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Ajouter ou modifier un champ optionnel

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Écran Champs optionnels de CF

Les champs optionnels vous permettent de conserver des données personnalisées avec vos enregistrements et transactions. Vous pouvez définir un nombre illimité de champs optionnels pour chaque type d’enregistrement ou de transaction de Comptes fournisseurs, pourvu que les champs optionnels soient configurés dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

Vous pouvez modifier la valeur par défaut d’un champ optionnel et ses propriétés d’insertion automatique à tout moment. Si le champ est validé, vous devez sélectionner une valeur qui est définie dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

Toutes les modifications apportées à un champ optionnel affectent uniquement les enregistrements ou les transactions ajoutées après avoir apporté la modification.

Remarque : Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.

ClosedAvant de commencer
  • Veillez à ce que le champ optionnel à utiliser dans Comptes fournisseurs soit configuré, dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs, pour être employé dans l’ensemble du système.
  • Si le champ optionnel que vous souhaitez supprimer est attribué à un enregistrement ou à une transaction, modifiez l’enregistrement ou la transaction en supprimant le champ optionnel ou reportez le lot qui contient la transaction.
  • Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.

Pour configurer un champ optionnel à utiliser dans Comptes fournisseurs, procédez comme suit :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Configuration de CF > Champs optionnels

  2. Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel. Suite...

    Vous pouvez configurer des champs optionnels pour en faire usage dans les types d'enregistrements ou de transactions suivants :

    • Fournisseurs et Groupe fournisseurs
    • Adresses de paiement
    • Factures (associés aux en-têtes des documents; les champs optionnels correspondant aux détails du document sont définis séparément)
    • Détails de facture
    • Ajustements
    • Paiements
    • Réévaluation

  3. Dans le champ Champ optionnel de la table de détail, spécifiez le code ou les codes de champ optionnel à utiliser pour le type sélectionné. Le programme affiche la description du champ optionnel que vous sélectionnez.

    Remarque : Si vous souhaitez conserver les données de champ optionnel de Comptes fournisseurs lorsque vous créez des lots pour Grand livre, utilisez les mêmes champs optionnels pour les transactions de Comptes fournisseurs que ceux que vous utilisez dans Grand livre.

  4. Si vous souhaitez indiquer une valeur par défaut pour le champ optionnel, procédez comme suit :

    1. Sélectionnez la colonne Valeur définie et passez la valeur à « Oui » pour un champ optionnel sélectionné.

    2. Dans le champ Valeur par défaut, spécifiez la valeur que le programme affichera en tant que valeur par défaut pour le champ optionnel. Suite...

      Si le champ optionnel sélectionné requiert validation, vous devez sélectionner une valeur qui soit définie pour le champ optionnel dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs. Cependant, si le champ optionnel autorise les blancs, vous pouvez laisser le champ de valeur par défaut en blanc.

      Si le champ optionnel n'utilise pas la validation, vous pouvez soit :

      • Sélectionner une valeur définie pour le champs optionnels dans l'l'écran Champs optionnels de Services communs.
      • Laisser le champ en blanc.

      • Saisir une combinaison de caractères alphanumériques ou spéciaux et d'espaces. La saisie doit être compatible avec le type de champ (texte, nombre, date, montant, etc.) et ne doit pas dépasser le nombre de caractères spécifiés pour le champ optionnel sur l'l'écran Champs optionnels de Services communs.

        Exemples :
        • Vous ne pouvez entrer que Oui ou Non dans un champ Oui/Non.
        • Dans un champ Nombre entier, vous pouvez saisir tout nombre entier dont la valeur absolue est inférieure à 2 147 483 647.

      Lorsque vous indiquez une valeur provenant de l'l'écran Champs optionnels de Services communs, le programme affiche la description de la valeur.

  5. Pour indiquer que le champ optionnel doit être utilisé dans les enregistrements et les transactions pour lesquelles il a été créé, double-cliquez sur le champ Requis.

    Si un champ optionnel ne disposant pas de valeur par défaut est requis lors de la saisie de données, renseignez le champ avant de procéder.

  6. Pour afficher le champ optionnel et sa valeur par défaut lorsque vous définissez de nouveaux enregistrements ou saisissez des transactions sur l’écran pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel, sélectionnez Oui dans le champ À insérer.

  7. Cliquez sur l'icône Modifier dans le champ Paramètres pour spécifier des paramètres additionnels pour le champ optionnel.

    Un autre écran s’affichera, répertoriant tous les groupes de comptes affectés lorsque vous reportez des transactions correspondant au type pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel. Utilisez l'écran pour spécifier les groupes de comptes dont les valeurs sont transmises à Grand livre lorsque vous reportez des transactions qui incluent le champ optionnel.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier un champ optionnel :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Configuration de CF > Champs optionnels

  2. Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez définir le champ optionnel.
  3. Apportez les modifications dont vous avez besoin dans le tableau.
  4. Cliquez sur l'icône Modifier dans le champ Paramètres pour sélectionner le type de comptes de Grand livre auquel les données de champ optionnel peuvent être transmises.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour supprimer un champ optionnel :

  1. Ouvrez Comptes fournisseurs > Configuration de CF > Champs optionnels

  2. Dans le champ Champs optionnels pour, sélectionnez le type d’enregistrement ou de transaction pour lequel vous souhaitez supprimer le champ optionnel.
  3. Dans le tableau, sélectionnez (mettez en surbrillance) le champ optionnel que vous souhaitez supprimer.

  4. Cliquez sur Supprimer.

    Si un message s'affiche vous demandant de confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

ClosedAprès avoir ajouté, modifié ou supprimé des champs optionnels

Après avoir apporté des modifications aux options du programmes (à l'écran Options) ou aux champs optionnels (à l'écran Champs optionnels), vous et tous les autres utilisateurs devez vous déconnecter, puis vous reconnecter pour que les modifications prennent effet.

Dernière publication : 4/13/2016