Effectuer un traitement périodique

Ce sujet aborde les procédures quotidiennes, de fin de période, et de fin d'exercice que vous devez suivre dans vos programmes de Sage 300, et l'ordre dans lequel vous devez exécuter ces tâches périodiques.

Pour en savoir plus sur les tâches individuelles, consultez les rubriques d'aide Traitement périodique de chaque programme Sage 300.

Traitement quotidien

L'un des objectifs du traitement quotidien est de maintenir votre Grand livre de Sage 300 à jour en enregistrant les activités d'achat, de vente, et de production dans vos livres auxiliaires.

Normalement, vous réalisez les tâches suivantes sur une base quotidienne dans vos livres auxiliaires :

• Saisir et reporter des transactions.
• Exécuter le traitement de clôture journalière à la fin de la journée ou plusieurs fois par jour afin de mettre à jour les données relatives aux coûts et quantités pour Gestion des stocks, Commandes clients et Commandes fournisseurs. Suite...

  Si votre entreprise utilise l'option Gestion des stocks pour évaluer le coût des articles durant le report, Sage 300 met à jour les quantités et les coûts des articles dans Gestion des stocks quand vous reportez les transactions dans Commandes clients ou Commandes fournisseurs.

  Cependant, vous devez exécuter le traitement de clôture journalière pour mettre à jour votre piste d'audit et vos statistiques d'articles et pour créer des transactions du Grand livre pour Commandes clients et Commandes fournisseurs. Si vous avez choisi d'évaluer le coût des articles durant le traitement de clôture journalière, vous devez également exécuter le traitement de clôture journalière pour mettre à jour les quantités et les coûts.

• Imprimer des listes de lots, listes de transactions et journaux de report pour vérifier l'exactitude des écritures et pour maintenir une piste d'audit.
• Créer des lots du GL pour mettre à jour Grand livre en incorporant l'information du livre auxiliaire si vous n'utilisez pas l'option permettant de créer les lots du GL au moment du report.
• Vérifiez l’intégrité de vos données.

Dans Grand livre, vous pouvez :

• Saisir et reporter des lots d'écritures de journal.
• Reporter des lots qui ont été créés pour Grand livre dans les livres auxiliaires.
• Imprimer des journaux sources, listes de lots, listes de transactions et journaux de report afin de vérifier l'exactitude des écritures et maintenir une piste d'audit.
• Sauvegarder et vérifier l’intégrité de vos données.

Pour assurer un traitement efficace et complet dans l'ensemble de votre système de comptabilité, vous devez créer et suivre un calendrier de traitement quotidien. Suite...

Traitement de fin de période

Les procédures de fin de période préparent les livres pour la période comptable suivante. Cela pourra vous prendre une journée de travail complète pour exécuter ces activités, en fonction de la taille et de la complexité de votre système.

Du au fait que chaque programme Sage 300 gère une tâche spécialisée, les opérations de fin de période varient d'un programme à l'autre.

Voilà l'ordre que vous devez suivre à la fin de chaque période :

1. Assurez-vous que les transactions de la période actuelle sont reportées dans tous les livres de Sage 300. (Suivez vos procédures quotidiennes habituelles).

2. Dans vos livres auxiliaires, générez et reportez les transactions périodiques, y compris les factures récurrentes, les frais récurrents, les factures d'intérêt, les transactions d'annulation et les documents de retenue de garantie sur une base mensuelle (ou selon vos besoins).

   Exécutez le traitement de fin de période dans vos livres auxiliaires dans l'ordre suivant :

   1. Commandes clients, Commandes fournisseurs.
   2. Gestion des stocks. Exécutez le traitement de clôture journalière comme d'habitude pour vous assurer que les informations relatives aux coûts et aux quantités sont à jour dans l'ensemble du système.

   3. Comptes clients et Comptes fournisseurs. Pour ces programmes :

      • Vérifiez l'intégrité des données.
      • Imprimez tous les rapports de piste d'audit.
      • Créez les lots du GL pour transférer les transactions au Grand livre si vous n'utilisez pas l'option de créer les lots du GL quand vous reportez les transactions.

   4. Grand livre. Pour ce programme :

      • Générez et reportez les transactions périodiques, y compris les transactions récurrentes.
      • Reportez tous les lots, puis imprimez les journaux sources.
      • Imprimez les rapports du Grand livre et vérifiiez-les pour vous assurer que votre système s'équilibre.

Procédures de fin d'exercice

En fin d'exercice, les données dans la plupart des programmes de livres auxiliaires de Sage 300 sont effacées pour l'année en cours. Dans Grand livre, les comptes de produits et de charges sont clôturés aux bénéfices non répartis.

Le traitement de fin d'exercice est une procédure relativement simple mais qui prend du temps. Attendez-vous à passer jusqu'à une journée entière pour réaliser la clôture de fin d'exercice pour un système de comptabilité entièrement intégré.

Pour exécuter les procédures de fin d'exercice, terminez les procédures de fin de période pour tous les programmes que vous utilisez, puis consultez l'aide de fin d'exercice pour chaque programme Sage 300.

Les programmes Gestion des stocks, Commandes clients et Commandes fournisseurs n'ont pas leur propre fonction de fin d'exercice. Vous suivez les mêmes procédures que celles que vous utilisez à la fin de chaque période. De plus, vous devez rapprocher l'inventaire, imprimer les relevés de fin d'exercice pour ces programmes, et effacer les statistiques et l'historique de ventes et achats dont vous n'avez plus besoin.

Pour Gestion des stocks, vous devez compter votre inventaire et procéder aux ajustements des écarts éventuels qui pourraient surgir lors de vos procédures habituelles de fin d'exercice. Cependant, vous devrez peut-être devoir suivre certaines procédures plus fréquemment, selon les besoins de votre entreprise. Suite...

Avant d'exécuter le traitement de fin d'exercice dans tout programme de Sage 300, assurez-vous de vérifier l'intégrité des données.

Dernière publication : 4/13/2016