglets Détail et Ventilation de l'écran Comptes du GL.
Assurez-vous que l'état des comptes vers lesquels vous effectuez la ventilation est sur Actif. Si un des comptes n'est pas actif, le système affiche un message d'erreur pour que vous puissiez passer son état à Actif avant le report. Vous ne pouvez pas reporter à un compte dormant.
Si vous ventilez par données quantitatives, assurez-vous que tous les comptes associés à une ventilation utilisent la même unité de mesure pour les quantités.
- Reportez les lots en suspens pour vous assurer que les soldes des comptes et les données quantitatives sont à jour dans les comptes que vous voulez ventiler.
- Déterminez le contenu du lot de ventilation. Vous pouvez soit inclure tous les comptes ventilés, une plage de comptes qui correspondent à un segment de compte sélectionné et des ventilations en fonction des soldes de compte et/ou des données quantitatives de compte.
- Déterminez la date, la période et l'exercice auxquels le lot sera reporté.
- Si vous ventilez en fonction de données quantitatives, déterminez la plage d'exercices pour laquelle vous ventilez les quantités nettes. (Le programme ventile le solde du compte dans la dernière période en fonction des variations sur la plage de périodes.) Notez que la plage de périodes ne peut pas s'étendre au delà de la fin de l'exercice.
Pour créer un lot de ventilation :
- Grand livre > Traitement périodique de GL > Créer lot de ventilation.
- Dans le champ Description lot, saisissez une brève description du lot, composée de 60 caractères au maximum.
- Dans le champ Créer lot pour, indiquez si vous voulez utiliser le numéro de compte entier ou un des segments de compte pour sélectionner les comptes desquels seront reventilés des soldes.
- Utilisez les champs De et À pour indiquer la plage de numéros de compte ou de segments de numéro de compte.
- Si vous utilisez des champs optionnels, vérifiez ou modifiez les informations de champ optionnel qui seront incluses dans les transactions générées. Suite...
- Spécifiez la date de l'écriture de journal, ainsi que l'exercice et la période auxquels vous reportez chaque écriture.
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Dans le champ Méthode de ventilation, indiquez si vous voulez ventiler les soldes des comptes, les données quantitatives ou aussi bien les soldes que les données quantitatives.
Si vous ventilez des données quantitatives, spécifiez également la plage de période afin de déterminer la variation des quantités.
- Cliquez sur Traiter pour créer le lot.
Après avoir créé un lot de ventilation
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Une écriture unique et équilibrée est créée pour chaque compte ventilé. Celle-ci comprend les détails ventilés au solde du compte (et les quantités, si vous avez ventilé par quantité de compte), ainsi qu'un détail compensatoire, et elle utilise la date et la période spécifiées pour le report.
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Les écritures sont imputées au prochain lot ouvert, que vous pouvez consulter, modifier et reporter de la même manière que les autres lots.
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Tout montant restant du solde d'un compte ventilé est inclus dans la dernière ligne de détail de l'écriture.
- Utilisez l'écran Liste de lots pour imprimer des listes de lots.
- Si l'état d'un des comptes de ventilation est sur Inactif, vous devez le passer à Actif. Vous ne pouvez pas reporter à un compte dormant.
- Reportez les lots de ventilation.