Vous pouvez créer des lots dans l’écran Liste des lots de factures ou Saisie des factures.
Avant de commencer
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Configurez les enregistrements de Comptes clients suivants :
- Groupes de comptes
- Codes de ventilation
- Cycles de facturation
- Profils d’intérêt
- Codes de modalités
- Articles (si vous utilisez une liste d’articles du module Comptes clients)
- Champs optionnels, si utilisés
- Vendeurs (si vous assignez des vendeurs aux clients)
- Les groupes de clients
- Comptes nationaux, si utilisé
- Clients
- Adresses d’expédition, si utilisé
- Utilisez l’onglet Transactions sur l’écran Options de CC pour sélectionner les options de traitement des factures, des notes de crédit et des notes de débit.
- Utilisez l’onglet Numérotation sur l’écran Options de CC pour saisir les préfixes et les prochains numéros à attribuer aux documents, si vous voulez que Comptes clients attribue des numéros automatiquement.
- Définissez les données suivantes dans Services de taxes et Services bancaires :
- Autorités fiscales, groupes de taxes, classes de taxes et taux de taxe.
- Codes de banque
- Avant d’ajouter des transactions à un lot de factures :
- Assurez-vous d’avoir inscrit les renseignements pour chaque document à entrer, y compris le numéro de client, le numéro de document (si vous voulez assigner vos propres numéros de document), la date, le numéro de bon de commande, le cas échéant, et le numéro de bulletin de vente, le cas échéant.
- Si vous entrez une note de crédit ou de débit, trouvez le numéro de facture à laquelle elle s’applique, le cas échéant.
- Déterminez le code de ventilation ou numéro de compte de grand livre de chaque détail.
- Si vous voulez entrer des détails du sommaire, déterminez le code de ventilation ou le numéro de compte du Grand livre pour chaque détail.
- Dans les livres auxiliaires multidevises :
- Mettez à jour les renseignements sur la devise et les taux de change dans les écrans Devise et Services communs.
- Trouvez le type de taux, la date de taux et le taux de change à utiliser pour chaque facture, note de crédit, note de débit et paiement anticipé.
Pour créer un nouveau lot de factures à partir de l’écran Liste des lots de factures :
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Comptes clients > Transactions de CC > Liste des lots de factures.
- Cliquez sur le bouton Créer nouveau pour créer un nouveau lot de factures et ouvrir l’écran Saisie des factures de CC où vous pouvez saisir la date et la description du lot.
Pour créer un nouveau lot de factures à partir de l’écran Saisie des factures :
-
Comptes clients > Transactions de CC > Saisie des factures.
- Cliquez sur le bouton Créer nouveau lot.
Comptes clients attribue un nouveau numéro de lot.
- Saisissez une description du lot.
- Acceptez la date de session dans le champ Date du lot, ou remplacez-la si vous souhaitez la modifier.
Pour afficher un lot de factures existant à modifier ou supprimer :
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Comptes clients > Transactions de CC > Saisie des factures.
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Spécifiez le numéro du lot dans le champ Numéro de lot.
- Si vous souhaitez supprimer le lot :
- Cliquez sur le bouton Supprimer.
- Si un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression, cliquez sur Oui.
Toutes les transactions du lot seront effacées et l‘état du lot indiquera Supprimé dans le rapport État du lot de CC. Vous ne pouvez pas réutiliser le numéro du lot effacé.
Remarque : Pour supprimer les données du lot effacé de Comptes clients, choisissez l’option Effacer lots reportés et supprimés lorsque vous supprimez l’historique à partir de l’écran Effacer l’historique.
Vous pouvez également ouvrir des lots existants depuis Liste des lots de factures de CC en :
- Double-cliquant sur un lot.
- Sélectionnant un lot, puis en cliquant sur le bouton Ouvrir.
Pour afficher les renseignements de l’en-tête d’un lot :
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Comptes clients > Transactions de CC > Saisie des factures.
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Spécifiez le numéro du lot dans le champ Numéro de lot.
- Cliquez sur le lien Détails pour afficher l'écran Données du lot de CC.