Débuter un nouvel exercice exige que vous clôturiez l'exercice en cours en transférant les statistiques d'activité de l'exercice en cours pour les groupes de clients, les comptes nationaux et les clients vers l'exercice précédent.
- Si vous avez besoin de remettre à zéro des numéros de lots
- Nous vous recommandons d’effacer les statistiques sur les activités seulement à la fin de l’exercice financier.
Avant de commencer
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Pour l’exercice que vous fermez :
- Traitez tous les cycles de facturation (si vous les utilisez pour effectuer des tâches telles que l'impression de relevés
- Reportez ou supprimez tous les lots en attente.
- Imprimez les factures ou les bordereaux de dépôt encore non imprimés pour les lots reportés.
- Imprimez tous les journaux de report non imprimés dans un fichier ou sur une imprimante, puis utilisez l'écran Effacer l’historique pour effacer les données des anciens journaux de report (facultatif).
- Créez tous les lots de Grand livre impayés (si vous n’utilisez pas l’option Créer des lots durant le report), puis imprimez le Rapport des transactions du GL.
- Traitez tous les cycles de facturation (si vous les utilisez pour effectuer des tâches telles que l'impression de relevés
- Fermez tous les autres écrans du module Comptes clients de Sage 300 et demandez aux autres utilisateurs de quitter Comptes clients.
Pour commencer un nouvel exercice :
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Comptes clients > Traitement périodique > Fin de l’exercice.
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Sélectionnez les tâches à effectuer pendant le traitement de fin de l'exercice. Vous pouvez choisir :
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Remettre tous les numéros de lots à 1. Sélectionnez cette option si vous voulez remettre les numéros de lots à 1. Cette option remet à 1 les numéros de tous les types de lots.
Important! Si vous remettez les numéros de lot à un, vous ne pouvez plus faire de zoom avant dans les transactions.
Il vous est possible d’avoir des numéros de lot atteignant jusqu’à 999 999 999 pour chaque type de lot du module Comptes clients. Vous n’avez pas besoin de remettre les numéros de lot à un, sauf s’il vous faut respecter une exigence particulière à votre société.
- Effacer les statistiques d'activité. Sélectionnez cette option si vous voulez saisir des zéros dans les champs de l’exercice courant des onglets Activité dans les écrans Clients de CC et Comptes nationaux de CC, et transférer de l’information statistique sur l’exercice courant dans les champs correspondants de l’année précédente.
Remarque : Lorsque vous sélectionnez cette option, l’option Mettre nombre de factures réglées et jours pour payer à zéro s’affiche.
- Effacer statistiques des frais périodiques cumulés à ce jour. Sélectionnez cette option pour définir les valeurs de cumul annuel du total facturé et du nombre de factures sur zéro pour tous les enregistrements de frais récurrents.
- Mettre nombre de factures réglées et jours pour payer à zéro. Vous verrez cette option seulement si vous avez sélectionné l’option Effacer les statistiques d’activité.
Sélectionnez cette option si vous voulez saisir des "0" (zéros) dans les champs Total factures réglées et Total jours pour payer des onglets Activité dans les écrans Clients de CC et Comptes nationaux de CC.
Ne sélectionnez pas cette option si vous voulez inclure des documents de l’année précédente dans les numéros utilisés pour calculer la saisie du champ Moyenne jours pour payer du compte.
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- Cliquez sur Traiter.
Si un message s'affiche vous indiquant qu'il existe des cycles de facturation en cours à traiter et vous demandant si vous souhaitez continuer :
- Cliquez sur Oui si vous ne n'effectuez aucun traitement par cycle de facturation.
- Cliquez sur Non pour annuler le traitement de fin de l'exercice et terminer les tâches que vous devez traiter par cycle de facturation.