Grand livre stocke les totaux de tous les montants de transactions de chaque compte en enregistrements appelés séries financières. Grand livre ajoute automatiquement les séries financières lorsque vous reportez les transactions aux comptes de grand livre, créez de nouveaux exercices, dressez des budget ou créez des données de compte pour les exercices courants et précédents.
Une série financière contient les données suivantes :
Remarque : Chaque série financière stocke 12 ou 13 périodes de données sommaires de transactions comptables (total de période), selon que le grand livre utilise 12 ou 13 périodes comptables. De plus, chaque série financière a une période de régularisation et une clôture de période.
Chaque compte GL de devise unique contient plus d'une série financière, car chaque série financière stocke seulement une série de montants pour un exercice et un compte peut avoir différents types de séries financières.
Concernant un compte de devise unique donné, vous pouvez conserver les informations suivantes dans votre grand livre, en plus des transactions de l'exercice courant :
Deux ans de montants historiques plus les montants de l'exercice courant totalisant trois séries financières réelles. Deux ans de montants historiques plus les quantités de l'exercice courant totalisant trois séries financières quantitatives. Les deux budgets totalisent deux séries financières de budget. Vous avez donc un total de huit séries financières pour le compte.
Les comptes multidevises ont des séries financières additionnelles qui contiennent des montants reportés au compte dans chaque devise de transaction utilisée avec le compte. En désignant un compte multidevise, le système crée des séries financières en monnaie de transaction et monnaie fonctionnelle équivalentes pour le compte, au besoin.
Si vous avez sélectionné l'euro comme devise fonctionnelle et spécifié une monnaie de publication, Grand livre utilise une série financière pour le stockage de la monnaie de publication équivalente de chaque période pour vous permettre d'afficher les soldes et variations en monnaie de publication.
Pour en savoir plus sur les types de séries financières et ses codes, consultez Types de séries financières.
Tous les comptes ont une série financière réelle. Les montants stockés dans la série financière réelle représentent les totaux de toutes les transactions reportées au compte. Les données des séries financières réelles s'affichent dans les rapports du Grand livre, comme le bilan et l'état des résultats. Lorsque vous reportez un lot de transactions, le système met à jour les séries financières réelles.
Si vous souhaitez stocker des données quantitatives avec les comptes de grand livre, vous devez d'abord cochez l'option Gérer les quantités à l'écran Options de G.L. Ensuite, si vous gérez les données quantitatives de comptes individuels, cochez l'option Gérer les quantités de chaque compte applicable.
Saisissez les données quantitatives que vous entrez dans les montants dans les lots de transactions. Chaque fois que vous passez une écriture de journal pour un compte et pour lequel vous gérez des quantités, Grand livre envoie un message d'invite vous informant de saisir un montant débiteur ou créditeur et une quantité. Lorsque vous reportez le lot, Grand livre met à jour les séries financières réelles et celles de quantités.
Vous pouvez conserver un maximum de cinq séries financières - budgets (identifiées par des numéros 1 à 5) pour chaque compte. Déterminez combien de séries financières vous souhaitez utiliser et le type de données budgétaires vous voulez conserver dans chaque série financière.
Les séries financières provisoires contiennent des montants qui ont été provisoirement (temporairement) reportés dans les comptes de grand livre.
Grand livre vous permet de reporter temporairement des montants dans les comptes pour tester l'impact sur les états financiers. Lorsque vous reportez provisoirement des lots, Grand livre ajoute les montants de transactions à la série financière provisoire, au lieu de les ajouter à la série financière réelle, et conserve les lots à des fins de modification et de report.
Lorsque vous reportez définitivement le lot, Grand livre supprime l'impact d'un report provisoire. Vous pouvez imprimer les états financiers incluant les montants provisoires, et vérifier les résultats avant le report définitif des transactions dans les comptes de grand livre. Vous pouvez reporter provisoirement les lots seulement si vous cochez l'option Permettre le report provisoire.