Un code de ventilation est un nom représentant un seul compte du grand livre. Les codes de ventilation permettent d’indiquer rapidement des numéros de compte lorsque vous ventilez des achats, car vous pouvez les abréger. Ils sont donc plus faciles à mémoriser que les numéros de compte du grand livre.
Comptes fournisseurs vous permet de ventiler des transactions par groupe de ventilation (un groupe de codes de ventilation), par code de ventilation ou par numéro de compte du grand livre. Vous choisissez une méthode de ventilation pour chaque fournisseur des enregistrements de fournisseur.
Après avoir défini les codes de ventilation, vous pouvez les regrouper par série de ventilations pour pouvoir attribuer des séries de ventilations par défaut aux fournisseurs.
Lorsque vous reportez des lots de factures, le module Comptes fournisseurs crée des transactions du grand livre pour les comptes représentés par les codes de ventilation et répertorie l’information dans les journaux de report.
Vous pouvez modifier la description et le numéro de compte du grand livre attribués à un code de ventilation, mais vous ne pouvez pas modifier le code de ventilation.
Si vous modifiez le compte du grand livre attribué à un code de ventilation, le nouveau compte de grand livre n’est utilisé que pour les transactions que vous ajoutez après avoir apporté le changement. Les transactions existantes seront reportées dans le compte du grand livre d’origine à moins que vous ne modifiiez les transactions pour entrer le nouveau numéro de compte.
Si vous modifiez le compte du grand livre attribué à un code de ventilation, le nouveau numéro de compte est automatiquement entré dans des enregistrements de série de ventilations qui utilisent le code de ventilation.
La désactivation d’un code de ventilation aura les conséquences suivantes :
L’effacement des codes ne supprime aucune information dans votre grand livre (sauf pour la définition de code). Si vous effacez un code accidentellement, il suffit de l’ajouter de nouveau.
Remarque : Comptes fournisseurs ne vous empêche pas d’effacer un code qui fait partie d’un groupe de ventilations ou un code qui est attribué à un enregistrement de fournisseurs. Cependant, si vous effacez un code de ventilation, ce code sera rejeté lorsque vous essayez de ventiler une facture qui utilise ce code (même si vous utilisez le code dans une série de ventilations).
L’effacement d’un code après avoir ajouté une facture (mais avant de l’avoir reportée) n’a aucune conséquence sur le report. Vous devrez cependant modifier le code si vous modifiez la facture, car vous ne pouvez pas sauvegarder les changements apportés à une facture qui utilise un code de ventilation effacé.